O que é uma war room e como ela pode impulsionar suas vendas

Nossa equipe visitou um bunker da II Guerra Mundial em Londres para descobrir como uma war room (sala de guerra) pode ajudar empresas a venderem mais.

Por Natasha Schiebel

A II Guerra Mundial poderia ter tido um final diferente se Sir Winston Churchill, então primeiro ministro do Reino Unido, não tivesse feito de um bunker na região do parlamento britânico em Londres o seu gabinete de guerra. É que foi ali que Churchill e sua equipe traçaram as estratégias que, por mais de dois anos, garantiram a resistência solitária da Inglaterra contra a Alemanha de Adolph Hitler.

Na época, o líder nazista ameaçava a paz mundial. Com uma visão xenofóbica e racista, o comandante alemão desejava dominar o globo terrestre inteiro por meio da violência. Convencido de que a vitória viria, dizia-se que ele já imaginava um grande monumento em sua homenagem, que atrairia multidões de todos os cantos para reverenciá-lo.

Mas, no Reino Unido, Churchill, que era conhecido por seus discursos memoráveis e por ser considerado um homem à frente de seu tempo, estava disposto a fazer de tudo para evitar que isso acontecesse.

Para isso, escolheu a dedo os membros da sua equipe e, com eles, passou dias e noites na construção feita no subsolo do endereço oficial dos primeiros ministros britânicos em Londres (a famosa casa número 10 da rua Downing) analisando cada passo das tropas alemãs, pensando em estratégias para derrotá-las e definindo os rumos da batalha.

Hoje, décadas depois do fim da guerra, no local que serviu de abrigo e escritório para o primeiro ministro britânico e sua equipe em tempos de bombardeio à terra da rainha funciona um museu (o Churchill War Rooms) que reconstrói todos os ambientes desse importante palco da história mundial e mostra o que acontecia lá de forma extremamente visual e prática.

A equipe da VendaMais esteve no bunker de Churchill para participar de um evento que tinha como um dos temas centrais o uso de salas de guerra (war rooms) por equipes de vendas que estão enfrentando verdadeiras batalhas para vender mais.

É esse o cenário que você vê quando analisa o desempenho da sua força de vendas atualmente? Então esta reportagem é para você! Entenda melhor o conceito de war room, saiba o que você precisa fazer para criar a sua e coloque essa ideia em prática. Ela pode ser muito útil para garantir que os próximos meses sejam de excelentes resultados na sua empresa!

A war room de Churchill x Uma war room de vendas

planejamento de vendas 1

Winston Churchill tinha apenas um objetivo quando iniciou o trabalho em sua famosa war room: derrotar as tropas de Hitler na II Guerra Mundial. E foi justamente por isso que sua estratégia deu tão certo.

Ao longo dos mais de cinco anos em que o bunker do primeiro ministro britânico funcionou como ponto de encontro, debate e planejamento de ações para alcançar esse objetivo, cerca de 115 reuniões foram realizadas ali com um único propósito: definir o passo-a-passo que tornaria essa meta possível de ser alcançada.

Essa mesma ideia deve ser aplicada às war rooms de vendas. Ao focar em um único objetivo, reunir em um local todas as pessoas que podem, de alguma forma, ajudar a alcançá-lo, e dar liberdade para as ideias surgirem, as chances de resultados positivos são enormes.

Isso porque uma war room, quando bem feita, ajuda a encontrar soluções para grandes problemas e tem, ainda, o poder de motivar a equipe.

Vendedores são dependentes de energia, transparência, reconhecimento e do sentimento de progresso e de fazer parte de uma cultura vencedora e de um time vencedor. Com uma war room, você pode aprimorar vários desses fatores motivacionais”, analisa James Pember, CEO da consultoria de vendas Sparta Sales, da Suécia.

Steve Bussey, sócio da consultoria britânica Salestrong, acrescenta: “O retorno do trabalho de uma war room é praticamente imediato. Afinal, os vendedores saem das reuniões feitas em salas de guerra prontos para agir. Eles sabem o que fazer e como fazer, pois estiveram por horas, às vezes até dias, reunidos trabalhando para entender o cenário e decidir os próximos passos”.

E uma war room de vendas não precisa de 115 reuniões e mais de cinco anos para fazer com que os soldados ali presentes se preparem para a guerra. Quando bem organizada, uma war room de vendas pode trazer um retorno excepcional depois de apenas um dia de trabalho intenso.

Preparando a sua war room

Você pode transformar qualquer sala da sua empresa em war room!

