Fazendo cada reunião render o máximo

Reunião de empresa pequena também pode comer lucro. Sendo elas inevitáveis, veja como aproveitar cada segundo. Imagine uma reunião. Você está presente e, quem sabe, outros líderes da empresa também, além de membros-chave da sua equipe. Encontro de rotina, sem nenhuma pauta especial. De oito a quinze pessoas, as de sempre. Que vão passar a próxima hora e meia, duas horas, talvez, ali, naquela sala.

Antes de a reunião começar, faça um exercício rápido. Pegue seu salário e divida por 20, a média de dias trabalhados em um mês. Agora, divida por oito, a quantidade de horas que se trabalha em um dia. Esse valor é, por cima, quanto você ganha por hora. Faça um cálculo similar com cada pessoa naquela sala. Some quanto cada um ganha por hora. Isso será quanto aquela reunião custa à empresa. Sem levar em consideração os lucros que essas pessoas não estão gerando lá fora. Não, isso não vale só para grandes empresas preocupadas com a variação minuto a minuto do dólar e da bolsa.

Imagine-se dono de um mercadinho, com três funcionários. Você e dois deles estão em reunião. O terceiro se vira para cuidar do caixa e atender os clientes; lógico que não dá para atender ao telefone. Seu celular, desligado.

Do outro lado da linha, aquele seu amigo, na principal praça da cidade, onde agricultores estão fazendo um protesto contra o baixo preço da banana. Esse protesto, como todos sabem, é feito distribuindo banana de graça para a população. Mas seu amigo convenceu um dos agricultores a vender quatro caixas de banana para o seu mercadinho a preço baixíssimo, mas se não fechar o acordo agora, ele vai distribuir aquelas bananas também.

Reunião de empresa pequena também pode comer lucro. Sendo elas inevitáveis, veja como aproveitar cada segundo:

1. Ponha um tempo limite em cada item da agenda. Caso o tempo se esgote e vocês ainda não tenham uma decisão a respeito, você, como líder, pode tomar três decisões: pedir para que cada um escreva sua posição sobre o assunto e marcar uma outra reunião para terminar a discussão; pedir para que todos votem no assunto com base no que foi discutido até ali; ou retirar outro item da pauta e continuar a discutir o assunto em questão. Mas é questão de honra: o item que sair da pauta não volta mais. Digamos que você, naquela reunião, tivesse planejado discutir o assunto ?A? por uma hora; o ?B? por meia hora; o ?C? por meia hora, também. A hora do ?A? está acabando, e você decide tirar ?B?. Só que, com mais dez minutos de discussão, resolve-se ?A?. Não tente encaixar ?B? de volta naqueles 20 minutos. Passe imediatamente para ?C?. E, uma vez que se termine de discutir ?C?, encerre a reunião e marque outra hora para falarem de ?B?. Não caia na armadilha do ?é rapidinho?. Quase nunca é, e você está tentando seguir um cronograma.

2. Comece com a questão mais crítica e importante. Assim, mesmo que nenhum outro item tenha seu espaço naquele dia, você aumenta a possibilidade de a reunião gerar resultados concretos.

3. Reforce suas metas e objetivos. Use cada reunião para relembrar a todos da missão, da visão da empresa e da meta para aquele período, assim: ?A construtora AirCastle se propõe a prover a melhor morada possível para pessoas de classe média e alta, com uma lucratividade superior a do mercado. Este mês, queremos resolver as questões legais e fazer a análise do solo do terreno de Vila Espafregunda. Por isso, hoje, queremos discutir…?.

4. Agradeça na saída, especialmente àqueles que fizeram algo para manter a reunião nos trilhos. Isso inclui fazer rápidos resumos que facilitam a todos, dizer ?pessoal, vamos voltar ao tema?? e similares.

5. Consiga uma ação de cada um. No final da reunião, consiga o compromisso de cada presente em uma ação para fazer o que foi discutido se tornar realidade.

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