Como usar a intranet de forma estratégica?
Onde estão as informações mais importantes da sua empresa? As respostas não podem ser apenas nos comunicados internos, e-mails, reuniões, fôlderes, etc. porque, em meio à era da informação e do conhecimento, existe um excelente canal para isso: a intranet.
Para o consultor de multimídia e sócio-fundador da Go2nPlay Studios, Bernardo Costa, a principal função da intranet é concentrar as informações da empresa em um ambiente on-line, abrangendo diversos assuntos e, até mesmo, criando um relacionamento dinâmico com os colaboradores por meio de agendas, listas de ramais, metas, relatórios, entre outros. No entanto, não adianta apenas ter uma ferramenta como essa, é preciso saber aproveitá-la corretamente.
A empresa e a equipe precisam entender – De acordo com Claudio Terra, especialista brasileiro em gestão do conhecimento e presidente da TerraForum Consultores, é essencial que as organizações tenham intranet. “As pessoas não passam muito tempo sem internet, já faz parte do dia a dia, então, é fundamental ter essa ferramenta para aliá-la à produtividade e se comunicar melhor”, afirma.
Em seu artigo A intranet voltada para as necessidades dos funcionários, Terra comunica que as equipes precisam estar alinhadas com o uso da intranet. No material, ele assegura que essa ferramenta só vale a pena se for um meio que os usuários possam agregar ao seu dia a dia e atender às suas necessidades. Portanto, os profissionais precisam estar cientes do quanto essa ferramenta ajuda no crescimento das empresas e saber também aproveitá-la.
O primeiro passo: detecte falhas! – Converse com cada departamento da sua empresa, ache quais são os reais motivos para ter uma intranet e, com a ajuda deles, descubra o que essa ferramenta deve conter para superar as falhas. Por exemplo: é muito comum ver uma equipe de vendas receber desesperadamente e-mails de supervisores sobre novas campanhas, metas, lançamentos de produtos e muita informação a toda hora. Então, aqui é chance para agregar todas essas informações numa única rede, em que todos possam ter acesso na hora em que precisarem. Bernardo constata que a principal vantagem é a facilidade que o funcionário tem em encontrar soluções para o seu dia a dia.
Além disso, de acordo com o especialista em intranets e portais corporativos Ricardo Saldanha, a intranet deve preencher três principais funções: fácil acesso aos conteúdos, aproximação dos funcionários por meio de colaboração e integração de sistemas. Se isso não existir, não há como essa ferramenta crescer e se tornar algo importante para a empresa. Portanto, a recomendação é: “Durante o desenvolvimento/implantação, é ideal a presença do gerente de TI, treinamento do usuário e manutenção contínua da rede”, complementa Bernardo.
Evolua! – Para Saldanha, as intranets são organismos vivos que precisam constantemente de uma manutenção. Se for possível, é sempre bom ter uma equipe ou empresa especializada para cuidar do conteúdo da rede fechada. “É preciso deixar claro que o investimento não se restringe ao projeto inicial, pois a intranet deve ser um programa permanente”, afirma Saldanha.
O que vale também é fazer com que essa ferramenta seja utilizada estrategicamente pela empresa para atingir algum resultado, seja competir no mercado, aumentar a lucratividade ou, até mesmo, desenvolvimento dos próprios profissionais. Ela pode e deve ser usada para conseguir tudo isso, ou seja, a organização investe na ferramenta e ela disponibiliza todo o conteúdo necessário para que aquele objetivo seja alcançado pelos colaboradores. “O que vale aqui é a velha lógica do custo-benefício: ‘Dadas as características e as peculiaridades do meu negócio, o que seria melhor fazer para que nossa intranet venha a agregar valor?’”, explica Saldanha.
Intranet com valor – E, partindo desse princípio, a intranet começa a agregar reais valores para as instituições. Ela mexe com a inteligência da organização, obriga o funcionário a buscar informações necessárias para o seu trabalho e, nisso, a equipe ganha em agilidade e produtividade. No entanto, Saldanha afirma que é fundamental estabelecer três cuidados para continuar com essa ferramenta:
- 1. Assessment – Uma avaliação constante do material que é divulgado a todos.