No entanto, não pode achar que basta reunir seus vendedores em um ambiente que chamou de “sala de guerra” para que a magia aconteça.

Faz parte do conceito transformar o ambiente escolhido em uma verdadeira sala de guerra. Estas são algumas das características comuns a war rooms de vendas de sucesso:

1) Música

Um dos objetivos da war room de vendas é motivar a equipe. E salas silenciosas não cumprem esse papel!

Por isso, antes de reunir seu time na sua sala de guerra, faça uma seleção de músicas instrumentais (músicas cantadas tiram a concentração!) que têm uma energia boa.

Além disso, cuide da altura do volume em que elas serão tocadas. Não dá para deixar tão alto a ponto de dificultar a conversa entre os participantes da sala e nem tão baixo que faça com que esse cuidado passe despercebido.

Também se lembre de se preocupar com a duração da lista de músicas. Você não precisa ter que ficar mexendo no som o tempo todo. Basta organizar a playlist de forma a garantir que ela dure o “evento” todo.

2) Quadro de ações

Na parede de uma das salas de reunião do bunker de Winston Churchill havia um enorme mapa em que ele e sua equipe podiam analisar a posição das tropas britânicas e das tropas rivais e, a partir disso, definir o que era preciso fazer para derrotá-las.

A todo movimento, o mapa era atualizado e um novo panorama era apresentado à equipe, que podia repensar suas estratégias e definir novos rumos caso fosse isso que o mapa mostrasse que era necessário fazer.

Você também precisa ter um mapa como esse na sua sala de guerra!

Quadros de ações mostram transparência, dão feedback em tempo real e servem como reconhecimento de ações positivas – tudo ao mesmo tempo. Não é coincidência o fato de muitas empresas de vendas no mundo todo deixarem seus resultados visíveis a todos os membros da equipe, o tempo todo”, destaca James Pember.

Mas, claro, seu mapa não deve necessariamente ser um mapa territorial. Você pode simplesmente ter um quadro em que mapeia pontos fortes e fracos da sua equipe e do cliente, objetivos e estratégias para atingi-los.

No entanto, não caia na armadilha de apenas mapear os negócios fechados e o lucro. Destaque também os pequenos passos que levam aos fechamentos. Garanta que seu time sabe que comportamentos-chave (como reuniões, atendimentos via telefone e envios de propostas) são fundamentais para assegurar o fechamento. Isso ajuda não apenas a motivar os principais vendedores da sua equipe, como também incentiva os menos produtivos a seguirem o mesmo caminho”, conclui.

Com o passar do tempo e as novas decisões tomadas em conjunto na war room, o quadro deve ser atualizado apresentando as novas metas, estratégias e “posições” (quanto falta para atingir o objetivo traçado no início da conversa na sala de guerra?).

3) Conforto

Em uma war room, as principais decisões não são tomadas em 15 minutos. Muitas vezes, os participantes precisam ficar horas lá dentro debatendo as questões que estão na pauta para decidir que rumos vão seguir.

Por isso, se você quer que os debates em sua sala de guerra sejam produtivos, precisa se preocupar em deixar o ambiente agradável. Ou seja, mesas e cadeiras precisam ser extremamente confortáveis, a sala não pode estar nem muito fria, nem muito quente, os participantes devem ter água à disposição, precisam estar programadas pausas para banheiro e refeições rápidas, e assim por diante.

Além disso, se quiser de fato entrar no clima de guerra, em vez de convidar os participantes a sentarem em cadeiras em volta de uma mesa, você pode espalhar sacos de areia no chão, formar um círculo, colocar os temas de debate no centro e deixar o ambiente mais informal, com todos sentados nesses sacos.

O conceito de war room precisa ser levado a sério nos mínimos detalhes. Isso ajuda a motivar os participantes e garante melhores resultados nos debates que acontecerão a seguir. No entanto, sem deixar o importante conforto de lado. Seu saco de areia pode estar apenas “travestido” de saco de areia. Ou seja, ele pode ser uma confortável almofada com cara de saco de areia. Afinal, o importante é entrar no clima.

O que levar para uma war room

Mas não é qualquer questão do dia a dia de vendas que merece ser levada para uma sala de guerra.

Banalizar o conceito utilizando-o nas pequenas reuniões do dia a dia é o primeiro grande erro que você pode cometer ao tentar implementar essa ideia na sua empresa.

Nesse sentido, especialistas defendem que as war rooms de vendas se foquem em grandes negócios que estão perto de serem concretizados e que têm grande potencial de retorno (o que eles chamam de big deals). Ou seja, possíveis vendas que podem significar um ponto de virada na sua organização.

