Em 1886, o Imperador Dom Pedro II foi convidado a testar uma novidade em uma feira mundial dos Estados Unidos. Após pegar em um telefone, e ouvir alguém do outro lado da linha pela primeira vez, nosso governante exclamou ao engenheiro da Bell ao seu lado:
– Mas isso fala!
Logo depois, refletindo um pouco:
– Interessante, mas… para que é que serve?
Toda nova tecnologia traz dúvidas consigo. Hoje em dia é difícil não ouvir alguém falando sobre reuniões virtuais. Sim, é algo que está revolucionando o mercado, mesmo que muitas vezes tudo o que as pessoas vejam na tela do computador seja uma imagem granulada de algo que pode ser tanto o rosto de uma pessoa quanto uma pintura abstrata.
Enquanto isso, o e-mail continua forte na área. Todos podem utilizá-lo, a resposta é imediata e o entendimento preciso, sem problemas de áudio ou de sotaque.
Recentes estudos do instituto de pesquisas norte-americano IDC descobriu que as empresas usam 90% das vezes o e-mail para coordenar o trabalho entre pessoas distantes umas das outras, mesmo com tecnologias mais avançadas disponíveis.
E o crescimento dessa ferramenta não para por aí. Espera-se que 60 bilhões de e-mails sejam trocados diariamente em 2006. Mais da metade deles serão de mensagens não solicitadas, piadas, correntes e outras pragas do mundo virtual.
Garantindo a leitura – As empresas estão relativamente protegidas da montanha de lixo virtual, o que não impede que servidores e caixas postais fiquem entupidas, ou que um e outro vírus entre no sistema. A preocupação estende-se para os clientes, que passam a jogar fora todo e qualquer e-mail suspeito sem ao menos abri-lo. Veja algumas regras para garantir que seus e-mails sejam lidos e o ajudem a fechar negócios:
1- Garanta a permissão
Antes de mandar um e-mail a um cliente, tenha certeza de que ele permitiu que você o faça. Pode ser um campo para ser preenchido no computador ou papel, pode ser o resultado de uma conversa rápida – o importante é que ele saiba – e espere – receber um e-mail de você.
2- Trate o e-mail com respeito
As mensagens eletrônicas devem ser redigidas com o mesmo cuidado que você dedica a qualquer comunicação impressa. Antes de enviar a mensagem, revise-a procurando erros. Evite colocar as abreviações e símbolos comuns do “Internetês” (como vc, :-), :-*, entre outras). Afinal, o e-mail é a sua imagem.
3- Tenha uma razão para mandar seu e-mail
Mencione o motivo daquela mensagem logo no começo. Lógico, não se pode evitar ser amistoso em um e-mail. Especialmente se você já conhece a pessoa para quem vai enviá-lo. Uma mensagem extremamente formal pode ser interpretada como fria ou mal-educada. Porém, não sacrifique seu profissionalismo. Informe claramente o que você deseja.
4- Facilite o contato
Após sua assinatura, não custa nada colocar seu telefone. Algumas pessoas preferem discutir assuntos “ao vivo”.
5- Facilite a leitura
Se o e-mail que você tem a enviar é um texto longo, escreva-o de forma a facilitar o receptor. Quebre sua mensagem em vários parágrafos, com linhas em branco entre eles.
Ver um longo texto escrito em um bloco compacto pode “afugentar” a pessoa com quem você quer falar.
