Como se tornar uma pessoa mais produtiva?

“Eram 8 horas de uma segunda-feira. Carol* estava animada para participar do curso Foco, da empresa Franklin Covey. Ela só teve um pequeno problema: nunca tenha estado no caos do trânsito de São Paulo e acreditou que, saindo do hotel (no bairro Santo Amaro) às 8 horas, conseguiria chegar à Franklin Covey (no Brooklin) às 8h30. Os minutos iam se passando, já eram mais de 8h30 e ela ainda não estava lá, então começou a se desesperar, ficou impaciente e não conseguiu mais pensar no que poderia fazer para não se atrasar ainda mais. Depois de voltas e voltas, finalmente às 8h48 Carol chegou. É lógico que a vergonha foi grande, afinal, ela ia para um curso sobre foco e estava chegando atrasada. Enfim, Carol entrou na sala pedindo desculpas…”.

 

Nesse pequeno relato, você já pode destacar vários erros, mas o principal deles foi a falta de planejamento, e isso gerou outros problemas para Carol, como desespero, impaciência, angústia, estresse, etc.

 

Você, por acaso, já passou por uma situação parecida? Já teve a sensação de ineficácia pelo simples fato de não ter se planejado corretamente para tal coisa? Quantas vezes perdeu clientes por não conseguir saber a diferença entre o que era importante e urgente? Isso é algo comum para muitos profissionais. No entanto, você deve evitar esse tipo de situação sempre, senão vai passar por situações constrangedoras como a de Carol.

 

Como conseguir isso? – Por meio de uma atitude chamada foco. Por isso, preparamos este artigo com base no curso Foco – Atingindo suas Maiores Prioridades para você começar a aplicar no seu dia a dia.

 

O facilitador do curso, João Palmeira, explica que o primeiro passo é identificar a diferença entre o que é importante e o que é urgente na sua vida. No Dicionário Aurélio, se você buscar a definição, encontrará que “importante” é algo essencial, meritório e lógico, que tem importância. Já “urgente”, é algo necessário a ser feito com rapidez, é indispensável.

 

Palmeira comenta que, na maioria das vezes, o profissional não sabe reconhecer o que é importante e urgente e, por isso, acaba misturando e fazendo tudo ao mesmo tempo. A agenda vira uma bagunça, o tempo fica curto para realizar as tarefas e os sentimentos ficam negativos.

 

Foco é isso, é saber o que é realmente importante, fazer no tempo certo, evitar interrupções, começar e terminar o que estiver sendo feito.

 

Matriz do tempo – Nem sempre é possível controlar as interrupções do dia, as “bombas” que aparecem, e aí você acaba perdendo o controle e se prejudicando. Para facilitar esse processo, Palmeira diz que a Matriz do Tempo ajuda a identificar o que é importante e urgente (QI), importante e não urgente (QII), não é importante, mas é urgente (QIII) e aquilo que não é importante e muito menos urgente (QIV).

QI – Gasta-se muito tempo em atividades importantes que requerem atenção imediata, como problemas urgentes e projetos guiados pelo prazo, ou vive-se constantemente “apagando incêndios” e trabalhando no modo de crise.

 

O que fazer: independentemente de construir um planejamento, é importante que você gerencie esses fatores. Faça uma coisa, negocie outra, enfim, crie maneiras de gerenciar esses fatores e sair da situação de “incêndios”.

 

QII – Gasta-se tempo em atividades que realmente são importantes, mas não urgentes. Há mais produtividade e equilíbrio.

 

O que fazer: o foco está funcionando! Você consegue fazer o que é importante e não urgente de forma certa. Planeja o dia, trabalha e tem tempo para realizar o que gosta, como sair com os amigos, curtir a família, etc.

 

QIII – Perigo: o sentimento de decepção. Não dá para comandar as interrupções, ficar verificando e-mails ou parar constantemente o trabalho para cuidar de outras coisas. Isso desconcentra você facilmente e o faz perder o controle de tudo.

 

O que fazer: sentar e chorar? Não! Isso ainda tem solução, mas você precisa aprender a dizer “não” e a questionar o nível de urgência das atividades que recebe. Aprenda a controlar as coisas desnecessárias, pois elas podem prejudicá-lo.

 

QIV – O desperdício e o excesso são características comuns de profissionais nesse quadrante. Nada em excesso é bom, lembre-se disso. 

 

O que fazer: se a atividade não é importante nem urgente, por que você a está realizando? Evite que o uso em excesso de TV, internet, telefonemas e e-mails irrelevantes tomem conta do seu tempo.

 

Para viver da melhor forma, Palmeira sugere que você ache o ponto de equilíbrio entre os quadrantes. Gerencie o urgente e o importante, tenha foco no que realmente interessa, aprenda a dizer “não” quando for necessário e evite o desperdício.

 

Pirâmide da Produtividade – É a ferramenta que pode ajudar você a encontrar esse equilíbrio. Ela é baseada em Valores, Metas e Planejamento.

 

A sua base é a identificação de Valores. “O que é importante para você?” e “O que carrega como valores: ética, comprometimento, amor?”.

 

Essa identificação o levará a estabelecer suas Metas – segundo patamar da pirâmide. São elas que definirão aonde você quer chegar, por exemplo: a sua meta no próximo mês é vender 10% a mais que neste, então, fixe esse objetivo e procure meios para cumpri-lo. As dicas de Palmeira para você conseguir isso são:

• Escreva suas metas – Assim, elas sairão dos seus sonhos e começarão a ter um sentido. 
• Estipule prazos – Assuma o compromisso de cumprir com eles.
• Divida as metas em partes – Veja qual será o primeiro passo, o segundo e assim por diante.
• Comprometa-se – Por mais lindo que seja seu objetivo, se você não tiver comprometimento e disciplina, não adianta.

 

O terceiro patamar da pirâmide é o Planejamento semanal. Palmeira explica que, antes de começar a semana, você deve ir a um lugar tranquilo, separar alguns minutos e rever o que ficou da semana anterior, escolher os problemas maiores que você tem de resolver e programar a semana seguinte. Além disso, o planejamento diário também é muito importante. Assim:

• Confira os compromissos do dia.
• Faça uma lista real.
• Defina as prioridades em alta, média e baixa.

 

O gerente operacional da Genesis School, Demian Matt Cury, que participou do curso Foco, da Franklin Covey, descobriu que a mudança de hábito no começo é muito difícil, mas depois o processo flui mais facilmente. “A minha vida mudou bastante. Aprendi a responder os e-mails que realmente são importantes e a lidar com aqueles que são urgentes, sem ignorá-los”, declara.

 

Por isso, nosso conselho é: tire as pedras da indisciplina, irresponsabilidade, falta de comprometimento e outras mais do seu sapato. Esteja sempre focado nos seus objetivos, que consequentemente sua produtividade irá aumentar também!

 

*Carol – Nome fictício.

 

Agradecimentos: Franklin Covey e Jô Ribes Comunicação.