Dan Bernoske, consultor sênior da SBI (Sales Benchmark Index), empresa de consultoria norte-americana, justifica esse pensamento da seguinte forma:

90% das empresas que estão atrás da meta no final do segundo quadrimestre do ano costumam não conseguir alcançá-la até dezembro. Normalmente, 80% do lucro vem de 20% das negociações. E essas oportunidades costumam ser as mais complexas de se trabalhar. Elas exigem ciclos de venda mais longos. Ou seja, quando um grande negócio é perdido, é muito difícil recuperá-lo ainda no mesmo ano. Se você se encontra nessa situação no momento, entenda que todo o seu ano depende do que você vai fazer a partir de agora. Por isso, chegou a hora de reunir as tropas em torno dos negócios que podem fazer a diferença”, aconselha.

Com isso em mente, Bernoske recomenda que você faça uma sala de guerra com o foco em fazer esses grandes negócios acontecerem. É o que ele chama de “big deal war room”.

Uma big deal war room na prática

A ideia de uma war room focada em grandes negócios é colocar o foco de atenção no centro da “mesa” (pode ser no chão ou em um quadro) e, em conjunto com os “soldados” escalados, trabalhar o tempo que for preciso para definir as estratégias para conseguir efetivá-los.

Para isso, estes são os passos que você precisa seguir:

ETAPA 1 – Definição dos grandes negócios que estarão na mesa

É você quem vai liderar a war room? Então, é sua função definir, com dias de antecedência, quais serão os grandes negócios que serão avaliados, debatidos e “sabatinados” pelos presentes na sala de guerra.

Os critérios para definir quais serão os big deals da sua sala de guerra dependem, claro, dos seus objetivos. Porém, você pode considerar, dentre outros, aspectos como, por exemplo:

  • Tamanho do cliente.
  • Potencial de lucro do negócio.
  • Dificuldade para garantir o fechamento.
  • Desafios para dar conta do cliente depois que o negócio for efetivado.

ETAPA 2 – Definição dos “soldados” que participarão da war room

Grandes vendas não são fechadas apenas com o talento e a boa vontade dos vendedores!

Muitas competências de profissionais de outras áreas podem ser úteis na tomada de decisões da sala de guerra. Portanto, membros dos departamentos de marketing, financeiro, RH, pós-venda (e assim por diante) podem ter muito a contribuir.

Além disso, também é importante escalar profissionais de diferentes níveis hierárquicos. Isso porque, para funcionar bem, a sala de guerra precisa ter de vendedores a diretores, passando por supervisores e gerentes.

Essas diferentes visões contribuem muito para fortalecer os debates que acontecerão em seguida.

Porém, tome cuidado para não lotar sua war room com pessoas que não têm muito a agregar. Todos os que forem para a sala de guerra precisam ajudar na tomada de decisões. Por isso, faça uma seleção criteriosa dos participantes, escolha alguém para estar ao seu lado no comando da “tropa” e, juntos, cheguem à lista final dos “soldados” convocados.

Seja objetivo e racional na escolha. Se precisar cortar alguém do topo da pirâmide porque, naquele momento, aquela pessoa não tem muito a agregar, não tenha medo de retaliações. Use a objetividade e a imparcialidade para tomar a decisão e acredite nela até o fim.

ETAPA 3 – Criação de um guia estratégico para conduzir a reunião na war room

Quando o assunto é a forma de conduzir uma war room, Dan Bernoske introduz o debate apresentando o seguinte exemplo:

É o primeiro mês do terceiro quadrimestre. Na mesa, você tem uma possibilidade de venda que está sendo discutida há três meses (vamos chamar de cliente ‘A’). Você sabe que a possibilidade de fechamento é grande porque o diretor de compras do cliente disse isso para você. Como você faz para acelerar o fechamento? Organiza um big deal war room!

Inclui nele os responsáveis pela precificação, pelo produto/serviço, pelas vendas e quem mais achar que pode contribuir. A equipe, então, discute quais passos precisam dar para levar a negociação adiante”, orienta.

Especificamente nesse caso, a sugestão de Bernoske é que, na sequência, estas perguntas sejam feitas:

Onde o comprador está no processo de compra?
Já negociaram preço? Ou a equipe de vendas ainda tem a oportunidade de trabalhar as exigências?

Quais foram as ações mais recentes do cliente?
Por exemplo, ele exigiu uma reunião com o vendedor para avançar na negociação? Não tem respondido os contatos da equipe? Já deu sinais de que quer fechar?

