Não perca tempo – GV n. 86

Não Perca Tempo E Melhore Seus Resultados!


O tempo é a coisa mais democrática que existe. Todo mundo recebe, todos os dias, 24 horas para gastar, nem mais nem menos. Já que não podemos comprar mais tempo, reciclar o tempo usado ou mesmo recuperar o tempo perdido, a melhor coisa é aprender a administrá-lo da maneira mais eficiente.

 

Por que algumas pessoas conseguem fazer mais coisas em 24 horas do que outras? Será que elas dormem menos, fazem menos horário de almoço, trabalham escondido em casa?

 

Nada disso. Essas pessoas que conseguem fazer mais, geralmente em menos tempo do que as pessoas que fazem menos, em mais tempo.

 

Aproveite estas 34 dicas de como melhorar a administração do seu tempo. Coloque-as em prática hoje mesmo e você verá que seu dia, além de ser mais produtivo, será também menos cansativo.

 

E se você, como gerente, está cansado de ouvir dos seus vendedores que eles não fecharam mais vendas por falta de tempo, que não visitaram mais clientes por falta de tempo ou que não entregaram os relatórios no dia certo por falta de tempo, aproveite também essas dicas e espalhe por toda a empresa.

 

Faça cópias e distribua para os vendedores. Uma das tarefas do líder de vendas é ajude-os a também produzir mais em menos tempo!

 

Vamos às dicas:

 

  1. Evite os ladrões de tempo –Segundo Edgar K. Geffroy, autor de200 Maneiras de Vender Mais e Melhor (Editora Saraiva), esses ladrões são:

 

  • Enrolação.
  • Centralizar tarefas que podem ser delegadas.
  • Colegas que querem papear por vários minutos.
  • Chefes que marcam reuniões e não decidem nada.
  • Distrações agradáveis (cafezinho, pausa para fumar, atender o celular, etc.).
  • Trabalhar sem concentração.
  • Tagarelar.
  • Ser perfeccionista.
  • Indecisão na hora de decidir.
  • Demora exagerada ao telefone.
  • Demora exagerada com clientes.
  • Falta de planejamento e organização.

 

  1. Defina metas razoáveis para suas atividades – Não adianta você dizer que vai prospectar 200 clientes em um dia. Coloque metas reais, mas desafiadoras, para que você não fique desmotivado e contente quando alcançá-las.

 

  1. Dê a si o tempo suficiente para realizar essas metas(geralmente, demora um pouco mais do que você espera).

Uma das ferramentas que pode ajudar aqui é um cronograma. Coloque as tarefas a serem feitas em uma folha de papel (ou em uma planilha do Excel), no lado esquerdo. Depois, coloque o prazo estipulado no lado direito. Todos os dias (ou semanas, dependendo do tamanho da tarefa), atualize essa planilha, registrando os avanços da tarefa.

Assim, você será capaz de perceber se realmente conseguirá terminar a tarefa no prazo estipulado. Se achar que não vai dar tempo, você pode acelerar um pouco ou repensar o prazo.

 

  1. Ponha seus objetivos no papel e revise-os regularmente –Coloque todos os seus objetivos no papel e, constantemente, verifique se eles continuam os mesmos. Retire aqueles que já foram alcançados e acrescente novos objetivos traçados.

 

  1. Contrate um assistente – Um assistente pode ser muito útil, por exemplo, para lidar com visitantes inesperados, para responder e-mails padrões, para atender ao telefone e filtrar as ligações, para tirar cópias da ata da reunião, etc. Todos esses trabalhos operacionais são rápidos e simples, mas, na soma, tomam um tempo grande.

 

  1. Aprenda a dizer “não” educadamente e sem sentimento de culpa –Uma das maiores armadilhas do tempo acontece quando a pessoa não sabe dizer “não”. Todo mundo pede um monte de coisas e a pessoa diz sim para tudo. No final do dia, ela não conseguiu produzir muito e ainda tem seus colegas cobrando a ajuda. Lembre-se de que trabalho não é um concurso de popularidade. Se você estiver bastante ocupado com as suas próprias tarefas ou se achar que não conseguirá ajudar o colega, simplesmente diga – educadamente – não. E bola pra frente!

 

  1. Trate sempre primeiro dos assuntos desagradáveis –Muita gente fica enrolando para fazer aquelas tarefas mais chatas, menos desafiadoras ou mais complexas. Mas o melhor a fazer, nesses casos, é resolver logo o assunto e ficar livre disso. Se não, você vai passar o dia todo fazendo as coisas mais fáceis e, no final do dia, quando já estiver cansado (ou quando o prazo para a realização da tarefa já estiver esgotando), vai fazer de má vontade e os resultados vão ser piores.

 

  1. Não se esqueça da Lei de Pareto– 20% dos seus esforços produzem 80% dos seus resultados.

 

  1. Se você tem trabalho urgente para fazer, cheque se não existe uma sala vaga – Tente a sala de reuniões, por exemplo. Mude-se temporariamente para lá, para que você consiga dedicar seu tempo exclusivamente para aquele trabalho. Avise apenas sua secretária ou um colega, mas peça para não ser incomodado.

