Os papéis, gráficos e cronogramas são importantes para documentar o resultado do planejamento, entretanto o fundamental é o exercício de pensar no que fazer. Só há dois motivos que justificam o fato de uma pessoa ter de dedicar esforços sobre-humanos para a realização de seu trabalho: ou ela não está devidamente capacitada para realizá-lo ou seu planejamento foi mal-feito.

O planejamento sem uma avaliação do grau de comprometimento assumido é um comportamento típico daqueles que se utilizam de sua capacidade de improvisação e de uma boa dose de ?sorte?, para alcançar seus objetivos. Depois recorrem a sua criatividade para justificar os motivos pelos quais as coisas não deram certo ou até para buscar algum culpado.

Sabe-se que o prazo, os recursos ? pessoas, equipamentos, softwares ? e o investimento requerido são os três fatores dos quais depende a viabilidade de qualquer projeto e, por isso, eles precisam ser dimensionados sem devaneios, já que o resultado será diretamente proporcional à disponibilidade dos mesmos. Óbvio? Tão óbvio que o ato de planejar acaba sendo encarado como uma atividade de rotina e realizado sem a devida seriedade, gerando os equívocos mencionados.

A questão é despertar o interesse pelo ato de planejar, sem querer minimizar a importância das ferramentas e técnicas de planejamento e gestão de projetos. Os papéis, gráficos e cronogramas são importantes para documentar o resultado do planejamento, entretanto o fundamental é o exercício de pensar no que fazer, como fazer, com quem fazer, no prazo restante, nas eventuais barreiras a enfrentar e, sobretudo, no chamado plano ?B?, caso algo saia diferente do que foi previsto inicialmente.

O exercício de planejar tem a mesma eficácia dos treinos antes de um jogo importante. É extrair das experiências anteriores as condicionantes necessárias para fazer as coisas acontecerem. Isso é o processo de planejamento.

O fato de ter tido sucesso em uma iniciativa no passado não significa a garantia de sucessos repetidos e que não é mais preciso planejar. E é justamente aí que mesmo os profissionais mais experientes acabam deixando o barco afundar, por negligenciarem a necessidade de ?treinar?, ou melhor, de planejar sua próxima investida. E diante da possibilidade de fracasso, depositam em sua equipe a missão de resgatar a todo custo os atrasos e a correção dos desvios de percurso.

O maior problema desses equívocos, que acabam gerando projetos já fracassados, é a injusta desmoralização do planejamento e a conseqüente desmotivação em relação ao ato de planejar. É um círculo vicioso: se planejo, e nada acontece como foi planejado, não vale a pena perder tempo planejando. E é muito difícil o planejador admitir que o problema está nele, e não no planejamento enquanto processo.

Outro motivo que leva o gestor a cometer enganos no planejamento é o desconhecimento ou esquecimento de suas próprias limitações. Todos nós, no nosso dia-a-dia, lidamos com atividades, circunstâncias e eventos naturais situados em duas áreas distintas: uma sobre a qual temos domínio e outra que independe de nossa vontade, mas que podemos influenciar.

Entender a relação entre domínio e influência requer mais do que uma boa formação técnica: requer, principalmente, uma boa dose de humildade para aceitar que nem todos os que estão ao meu redor têm o mesmo comportamento diante das mesmas situações.

Ter consciência daquilo que está sob o meu domínio e saber analisar as situações que deveriam estar em uma área de influência é mais ou menos como estudar as jogadas de uma partida de xadrez. Quanto maior o número de jogadas que você puder prever maior será a sua chance de sucesso.