E-mails: primeiro comunique, depois explique!

Saiba o que fazer para que suas mensagens sejam lidas e compreendidas.

Você faz idéia do tempo que passa enviando e respondendo e-mails em um dia de trabalho? Certamente, algumas horas. A troca de mensagens por correio eletrônico é realmente importante para a maioria dos profissionais, o que justifica otimizar essa forma de comunicação, ou seja, torná-la mais eficiente e produtiva. Uma prática que contribui muito para isso é ir direto ao ponto. Ao redigir um e-mail, pergunte-se: “Que resultado espero obter com essa mensagem?” ou “O que desejo que o leitor faça ou saiba?”. Em seguida, comece com a informação que levará o leitor a fazer ou saber o que você quer.

Confira o exemplo – Suponha que tenha identificado alguns problemas em uma rotina de trabalho em seu departamento e pretenda propor ao gerente mudanças no processo. Como a maioria das pessoas, você inicia a mensagem dizendo que encontrou o problema x. Em seguida, descreve-os minuciosamente e, por último, diz algo como “para evitar esses problemas, proponho que mudemos isso, aquilo, etc.”.

Do ponto de vista lógico, não há nada de errado nesse e-mail. No entanto, é possível que seu chefe, quando começar a ler todos aqueles desagradáveis problemas, resolva continuar a leitura no fim do dia ou sabe lá quando. Agora, imagine iniciá-lo com algo do tipo “para melhorar a produtividade em nosso departamento, proponho as seguintes mudanças no processo tal”, seguindo com a descrição das mudanças e, por último, os problemas que as justificam. Se fizer assim, seu gestor conhecerá logo no início da leitura as mudanças propostas – que, afinal de contas, é o que você realmente deseja que ele saiba. E como já foi direto ao ponto, pode até ser que ele dispense a leitura dos desagradáveis problemas que justificam as propostas, o que poupará um tempo precioso.

Então, se você deseja propor mudanças, primeiro fale sobre elas e depois as justifique. Se quer expressar um ponto de vista sobre determinado assunto, comece por ele e depois diga por que pensa assim. Caso deseje dar uma instrução a alguém, inicie com ela e depois dê as justificativas necessárias, ou seja, primeiro comunique, depois explique. Com essa estratégia, você colocará em primeiro plano o resultado que deseja obter e o comunica de forma mais objetiva e eficiente.

Cuidado com o português!
De nada adianta ir direto ao ponto e escrever de modo confuso ou descuidado. É fundamental revisar o e-mail antes de enviá-lo para se certificar de que o texto está claro e não contém erros de português. Seria uma pena que suas idéias não fossem bem compreendidas ou sua imagem de bom profissional fosse arranhada por causa de um e-mail mal escrito, não é? Confira alguns tópicos que merecem atenção:

» Pontue adequadamente o texto – A falta de pontos e vírgulas pode distorcer o sentido de uma frase ou levar o leitor a entender algo diferente do que você quis dizer.

» Evite abreviações e jargões usados na internet – Por exemplo: vc, []s, tb, flw, naum, etc. As relações profissionais requerem um mínimo de formalismo.

» Cuidado com os erros de ortografia – Se não tiver certeza de como escrever uma palavra, procure-a no dicionário. Escrever errado é uma das coisas que mais comprometem a imagem de um profissional.

Atenção! Para otimizar sua comunicação por e-mail, é preciso se preocupar com o leitor e procurar facilitar as coisas para ele. Não espere que os outros se esforcem para compreender o que escreve: é você quem deve se esforçar para ser compreendido. Assim, o maior beneficiado será você, pois assim suas mensagens poderão gerar resultados mais rapidamente.

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