O que fazer quando o excesso de informação afeta a sua produtividade O vendedor tem sempre um sério desafio pela frente: gerenciar a soma de informações que mudam todos os dias e controlar as especificações dos seus produtos, e-mails, telefonemas, prospecções, clientes e todos os agregados desses itens.

A maioria gerencia essas coisas de acordo com suas preferências ou habilidades pessoais. Por exemplo: o vendedor superligado em tecnologia anda com o seu BlackBerry ou seu notebook com wireless (sem fio) e, no decorrer do dia, checa os seus e-mails. Adora ser porta-voz de notícias quentes, compra jornal todos os dias, contrata o serviço de notícias pelo celular e deixa-o ligado o tempo todo, recebendo as mensagens e retransmitindo-as ao cliente verbalmente.

Normalmente, o vendedor recebe muito mais informações do que consegue armazenar. O cérebro, a cada nova informação, julga se deve armazená-la ou jogá-la fora, pois o volume de informação pode fazer com que ele erre, pois até a memória dos mais jovens falah de vez em quando.

Por tudo o que vejo, posso concluir que não se trata de apenas administrar o tempo, que não é administravél, pois há um minuto a cada 60 segundos e pronto. Antes de administrar nossas atividades dentro do tempo disponível, é preciso saber claramente o que é essencial.

A primeira coisa prática a fazer é estabelecer uma hierarquia das atividades vitais que o vendedor deve fazer e manter o foco nelas. Toda vez que alguma fonte de informação não contribuir para uma das cinco atividades de maneira significativa, jogue-a fora.

1. Prospectar clientes ? De quais informações você precisa para prospectar? De todos os conhecimentos fundamentais sobre seus produtos, atividade e negócio. Faça o maior número possível de contatos e registre.

2. Visitar ou contatar clientes e vender ? De quais informações você precisa para fazer uma visita? Do básico: dados dos contatos, da empresa e do ramo de negócio da empresa. Levante problemas ou necessidades dos clientes e atenda-os com seus produtos. Contate muito e registre.

3. Manter o relacionamento com os clientes com uma comunicação ativa ? De quais informações você precisa para manter o relacionamento? Dados pessoais importantes dos contatos: aniversários, nomes, família, aspirações, hobbies. Registre sempre essas informações.

4. Manter metas crescentes ? Manter metas crescentes todos os meses sobre os mesmos meses de anos anteriores. Acompanhe e divulgue para outras pessoas e registre.

5. Manter registro das atividades de maneira que possa mostrar aos outros ? Só é possível aproveitar o potencial de negócios do seu ramo se você mantiver dados sobre sua própria atividade. As informações dos itens anteriores são necessárias, não na memória, mas registradas. Essa é a essência da função de vendas.

Algumas outras dicas:

&raquo Tenha em mente que você só está no negócio de vendas quando está em contato com o cliente ou registrando o que fez ou vai fazer. O resto é para ajudar. Se atrapalhar, jogue fora.

&raquo Leia os seus e-mails de tarde, não de manhã. Contenha sua compulsão por novidades.

&raquo Desligue o seu celular quando estiver falando com os clientes. Tenha sempre uma secretária eletrônica ou pessoal, além de manter ativa a caixa postal do seu celular, para que seja fácil para o cliente deixar alguma mensagem.

&raquo Leia revistas semanais (Veja ou Época), em troca de outras opções diárias. Não precisa ser ativo na busca de informações diárias. Qualquer coisa relevante que aconteça durante a semana vai chegar a você de uma forma ou de outra.

&raquo Deixe o cliente lhe dar as notícias sobre os negócios do ramo dele, sobre a empresa, política ou fatos gerais. Pergunte, ouça e registre o que é relevante para o negócio. Você será mais admirado do que se for um sabe-tudo. Será visto como uma companhia mais agradável. O cliente gosta de contar novidades, assim como os vendedores.

&raquo Use toda a tecnologia que possa simplificar o seu trabalho, mesmo o BlackBerry para sua agenda, banco de dados e até e-mail, mas na hora certa. Seu notebook pode ser o seu escritório móvel, use-o. Seu celular é valioso, mas não para consumir toda sua renda com excesso de uso.

&raquo Quando estiver vendo televisão, desligue-a se tiver notícias ruins. A coisa mais valiosa que você precisa preservar é o seu otimismo.

Quanto a essas informações, aplique-as hoje e, assim, se tornarão conhecimento. Caso contrário, jogue-as fora o mais rápido que puder. Se não forem práticas não servem para quase nada.