 

  1. Prepare listas do que fazer em situações e atividades repetitivas.

 

  1. Encoraje subordinados a resolverem problemas por si –A centralização é um matador de tempo. Não deixe ninguém aparecer com um problema sem apresentar pelo menos 2 ou 3 alternativas para resolvê-lo.

 

  1. Quando você delegar algum trabalho, explique exatamente que tipo de resultado está esperando – Deixe sua equipe decidir que caminho tomar para alcançar esses resultados.

 

  1. Seja específico, ao delegar uma tarefa –Proponha uma data limite e marque-a no seu calendário, para você poder fazer o follow-up.

 

  1. Quando você delegar uma tarefa e ela for cumprida com sucesso, não se esqueça de parabenizar a pessoa responsável –Isso vai facilitar quando você quiser delegar algo.

 

  1. Não se perca em bate-papos inúteis –Se a cordialidade e a boa educação requerem um papinho no momento, faça-o no começo da conversa, para poder encurtá-lo.

 

  1. Evite interrupções – Se você tem uma sala ou mesa em que as pessoas entram e saem a toda hora, tente isto: faça um cartão vermelho e outro verde. Coloque um na sua porta, de acordo com a mensagem que quer passar: se colocar o verde, as pessoas podem entrar e falar com você normalmente; se colocar o vermelho, é porque naquele momento você precisa de privacidade e de concentração e as pessoas com certeza vão respeitar isso.

Mas se você estiver em um cargo de liderança, cuide para que o cartão vermelho não fique na sua porta a maior parte do tempo. Os vendedores e funcionários, dependendo do seu cargo, precisam ter acesso fácil a você.

 

  1. Separe alguns momentos do dia para simplesmente não receber telefonemas – Peça para sua assistente anotar os recados ou ligue a secretária eletrônica.

 

  1. Não vá a reuniões se não tiver algo a dizer ou se o resultado não afetá-lo diretamente – Tem gente que é “rato de reunião”. Vai em todas, nem que seja só para bater um papo com os colegas no começo. Evite esse tipo de situação. Só vá a reuniões se a sua presença for realmente necessária e só convoque as pessoas essenciais para as suas reuniões.

 

  1. Tente não fazer reuniões para coisas que podem ser resolvidas pelo telefone, e-mail ou em um encontro casual(no corredor da empresa, por exemplo) – Fazer ou participar de reuniões requer um tempo extra. Só utilize-o se for realmente necessário.
  1. Ligue sempre antes de uma reunião para confirmar se está tudo certo.Senão você corre o risco de chegar lá e a pessoa ter esquecido ou estar atrasada.

 

  1. Evite marcar reuniões na hora do rush.

 

  1. Dê um tempo para respirar entre um compromisso e outro, para reorganizar as idéias com calma – Se você marcar um compromisso logo em seguida, em vez de economizar tempo, vai gastar.

 

  1. Faça com que seu nome seja retirado da lista de circulação de materiais desnecessários –Recebemos diversos materiais por carta e, agora, por e-mail. Abrir esses envelopes e essas mensagens tomam tempo, por isso, peça para que retirem seu nome de listas que você não tem interesse. Abrir a correspondência empresarial também é algo que sua assistente pode fazer.

 

  1. Se você tiver de ler um documento muito longo, faça uma leitura dinâmica primeiro, marcando palavras ou frases que você considera importantes – Vai ser mais fácil de ler depois usando essas referências.

 

  1. Se você continua “enrolando” para fazer uma determinada tarefa, pergunte-se honestamente se é realmente necessário realizá-la – Depois, tome imediatamente a atitude adequada.

 

  1. Quebre grandes projetos em partes pequenas e estabeleça um cronograma com datas limite para cada um desses miniprojetos.

 

  1. Invista em um cesto de lixo maior – E use-o!

 

  1. Mantenha sempre uma lista de “coisas a fazer” e leia-a com freqüência –Risque todas as atividades que já tiverem sido completadas.

 

  1. Escute música suave no carro – Pois ela permite que seu subconsciente aflore e que seu cérebro passe a trabalhar mais criativamente. Também tenha sempre por perto um bloco para tomar notas (de idéias que eventualmente podem surgir).

 

  1. Em vez de se empanturrar no almoço, faça várias refeições menores e mais leves – E tente fazer um pouco de exercício (pelo menos dez minutos andando), logo após o meio-dia. Isso vai manter seu nível de concentração constante durante à tarde.

 

  1. Aprenda a diminuir um pouco o ritmo –Tire também dez minutos por dia para relaxar. Muitas vezes, a pressa acaba causando erros que custam mais tempo a longo prazo.

 

  1. Faça um planejamento diário –Isso vai lhe trazer sete benefícios:
  2. Vai ajudá-lo a manter o controle da situação.
  3. Vai ajudá-lo a estabelecer prioridades.
  4. Você pode verificar se fez tudo que pretendia.
  5. Você pode dividir grandes projetos em partes pequenas.
  6. Você consegue se lembrar de tudo.
  7. Você aproveita melhor o seu tempo.
  8. Você consegue aproveitar melhor as horas vagas.

 

  1. Solucione problemas, antes que eles se tornem maiores.

 

  1. Faça com que seu slogan seja “Faça agora!” – Respeitando sempre suas prioridades.

 

 

Uma ótima semana de muitas venda$!

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