Vamos fazer uma conta simples e rápida:

• De quantas reuniões você participou na semana passada?
• Somando todas essas reuniões, quanto tempo você passou nelas?
• Quanto desse tempo, em %, foi realmente produtivo?

Comecei a pensar nisso o outro dia quando ouvi um comentário que me chamou muito a atenção: “Ufa, ainda bem que aquela reunião foi cancelada – era só desperdício de tempo”.

Quando uma reunião cancelada é melhor do que a que poderia ter acontecido, claramente é uma situação que merece atenção, concorda? Principalmente se vamos passar uma boa parte das nossas vidas produtivas ali – sendo improdutivos!!!

Acho que a pergunta realmente prioritária é bem simples:

PRECISAMOS MESMO TER ESTA REUNIÃO?

Se precisar (algumas realmente são muito produtivas e importantes), então entra aquela velha questão que, Marília e eu, sempre reforçamos com nossos filhos Dani e Rafa: Se vai fazer algo, faça bem-feito!

Ou seja: Se tiver que fazer a reunião, então que seja bem-feita. Não precisamos de mais coisas desperdiçando nosso tempo e energia em ambientes medíocres que por algum motivo foram sendo aceitos e até passaram a fazer parte da cultura da empresa.

Reuniões de vendas são, ao mesmo tempo, um dos maiores buracos negros que sugam tempo, energia e dinheiro das empresas, e uma das forças mais poderosas que existe quando feitas corretamente.

Infelizmente, pelo que temos visto, a maior parte das reuniões não é muito produtiva. Tanto que tem gente que falta, que chega atrasada, que está de “corpo presente”, mas o espírito longe (chamo esses de zumbis…), que participa só para aparecer na foto (tipo aluno que vai para a aula só para não levar falta).

Identificar os sinais de uma reunião problemática é muito importante para tomar medidas corretivas e garantir que as reuniões sejam produtivas e energizadas.

Aqui estão sinais claros de alerta:

1. Desinteresse e falta de atenção:

• Participantes distraídos: olhando para o celular, conversando baixinho, fazendo outras tarefas.
• Expressões faciais desinteressadas: bocejos, olhos fechados, olhar vago.
• Falta de participação nas discussões: não fazem perguntas, não respondem quando questionados, não contribuem com ideias.

2. Falta de foco e desvio do assunto:

• Discussões tangenciais: os participantes se desviam do tema principal, abordando assuntos irrelevantes ou pessoais.
• Falta de clareza e objetividade: as ideias não são bem articuladas, há dificuldade em se concentrar nos pontos principais.
• Excesso de interrupções: os participantes se interrompem constantemente, dificultando o andamento da reunião.

3. Apatia e falta de engajamento:

• Postura relaxada ou descuidada: os participantes se sentam encostados na cadeira, com os braços cruzados, demonstrando desânimo.
• Falta de iniciativa: ninguém se oferece para liderar discussões, apresentar ideias ou tomar decisões.
• Silêncio prolongado: a reunião se arrasta em longos períodos de silêncio constrangedor, sem que ninguém se manifeste.

4. Negatividade e desmotivação:

• Reclamações constantes: os participantes criticam tudo e todos, criando um ambiente negativo e improdutivo.
• Falta de entusiasmo: os participantes demonstram desinteresse e falta de motivação para participar da reunião.
• Resistência às ideias: as sugestões e propostas são recebidas com desconfiança ou hostilidade.

5. Impaciência e frustração:

• Olhar constantemente para o relógio: os participantes demonstram impaciência e desejo de que a reunião termine logo.
• Comportamento agitado: os participantes se mexem na cadeira, tamborilam os dedos na mesa ou demonstram sinais de inquietação.
• Suspiros frequentes: os participantes expressam frustração e desgosto com o andamento da reunião.

O maior e mais importante teste de todos: quando cancela a reunião, como as pessoas reagem?

