Quais são as 9 dicas essenciais para negociar por e-mail?

O e-mail foi entrando vagarosamente em nossas vidas até se tornar algo insubstituível, quase um vício. Nem por isso negociar por e-mail é sempre uma boa opção. Seguem nove dicas essenciais para saber como e quando utilizar essa ferramenta nos negócios:

1. Qual é a mensagem? –O e-mail é perfeito para mensagens positivas ou afirmativas. Por ser mais fácil dizer um “não” ou endurecer por meio do computador, é largamente utilizado nesse sentido, porém com grande probabilidade de causar um constrangimento, mal-entendido ou sentimento ruim que vai precisar de muito empenho para ser dissolvido depois. Por isso, evite mensagens negativas.
    
2. É um documento? –Aproveite a mensagem para documentar todos os pormenores da negociação de forma clara e objetiva, como datas de pagamento, entrega, preços, quantidades, condições financeiras, características técnicas, etc. Guarde de forma organizada esses e-mails, evitando assim problemas futuros, já que essas mensagens são consideradas como documentos válidos para casos de litígios, processos advocatícios, etc.
    
3. De que geração é? –Jovens geralmente têm facilidade para se comunicar e, consequentemente, negociar via e-mail. Mas, se você perceber que o seu cliente é mais velho ou notar que, quando ele recebe sua mensagem, responde por telefone e quando lhe manda um e-mail, liga para perguntar se o recebeu, será mais eficiente voltar “à moda antiga”, com o telefone e/ou visitas.
    
4. Como escrever? –Pela informalidade do e-mail, muitas vezes escrevemos de forma direta e nossas palavras acabam sendo lidas de forma rude e seca. Para que isso não aconteça, seja objetivo e educado quando negociar por e-mail, ou seja, escreva com humanidade e delicadeza, mas, ao mesmo tempo, de forma organizada e direta.
    
5. Quer uma resposta? –Que sensação nos traz uma mensagem não respondida? Ruim, não é mesmo? Ficamos na dúvida se não foi recebida, talvez deletada, se foi para a caixa de spam ou a pessoa não quis responder. Por isso, sugiro que finalize seu e-mail com uma pergunta simples de ser respondida e aproveitar para colher informações.
    
6. Formal ou informal? –Com a disponibilidade das “caretinhas” nos navegadores, sua mensagem pode ter um tom mais divertido e descontraído, quebrando o gelo em momentos de dificuldade. Só não exagere, o e-mail não pode perder a conotação profissional.
7. Em quanto tempo responder?– Quando me perguntam qual é o tempo ideal para responder um e-mail, eu defendo o período que vai de 6 a 48 horas. Nesse período, você não vai parecer desesperado nem desinteressado.
    
8. Será que alguém percebe? –Evite utilizar seu e-mail pessoal para assuntos profissionais. Caso precise, informe-se como transformar uma conta do Gmail (outras como Hotmail, Yahoo, etc. talvez também tenham essa possibilidade) em corporativa. E-mails corporativos com uma assinatura rica em dados transmitem credibilidade, além de divulgar sua empresa.
9. Está nervoso ou com pressa? –Então, calma! Deixe o e-mail (e você!) descansar, assim evita erros. Nada pior que enviar uma mensagem para a pessoa errada ou escrever um texto com informações incompletas, dúbias e até mesmo erros de digitação ou português. Depois que apertar o “Enviar”, não tem mais volta. Por isso, releia sua mensagem, verifique se o(s) destinatário(s) está(ão) correto(s) e se o assunto estimula a pessoa a abrir seu e-mail.

Viva a internet! Quando utilizada de forma correta, traz grande ajuda. Bons negócios!