Participar de feiras e eventos é uma das melhores armas de marketing de guerrilha que a sua empresa pode usar. Infelizmente, pouquíssimas empresas participam e, menos ainda, utilizam corretamente a sua participação. Pouca ênfase é dada ao planejamento, e tudo acaba virando uma correria de última hora.

Além disso, raramente o follow-up pós-evento é feito corretamente um erro grosseiro que pode custar milhares de reais.

Mas, isso tudo pode ser evitado. Len Rogers, autor do livro Administração de Vendas e Marketing (Editora Makron Books, 1993) nos dá a fórmula ideal para aproveitar ao máximo o potencial das feiras, eventos e exposições:

Um ano antes.

1. Selecione a exposição.

2. Escreva pedindo literatura e relatórios sobre mostras anteriores.

3. Realize uma análise de mercado:
. Escreva para contatos conhecidos;
. Compare com outras oportunidades que existem para expor os produtos da empresa mais ou menos na mesma ocasião.

4. Concorde sobre o tamanho do stand, reserve espaço, peça uma linha de telefone para o stand, se necessário, e envie o depósito.

5. Reserve acomodações nos hotéis e garanta a confirmação recebida.

Nove meses antes.

6. Verifique o local e as instalações adjacentes através de contatos locais.

7. Com executivos adequados, determine os produtos prováveis e os produtos novos a serem expostos.

8. Inicie o planejamento do stand.

9. Prepare o modelo do stand e quaisquer outros desenhos de fabricação.

10. Verifique os tamanhos das portas e dos elevadores no local da exposição.

Seis meses antes.

11. Verifique a literatura disponível; prepare nova literatura.

12. Verifique a disponibilidade de amostras grátis e brindes.

13. Verifique o programa de exposição com o planejador e/ou construtor.

14. Prepare um plano de embarque de acordo com as regras da exposição.

15. Verifique com o departamento de propaganda e o de relações públicas para ter certeza de que estão a par de tudo.

16. Planeje a equipe que vai trabalhar no stand.

17. Verifique as informações para a imprensa.

18. Verifique se o equipamento do stand está em ordem.

19. Encomende os suprimentos para a exposição.

20. Verifique como o stand está sendo construído.

Quatro meses antes.

21. Entre em contato com os transportadores, a alfândega, os embarcadores de carga, etc.

22. Verifique todos os formulários e documentos necessários.

23. Envie requisição para carpinteiros, eletricistas, encanadores, pintores, letreiristas, etc, no local da exposição.

24. Verifique mais uma vez a literatura e a tradução.

25. Verifique a elaboração da exposição.

Três meses antes.

26. Informe o pessoal do stand sobre os arranjos experimentais.

27. Prepare a organização de programa para a exposição.

28. Avise o pessoal no exterior, se for necessário.

29. Torne a verificar os suprimentos e o equipamento.

30. Dê a aprovação definitiva sobre a publicidade local e nacional.

Dois meses antes.

31. Envie relação do pessoal que vai trabalhar no stand para os organizadores da exposição.

32. Envie ao hotel a relação do pessoal que vai se hospedar lá.

33. Providencie o embarque da literatura, das amostras e da propaganda artística.

34. Encomende a mobília, os revestimentos do piso, a iluminação, o equipamento especial, o gás, a água, as cadeiras e outros itens para o stand, se isso já não tiver sido feito, e todo o material de escritório necessário.

35. Encomende os crachás para o pessoal que vai trabalhar na exposição.

36. Verifique as informações e as fotografias para a imprensa.

37. Envie convites a clientes e clientes em potencial.

38. Faça com que fotógrafos tirem fotos da exposição.

39. Entre em contato com uma agencia de modelos, se estes forem necessários.

40. Verifique os arranjos e as reservas de transporte.

41. Distribua um memorando interno sobre todos os arranjos.

Um mês antes.

42. Faça um seguro da exposição.

43. Verifique a entrega do stand, do equipamento e dos suprimentos.

44. Faça os preparativos para o desmonte e o retorno do stand.

45. Contrate a limpeza do stand e a segurança que for necessária.

Uma semana antes.

46. Confirme o hotel.

47. Confirme o pessoal que vai trabalhar no stand.

48. Verifique os arranjos de recepção, bebidas, flores, etc.

49. Providencie a primeira reunião com o pessoal do stand no local.

50. Verifique a chegada e a liberação da exposição e do equipamento.

51. Prepare um jogo de ferramentas de emergência para consertos do material e do equipamento da exposição.

52. Confira a data e o horário de comparecimento do fotógrafo.

53. Verifique os formulários da exposição, encomende livros, blocos e cartões de visita.

Na véspera da exposição.

54. Reúna-se com os organizadores da exposição.

55. Verifique o stand, a mobília, o equipamento e todos os serviços, em especial a segurança para a noite antes da inauguração.

56. Verifique a disposição do stand.

57. Certifique-se de que todos os itens estejam no stand e em boas condições.

58. Observe onde estão guardados os engradados para uma rápida desmontagem do stand e o retorno do material exposto.

59. Cheque se o telefone está ligado e informe o número à matriz do hotel e a quem mais for necessário.

60. Certifique-se de que todos os números de telefones importantes organizadores da exposição, decoradores, despachante aduaneiro, médico, imprensa local, etc estão anotados e à vista do pessoal do stand.

61. Informe o pessoal do stand sobre as horas de plantão.

62. Inspecione toda a exposição.

63. Providencie transporte à exposição para a manhã seguinte.

No dia da exposição.

64. Faça uma reunião logo cedo, na hora do café da manhã, e oriente o pessoal.

65. Organize uma coleção de toda a literatura competitiva.

Uma semana depois da exposição.

66. Verifique o retomo da exposição.

67. Verifique todas as faturas.

68. Verifique as despesas de serviço.

69. Envie as cartas de agradecimento a todos os envolvidos.

70. Envie a todo o pessoal perspectivas e informações sobre vendas.

Um mês depois da exposição.

71. Obtenha dos organizadores estatísticas sobre toda a exposição.

72. Reúna-se com o pessoal da matriz, conforme for necessário, e avalie a exposição.

Não posso deixar de enfatizar a importância do follow-up em feiras, exposições e eventos. Cansei de deixar o meu cartão, esperando maiores informações ou um telefonema e nada. Se o seu follow-up não é profissional, ágil e eficiente, qual é a imagem que os prospects terão da sua empresa? Com certeza, uma visão nada agradável ninguém gosta de trabalhar com amadores.

Para terminar, lembre-se de participar não só de eventos da sua área, mas na área de seus prospects e clientes também. Nessas feiras superespecializadas você provavelmente não vai ter concorrentes e sair da multidão é a melhor maneira de se diferenciar.

Este texto foi editado originalmente para os assinantes Fax: Venda Mais. Trata-se de uma coluna semanal escrita pelo editor Raúl Candeloro, enviada semanalmente para os seus assinantes via fax ou correio. Se você quiser fazer a sua assinatura mensal do Fax: Venda Mais, no valor de R$ 17,00, e passar a recebê-lo semanalmente, ligue para (041) 336-1613 e fale com Carla ou Alessandra.