Quem é a pessoa que toma a decisão final no cliente?
É o gerente de marketing? O CEO? Alguém do departamento de RH? Do departamento financeiro? São várias pessoas, de diferentes áreas?

Quais são os possíveis riscos que essa negociação pode trazer?
O cliente parece difícil de atender? As exigências que ele está fazendo durante a negociação poderão ser atendidas depois que o contrato for fechado?

Quais serão os passos que cada membro da sua big deal war room dará a seguir para garantir que os grandes negócios que vocês estão analisando se concretizem?

Deixando o cliente “A” de lado (voltaremos a ele em breve) e analisando um panorama mais aleatório, a SBI, consultoria da qual Bernoske é membro, sugere o seguinte formato de guia:

Informações importantes sobre o big deal:

  • Nome do cliente.
  • Potencial de retorno financeiro do negócio que está sendo discutido.
  • Há quanto tempo a negociação está acontecendo.
  • Dia da war room.
  • Status do big deal.

→ Perguntas que os participantes da war room devem responder sobre o big deal em questão:

Atenção!

Os participantes devem analisar e responder atentamente cada uma das questões abaixo antes de pensar no que devem fazer com cada grande negócio que estará em debate na sala de guerra. Quanto mais respostas “sim” vocês tiverem, maiores serão as chances de conseguirem fechar o grande negócio em questão. O campo “Influenciado por” indica quem tem maior influência sobre o cliente em cada aspecto (você ou um concorrente). O campo pode ficar em branco caso ninguém se destaque.

  • É importante que vocês não pulem etapas do processo. Respondam com calma todas as questões abaixo. As respostas serão fundamentais para o sucesso da war room.

war room vendas

*Definições:

  • Necessidades expressas. O cliente deixou bem claro quais são suas necessidades e está claramente buscando maneiras de resolver essas necessidades.
  • Não expressas. O cliente está ciente das suas necessidades, no entanto, ainda não as comunicou para você.
  • Desconhecidas. O cliente não sabe quais são suas necessidades.

Observação!

O guia deve ser impresso e distribuído para todos os participantes da war room para que as informações estejam visíveis e sejam compreendidas facilmente. Além disso, ele deve estar no quadro de ações no centro da sala para que todos os participantes possam visualizá-lo.

Como você deve imaginar, esse roteiro é apenas uma orientação do caminho que você deve seguir no início da sua big deal war room. Você pode incluir/excluir perguntas de acordo com o perfil da sua empresa e dos negócios que vocês estiverem analisando.

O importante é que as perguntas e as respostas mostrem qual é a realidade de cada negócio avaliado durante a reunião na sala de guerra. A partir disso, será muito mais fácil definir as estratégias que vocês colocarão em prática para concretizar esses negócios.

ETAPA 4 – Debate dos principais pontos levantados na sessão de perguntas e atualização do quadro de ações

Anteriormente, falamos que war rooms costumam ter quadros de ações em que os participantes acompanham, em tempo real, a evolução do trabalho, lembra?

Pois bem, depois de responder as perguntas que apresentarão os cenários de cada big deal, você e sua tropa devem analisar as respostas, debater o significado delas e começar a desenhar seu mapa no quadro de ações.

Nesse momento, precisa ficar bem claro para todos onde vocês estão em cada big deal avaliado, onde querem chegar e qual é a “distância” entre um ponto e outro.

Dentre as informações que precisam estar no quadro de ações nesse momento destacam-se:

  • Objeções que a equipe de vendas já ouviu desse cliente.
  • Possíveis formas de contornar essas objeções.
  • Pontos fortes da sua equipe para reverter situações negativas.
  • Os pontos fracos, que precisam ser mais bem trabalhados.
  • Gaps em que os concorrentes têm ocupado espaço.
  • O que vocês precisam fazer para cobrir esses gaps.

 Para isso, dê voz aos participantes da sua war room. Esse é o momento de brainstorming, todos devem poder opinar e ter suas respostas destacadas no quadro de ações.

Depois que o debate tiver chegado ao fim, vocês devem analisar de maneira mais criteriosa os pontos levantados e, na sequência, definir as estratégias para resolver os problemas e bater as metas.

