Planeje-se! Esse é um passo fundamental para seu sucesso em vendas! A vida do vendedor profissional é bastante agitada. Sofre constantes pressões de todos as partes. De um lado, estão os clientes exigindo um atendimento competente, rápido e eficiente na hora de comprar. De outro, as empresas/patrões cobrando mais vendas, além de terem de executar outras tarefas, viagens, deslocamentos, esperas para serem atendidos nas salas dos compradores, etc.

Com isso, as 24 horas do dia ficam bastante curtas e não sobra tempo para mais nada. O trabalho de pós-venda e o investimento em conhecimento, por exemplo, ficam prejudicados. Mas será que se o dia passasse a ter 30 horas mudaria alguma coisa? Com certeza não, pois o problema não está no tempo em si, e sim na execução de tarefas sem planejamento nem estabelecimento de prioridades.

Por que o tempo é escasso para alguns profissionais e suficiente para outros? Por que algumas pessoas fazem mais em menos tempo, enquanto outras, por mais tempo que tenham, não conseguem realizar muita coisa?

O que ocorre é que muitos confundem o senso de urgência com o de importância. Assim, deixam de fazer o que é importante para executarem o que é urgente.

Quando se fala em planejamento e administração do tempo, duas coisas são bastante distintas: o urgente e o importante. O urgente nem sempre é importante assim como o importante geralmente não é urgente. Entretanto, o que acontece é que em vez de se dizer ?isto é importante?, ?isto é prioridade?, diz-se logo ?isto é urgente?, ?isto é para ontem?.

A urgência se refere a prazo e requer ação imediata para execução de algo. Já a importância está relacionada a valor, é o que traz resultados. Saber fazer a diferença entre as duas coisas é o que diferenciando os profissionais de vendas produtivos dos improdutivos.

Para melhor aproveitamento do tempo, o vendedor deve fazer uso da matriz de gerenciamento do tempo ou matriz da importância x urgência, analisando as atividades dos quatro quadrantes, distinguindo o importante do urgente, para se adequar ao quadrante da eficiência e proatividade.

Quadrante 1 ? Atividades importantes e urgentes
É o quadrante das necessidades, da pura crise e da pressão. Os problemas acontecem e têm de ser resolvidos, para que a situação não se agrave mais ainda. Nele estão os vendedores gerenciadores de crise e os apagadores de incêndio. São os que negligenciam as metas de vendas e querem atingi-las na última semana do mês, usando todos os artifícios para vender. As conseqüências são o estresse, ansiedade, fadiga e aborrecimentos.

Quadrante 2 ? Atividades importantes, mas não urgentes
É o quadrante da qualidade e do planejamento. É aí que se obtém resultados positivos, pois as tarefas importantes geralmente não são urgentes e podem ser planejadas. Agora, quando negligenciadas, viram crises e vão se encaixar no quadrante 1. O planejamento de vendas é de suma importância, mas não urgente. No entanto, se não houver um bom acompanhamento na execução, passa a ser importante e urgente.

Quadrante 3 ? Atividades urgentes, mas não importantes
Aqui estão as atividades triviais, consideradas urgentes, mas sem valor ou importância. É o quadrante da urgência pura. Muitos profissionais de vendas perdem tempo reagindo às tarefas urgentes, como se fossem importantes, quando deveriam agir proativamente sobre o que realmente tem importância. São as ligações de celulares nas reuniões ou diante dos clientes, assim como as mensagens de e-mails sem futuro.

Quadrante 4 ? Atividades nem urgentes nem importantes
É o quadrante do desperdício. São tarefas agradáveis, mas que não levam a nada, desperdiçando boa parte do tempo. É o bate-papo prolongado no cafezinho, falar mal do chefe, da empresa, da concorrência, do mercado em crise, discussão sobre futebol, comentários sobre a cervejada da noite anterior, etc.

Na realidade, não se administra o tempo, pois ele é igual para todas as pessoas. O que o vendedor deve fazer é gerenciar suas atividades no tempo de que dispõe para executá-las. Para isso, é fundamental estabelecer prioridades na realização das tarefas, porque prioridade é o que tem importância e valor. É sempre bom ter em mente o princípio de Pareto, que diz: ?80% dos nossos resultados são oriundos de 20% dos nossos esforços?.