Ferramenta: 5W 2H – GV n. 23

Não Tenha Dúvidas: Método 5W2H

 

Já estudamos aqui no Gestão em Vendas duas ferramentas de qualidade: a Matriz de Priorização (G.U.T) e o Diagrama de Causa e Efeito (gráfico espinha de peixe). Esta semana vamos estudar a ferramenta 5W2H.

Se você algum dia já brincou de telefone sem fio, sabe que quanto mais longo o caminho entre a primeira fala e o último ouvido, pior é. A mensagem muda e, muitas vezes, chega completamente deformada ao seu destino. Vejo diretores conversando com os gerentes, gerentes conversando com supervisores e supervisores conversando com vendedores. E o que foi decidido pela diretoria acaba chegando completamente diferente ao pessoal da linha de frente.

Vamos dar um exemplo. Imagine que um diretor transmitindo uma mensagem para seus gerentes, essa mensagem é entendida, em média, 90%. Quando esses gerentes repassam a mensagem a um supervisor ela novamente é 90% entendida. Quando esse supervisor repassa a mensagem para seus vendedores, mais uma vez ela é 90% entendida. O resultado final é que, entre o diretor e o vendedor, a mensagem já perdeu muito do seu significado (90% x 90% x 90% = 72.9%). E quanto mais gente envolvida, pior fica.

A comunicação na empresa não pode ter falhas. Principalmente quando estamos constantemente falando de foco no cliente, de diferenciação, de atributos, de valor agregado. Não se deveriam cometer erros por que alguém entendeu e repassou uma mensagem errada. Isso é inaceitável e não pode acontecer na sua equipe. A partir de hoje, você tem de prestar atenção e evitar que isso aconteça.

Felizmente, você não precisa passar todo o seu tempo atrás das pessoas, verificando se elas realmente estão com a mensagem correta. Para isso, você irá utilizar o método 5W2H todas as vezes que uma mensagem importante e estratégica tiver de ser passada.

O método 5W2H é um tipo de checklist utilizado para garantir que a operação seja conduzida sem nenhuma dúvida por parte das chefias e subordinados. Os 5W correspondem às seguintes palavras do inglês: What (o que); Who (quem); Where (onde); When (quando) e Why (por que). Os 2H são: How (como) e How Much (quanto custa). Ao definir uma ação que deve ser tomada, você ira desenvolver uma simples tabela colocando nas colunas os 5W2H. Defina:

 

What – O que será feito (etapas)

Why – Por que será feito (justificativa)

Where – Onde será feito (local)

When – Quando será feito (tempo)

Who – Por quem será feito (responsabilidade)

How – Como será feito (método)

How much – Quanto custará fazer (custo)

 

Veja que esse método cobre de uma maneira ampla como tudo ocorrerá com a ação, eliminando todas as dúvidas que possam surgir. Aqui está um exemplo da aplicação desse método:

 

José é um gerente de vendas e quer implementar uma nova campanha de televendas para a Páscoa. Ele definiu algumas regras que devem ser respeitadas e estabeleceu, junto a sua equipe, metas e premiações. Para que não ficasse nenhuma dúvida entre a equipe e entre os diretores da empresa, José fez a seguinte matriz 5W2H:


 

 


O QUE

(What)

POR QUE

(Why)

ONDE

(Where)

QUEM

(Who)

QUANDO

(When)

COMO

(How)

QUANTO CUSTA

(How much)

Preparativo da campanha

Motivar  vendedores na campanha

Sala de vendas

Gerente e supervisor

09 março

Decorar a sala com o tema

R$ 200,00

Lançamento da campanha

Aumentar vendas para Páscoa

Sala de vendas

Gerente e supervisor

10 março

Oferecer café da manhã

R$ 150,00

Distribuição de metas

Definir metas maiores de vendas

Sala de vendas

Gerente

Apos café da manhã

Cada vendedor terá folha para acompanhamento de vendas e meta

R$ 0

 

Fechamento parcial

Motivar para o fechamento total das metas

Sala de vendas

Gerente e supervisor

Uma semana após início da campanha

Reunião após as 18h para apresentação dos resultados

R$ 0

Fechamento da campanha

Analisar os resultados obtidos

Sala de reuniões

Gerente e diretores

Segunda-feira após a Páscoa

Reunir todos, apresentando os resultados

R$ 0

Apresentação dos vencedores

Reconhecimento do trabalho

Sala de reuniões

Gerente

Após fechamento da campanha

Entrega de troféu e recompensa

R$ 1.000

Prêmio aos participantes

Reconhecimento da participação de todos

Sala de reuniões

Gerente e Supervisor

Após apresentação dos vencedores

Entrega de ovo da Páscoa aos vendedores

R$ 400,00

Palestra com o melhor vendedor

Repartir a experiência com os colegas

Sala de vendas

Melhor vendedor da campanha

Terça-feira após a Páscoa

Vencedor demonstrará como atingiu os resultados, mostrando as melhores práticas

R$ 0

 

Já os vendedores, poderão fazer a seguinte matriz 5W2H: 

 

O QUE

(What)

POR QUE

(Why)

ONDE

(Where)

QUEM

(Who)

QUANDO

(When)

COMO

(How)

QUANTO CUSTA

(How much)

Contatar clientes da carteira

Apresentar as ofertas da Páscoa

Sala de vendas

Vendedor

10 a 13 de março (tarde)

Via e-mail e telefone

R$ 0

Prospectar novos clientes e aumentar ticket médio da compra

Aproveitar as ofertas para atrair mais clientes

Sala de reuniões e visitas

Vendedor

10 a 13 de março (manhã)

Solicitar indicações aos já clientes; fazer e-mail marketing (se houver permissão); fazer vendas cruzadas com outros produtos

R$ 0

Acompanhar resultados

Avaliar se a meta será atingida

Sala de Vendas

Vendedor e colegas

No fechamento parcial da campanha

Analisar o que os colegas estão fazendo, a porcentagem de fechamento de negócios e porcentagem da meta atingida

R$ 0

Atingir a meta

Para ser premiado ($$$)

Sala de vendas e visitas

Vendedor

Durante a campanha

Utilizar técnicas de prospecção, técnicas de fechamento e abordagem correta

R$ 0

Receber premiação

Recompensa do trabalho

Sala de reuniões

Vendedor

Fechamento da campanha

Atingir as metas estipuladas, respeitando as regras

R$ 0

 

O uso correto dessa ferramenta permite que gerentes e equipes evitem mal-entendidos e desperdicem esforços. Além disso, ajuda a padronizar processos, que é um dos pontos-chave para o sucesso em vendas.

 

Abraço e boa$ venda$!

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