Menos burocracia, mas agilidade

Com empreendedorismo e inovação, um cartório consegue melhorar seus serviços e conquistar mais clientes Com empreendedorismo e inovação, um cartório consegue melhorar seus serviços e conquistar mais clientes

Quando se fala em cartório, as primeiras palavras que surgem na mente da maioria das pessoas são burocracia e lentidão. Mas na cidade de Paulista, em Pernambuco, existem algumas pessoas dispostas a mudar essa imagem.

O Serviço Notarial e Registral Siqueira Campos ? 1º Ofício é referência em todo o Nordeste em tecnologia, prestação de serviços e atendimento ao cliente. Não foi assim desde o primeiro de seus 78 anos de existência. Durante muito tempo, o 1º Ofício Siqueira Campos foi sinônimo de burocracia e lentidão. Mas, na última década, houve uma transformação comandada pelo dr. Paulo de Siqueira Campos. ?Quando ele assumiu a gestão do cartório, em 1995, encontrou instalações impróprias, acervo malconservado, desorganização, máquinas datilográficas quebradas, livros e fichários pelo chão, um descaso total. Mas não hesitou em enfrentar e mudar essa realidade?, conta Everaldo Fernandes Neves, que há dez anos trabalha no cartório e acompanhou todas as mudanças.

Everaldo relata que o dr. Paulo investiu em reforma física e tecnológica e no desenvolvimento dos funcionários, através de treinamento e formação contínua. Essas medidas foram o início do crescimento e reconhecimento do cartório. O 1º Ofício Siqueira Campos conta, hoje, com 39 funcionários e uma estrutura física e tecnológica capaz de atender, em média, 529 procedimentos por dia. Antes, não realizavam mais de 70. Além de referência perante o público que atende, o cartório é constantemente indicado para visitas de oficiais de outros estados, por ser considerado um modelo a ser seguido. Juízes recém-empossados também são orientados pela Escola da Magistratura do Estado a fazer visitas, para que possam entender o mecanismo dos serviços notariais e registrais.

Colaboradores satisfeitos geram clientes felizes

Mas qual é o segredo de todo esse sucesso? Everaldo conta a receita: ?Além da busca contínua pela modernização tecnológica, nosso diferencial é ter pessoal capacitado para usufruir e explorar esses recursos, de forma criativa e estratégica.? Dessa forma, sobra mais tempo para conhecer e identificar as reais necessidades de cada cliente e atendê-los melhor.

Antes, de acordo com Everaldo, não existia harmonia, interação e respeito entre os funcionários, as condições de trabalho eram defasadas, o nível de produtividade era baixo e, conseqüentemente, o atendimento ao cliente era péssimo, gerando pouca credibilidade para o cartório. Depois das mudanças, os funcionários trabalham mais dispostos e o crescimento da empresa está sempre acima da média nacional. ?Além disso, reduzimos o tempo de espera do cliente. Um documento que precisava de 25 dias para ficar pronto, hoje, pode ser entregue em 24 horas, e outros em até uma hora.?

Everaldo acredita que oferecer aos colaboradores boas condições de trabalho, ambiente confortável e benefícios ? plano de saúde, seguro de vida, uso da internet para fins particulares em horários determinados e descanso no dia do seu aniversário ? é uma forma de investir no relacionamento com os clientes. ?Se os funcionários estão satisfeitos, proporcionam um alto nível de qualidade no atendimento.?

Ir ao cartório virou uma festa

O investimento está valendo a pena, pois os clientes têm relatado sua satisfação. E, em função disso, o foco do cartório tem cada vez mais atendimento personalizado. ?No 1º Ofício Siqueira Campos, seguimos o seguinte padrão: o cliente não pode sair com dúvidas ou insatisfeito. Há serviços em que não podemos colocar como meta a rapidez, mas sim a perfeição da orientação.?

Everaldo explica que, no setor em que atua, a propaganda tradicional não é permitida. As pessoas escolhem o cartório que oferecer melhor qualidade e segurança, além de comodidade. ?Portanto, a melhor forma de atrair clientes é realizar um trabalho correto, honesto, investindo em tecnologia, rapidez e inovação, para que continuem conosco e nos indiquem para seus conhecidos.? Além disso, ele ressalta que 90% dos serviços realizados por cartórios são a última etapa de procedimentos e, por isso, os clientes já chegam cansados e aborrecidos. Logo, não podem ocorrer falhas no atendimento.

Atento a esses detalhes, o 1º Ofício Siqueira Campos adota estratégias para minimizar a insatisfação dos clientes, com o objetivo de mudar o estereótipo dos cartórios. ?Oferecemos água, chá, café, bolinhos, além de outros serviços, como é o caso do home service, para os casos em que o cliente esteja impossibilitado de comparecer ao cartório.? Também são desenvolvidas atividades, como sorteios de brindes para as pessoas que estiverem dentro do 1º Ofício Siqueira Campos.

5 ações para sua empresa se tornar melhor

Se um cartório, caracterizado pelo estereótipo de burocracia e lentidão, pode rever suas estratégias e melhorar seus resultados, sua empresa também é capaz. Confira algumas dicas:

1. Avalie se sua empresa precisa de reformas física e tecnológica e implemente ações que possam melhorar o desempenho.

2. Reveja os procedimentos de sua empresa e adote medidas para melhorar seus produtos e serviços.

3. Invista no desenvolvimento e satisfação de seus funcionários, pois isso normalmente é proporcional ao crescimento de seus lucros.

4. Investigue quais são as necessidades de seus clientes: rapidez, qualidade, cordialidade, foque a missão de sua empresa no que estiver presente no público-alvo da empresa.

5. Desenvolva estratégias que minimizem as frustrações de seus clientes. Se eles precisarem esperar, ofereça serviços que ajudem a passar o tempo. Se não puder satisfazê-lo plenamente, agregue valor oferecendo alguma vantagem adicional.

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