- 2. Diagnóstico – Identificar se existem falhas na intranet atual e como ela poderia melhorar.
- 3. Planejamento – Se for o caso de mudanças, é necessário desenhar como ficará a nova intranet com as possíveis modificações, onde serão feitas e assim por diante.
“Sem isso, ela tende a crescer de forma desordenada, sob demanda, perdendo rapidamente a organização e a agilidade – e isso sim leva a uma perda de credibilidade e as pessoas param de usar”, explica Saldanha.
Negócios estratégicos, exemplos de sucesso – A Apolar Imóveis é uma rede que consegue efetivamente fazer com que a intranet seja alvo para a produtividade dos seus mais de 500 funcionários espalhados nas 50 franquias do grupo. O superintendente Jean Michel Galiano conta que essa foi uma forma ideal para socializar as informações dentro da empresa. Agora, imagine se ela não tivesse um sistema desses, como seria para entender o que cada franquia apresentou de resultado em cada mês?
Galiano também diz que, antes, havia um sistema um pouco inferior, no qual não havia necessidade de expor tantas informações. Hoje, a realidade é outra: “Com a quantidade de funcionários que a gente tem, a intranet se tornou uma ferramenta indispensável. A atualização e velocidade com que a informação percorre é algo fantástico, e isso se refletiu bastante na agilidade do atendimento e na comunicação entre todos da Apolar”, explica.
A estratégia usada na Apolar foi a contratação de uma empresa de comunicação especializada em manter essa ferramenta atualizada sempre.
Na Rede Independência de Comunicação (RIC), o objetivo também foi unificar as informações para os seus 360 funcionários. O uso da intranet facilitou e reduziu as impressões de comunicados e avisos. “Também simplificou muito a vida de quem precisa de acesso a informações de uso comum, já que elas ficam centralizadas em um ambiente único. Assim, quem está viajando, por exemplo, também tem acesso a todas as informações normalmente pela nossa extranet”, afirma o gerente de tecnologia da informação, Eduardo Nunes.
Para a empresa, a ferramenta foi o ponto de conexão entre todos os outros sistemas internos. E as vantagens apontadas por eles são: integração e facilidade de publicação de informações para o grupo, compartilhamento de informações, democracia e clareza na comunicação da empresa.
E, para você não esquecer, as vantagens de saber usar essa ferramenta são:
- Agilidade – A equipe fica mais esperta e pode ter conhecimento de tudo que a empresa faz, economizando tempo e energia.
- Produtividade – Com a facilidade de obter informações, os profissionais aumentam sua qualidade e seus trabalhos rendem mais.
- Alinhamento cultural – O que os colaboradores falarão sobre a empresa é justamente aquilo que ela transparece.
- Integração – De uma forma prática, todos sabem o que está acontecendo na organização.
- Comunicação eficaz – Acabou o conflito de informações.
Você sabia?
Existe uma empresa brasileira especializada para estudar e ajudar outras organizações quando o tema é intranet. O nome dela é Instituto Intranet Portal e surgiu com a ideia de Ricardo Saldanha, quando ele resolveu premiar instituições que aproveitam essa ferramenta para crescerem internamente.
A primeira edição do evento aconteceu em 2008, e muitas empresas apresentaram cases legais sobre o uso da intranet. Para o idealizador do evento, a busca sobre a participação cresceu 50% para a edição de 2009. “O objetivo sempre foi disseminar todo o conhecimento que existia sobre essa ferramenta e, até agora, temos conseguido bons resultados”, comenta Saldanha.
O Prêmio Intranet Portal tem como objetivo identificar as melhores intranets e portais corporativos do Brasil, é realizado pelo Instituto e conta com a correalização do Senac-SP. A disputa fica entre as categorias de conteúdo, colaboração e integração de TI, em que cada empresa tem a chance de mostrar o melhor desempenho nessas três áreas e ganhar o troféu.
Se você tem intranet em sua empresa e quer saber como funciona esse prêmio, visite o site: www.premiointranetportal.com.br e confira as novidades sobre essa rede. Vale a pena!
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