Se todo mundo fica feliz que foi cancelada… já sabemos a resposta. (A grande pergunta que surge então é “Porque cargas d’água esta reunião continua acontecendo, e nesse formato???).

Analisando reuniões de maneira mais objetiva e produtiva

Uma ferramenta que uso com frequência e que pode ajudar muito a melhorar isto é o 5W2H.

O 5W2H (What, Why, Who, Where, When, How, How much) é uma ferramenta simples, mas poderosa, que pode ajudá-lo a planejar, conduzir e avaliar suas reuniões de forma mais eficiente.

Ao responder a cada uma das perguntas do framework, você garante que todos os aspectos essenciais da reunião sejam avaliados. Aí fica mais fácil entender o que e onde você precisa melhorar.

Dominando o 5W2H na Prática

Quem (Who):

• Quem realmente precisa estar presente?
• Qual o papel de cada participante?
• Como garantir a participação de todos os pontos de vista importantes?

Onde (Where):

• Qual o ambiente ideal para a reunião?
• Como a escolha do local pode influenciar a produtividade?
• Existem alternativas ao modelo tradicional de todo mundo sentado na sala?

Quando (When):

• Qual o melhor momento para realizar a reunião?
• Como evitar conflitos com outros compromissos?
• Como definir uma agenda clara e respeitar o tempo de todos?

O que (What):

• Qual o objetivo principal da reunião?
• O que se espera alcançar?
• Como definir objetivos específicos e mensuráveis?

Por quê (Why):

• Qual a importância da reunião para a equipe ou empresa?
• Como a reunião se relaciona com os objetivos e metas da equipe?
• Como comunicar o propósito da reunião aos participantes antes da reunião (foco!)?

Como (How):

• Qual a estrutura ideal para a reunião?
• Quais técnicas de facilitação podem ser utilizadas?
• Como promover a colaboração e a participação de todos?

Quanto custa (How Much):

• Quais os custos associados à reunião (tempo, recursos, energia)?
• O benefício da reunião supera os custos?
• Como otimizar o tempo e evitar desperdícios?

Ao aplicar o 5W2H em suas reuniões, você pode:

• Reduzir o tempo improdutivo e o número de reuniões desnecessárias.
• Melhorar a comunicação e o engajamento dos participantes.
• Tomar decisões mais eficazes e alcançar resultados concretos.
• Criar uma cultura de reuniões mais positivas e produtivas.

Vou repetir o ponto principal que coloquei lá no começo do artigo. Acho que a pergunta realmente prioritária é bem simples:

PRECISAMOS MESMO TER ESTA REUNIÃO?

E repetir e reforçar que, se tiver que fazer a reunião, então que seja bem-feita. Não precisamos de mais coisas desperdiçando nosso tempo e energia em ambientes medíocres que por algum motivo foram sendo aceitos e até passaram a fazer parte da cultura da empresa. Concorda?

Lembre-se: O 5W2H é apenas um guia. Adapte-o às suas necessidades específicas e à cultura da sua empresa. O importante é que ele sirva como um framework para organizar e estruturar suas reuniões de vendas, garantindo que elas sejam focadas, eficientes, engajadoras e produtivas.

E você: o que tem feito para eliminar reuniões desnecessárias e tornar as necessárias ainda mais poderosas?

E lembre: se for fazer, faça bem-feita!

Repita comigo mais uma vez, imprima e coloque na parede, compartilhe com as pessoas do seu time que precisam ouvir isso: não precisamos de mais coisas desperdiçando nosso tempo e energia em ambientes medíocres que por algum motivo foram sendo aceitos e até passaram a fazer parte da cultura da empresa.

Abraço, boa $emana e que suas reuniões sejam muito produtivas,
Raul Candeloro
Diretor

P.S. São assuntos assim que discutimos na minha mentoria Alpha. Se você é líder/gestor/a de uma equipe comercial e quer se reunir comigo quinzenalmente para revisar melhores práticas de liderança e gestão comercial, mais informações aqui: https://www.mentoria.raulcandeloro.com.br/