Voltando ao cliente “A” exemplificado por Dan Bernoske anteriormente, nessa etapa, o time, então, decidirá quais são os próximos passos, levando em consideração que:

  1. Durante a sessão de perguntas, concluiu-se que a equipe não sabe de fato qual é o problema que o cliente “A” enfrenta e que as soluções que a empresa oferece poderiam resolver.
  2. Concluiu-se, também, que o cliente “A” precisa saber mais sobre o produto/serviço que vocês pretendem oferecer a ele para resolver o problema que ele enfrenta.
  3. O vendedor responsável pelo cliente “A” irá agendar uma reunião com o diretor de compras do cliente para saber mais sobre o problema que eles enfrentam.
  4. Você, então, irá educar sua equipe responsável pelo produto/serviço sobre o que o cliente “A” precisa para resolver o problema que enfrenta.
  5. O time irá revisar a proposta para garantir que ela esteja 100% focada no problema que o cliente “A” precisa resolver.

Ou seja, um simples passo-a-passo que orienta a etapa seguinte. 

ETAPA 5 – Criação de um plano de ação para atingir seu objetivo e definir as metas para todos os envolvidos

Essa é a etapa mais importante de toda a war room. Com base no que foi debatido até aqui, os participantes devem definir, juntos, quais serão os próximos passos. 

Digamos, por exemplo, que o objetivo é fechar dois grandes negócios até dezembro. Ou seja, vocês têm cerca de três meses para conseguir isso. Portanto, equilibrem a divisão de tarefas nesse período.

Não é preciso fazer tudo na primeira semana, mas também não se deve deixar 90% das ações para o último mês.

Use a ferramenta 5W2H para orientar o planejamento de cada estratégia:

O quê?
Detalhamento das ações que serão executadas até dezembro (ou até a data limite que vocês determinarem) para que a meta seja atingida.

Por quê?
Explicação dos motivos que tornam cada ação necessária.

Quem?
Definição dos profissionais responsáveis por cada uma das ações.

Quando?
Prazo para que as ações sejam colocadas em prática.

Onde?
Local em que as ações serão executadas (algumas podem ser no cliente; outras, na própria empresa e assim por diante).

Como?
Definição das ferramentas que os profissionais deverão utilizar para colocar as ações em prática.

Quanto vai custar?
Definição do orçamento disponível para cada ação.

Depois que todas as atividades estiverem definidas e detalhadas a partir do 5W2H, o plano de ação pode ser fechado e a equipe pode ir para a batalha!

ETAPA 6 – Motivação da equipe de vendas

Ao fim da war room, sabendo o que cada um precisa fazer para fechar os big deals analisados, sua equipe estará preparada para ir para a guerra. Porém, isso pode não ser suficiente para garantir que, até o fim do ano, vocês tenham conseguido fechar os negócios a que se propuseram na sala de guerra.

Assim, seu papel como líder é aproveitar o momento de animação com as metas propostas e com a war room em si para injetar doses extras de motivação na equipe. Lembre-se de que esses são os negócios que podem funcionar como ponto de virada para sua empresa este ano.

Portanto, trabalhe com premiações pelo atingimento de metas, recompensas especiais, bônus… Enfim, use sua criatividade para garantir que a energia criada pela  war room se mantenha na execução do planejamento.

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ETAPA 7 – Monitoramento, acompanhamento, cobrança e feedback

O campo de batalha é para a equipe, mas o líder precisa estar ao lado dos vendedores para acompanhar o progresso, cobrar a execução das estratégias e dar feedback sobre o andamento do planejamento.

Por mais que você confie na sua equipe, sem o seu comando há chances de o planejamento da war room cair por terra depois de algum tempo. Não deixe que isso aconteça.

Ainda na sala de guerra, defina quais serão as próximas reuniões de follow up e mantenha-se à disposição para debater o andamento do processo com a equipe.

Às vezes, no meio do caminho, pode ser que o percurso tenha que ser alterado (você não consegue prever as ações dos clientes e dos concorrentes em reação ao que você faz, certo?) e essas reuniões garantirão que o fim seja o mesmo, apesar da mudança na rota. 

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ETAPA 8 – Celebração das conquistas 

Oito etapas depois do início da war room chega a hora de analisar os resultados e celebrar as conquistas!

Distribua medalhas de honra aos seus soldados vitoriosos e mantenha o espírito da war room vivo. É um combustível para garantir que, no ano que vem, a vitória da guerra continue viva!

Agora é com você!

Coloque essas ideias em prática e vá para a guerra. Assim como Churchill, você não vai se arrepender de criar sua própria war room.

6 passos para fazer sua war room trazer os resultados esperados

war room vendas 1

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*Reportagem publicada originalmente na edição impressa da VendaMais de setembro de 2015

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