Nem todos os negócios têm o mesmo grau de simplicidade. Para negócios que requerem um grande número de prospecções de novas vendas, por exemplo, os níveis esperados de pedidos podem ser bem menos previsíveis. O valor das vendas de cada consulta ou pedido pode variar significativamente, assim como a relação de conversão de consultas em pedidos. O número de visitas com o objetivo de venda, ao contrário daquelas destinadas a serviço para clientes, cobrando débitos atrasados, ou pesquisando informações do mercado, também podem variar significativamente. Grandes clientes precisam de visitas regulares para manter os seus negócios: os clientes potenciais também precisam de visitas regulares, porém de uma forma diferente. Se você não definir metas para os clientes potencias, sua equipe de vendas poderá estar atendendo bem ao número de chamadas que surgir, mas você e sua empresa não estarão aproveitando adequadamente o potencial que o mercado oferece e, conseqüentemente, se distanciando das metas originalmente planejadas de participação no mercado.

A solução para isso é analisar a carga de trabalho, aplicando um método que chamamos de “Fórmula de Thorn para Otimização das Vendas”. À primeira vista, parece ser uma abordagem altamente teórica. Porém, quando aplicada com inteligência – e não apenas mecanicamente, ela pode proporcionar um modelo muito útil do “Que tal se…?” para otimizar seus retornos de vendas.

Otimização das vendas
Primeiro, há algumas variáveis de vendas a identificar, que você pode medir e então acompanhar. Elas podem ser as seguintes:

Sua meta de venda ou pedidos = V (em R$)
Total de pedidos esperados no ano = P
Logo, seu valor médio por pedido é = V/P (R$ por pedido)
Número de cotações (orçamentos)/ano = C
Visitas de vendas/ano = Vv
Visitas Totais/ano = Vt
Total de Dias de Vendas = Dv
Dias úteis Totais = Dt

Então, para uma simples análise matemática, podemos ver que os pedidos que precisam ser gerados a cada dia (V/DT) são uma função de:

(V/Dt) = (V/P) x (P/C) x (C/Vv) x (Vv/Vt) x (Vt/Dv) x (Dv/Dt)

Ou numa linguagem mais simples:
Pedidos por dia = média do valor dos pedidos (V/P), vezes a taxa média de conversão de consultas em pedidos (P/C), vezes o número médio de consultas recebidas por consulta que gera vendas, ou eficiência de cotação (C/Vv), vezes a taxa de visitas de vendas, ou a proporção de visitas de vendas para o total de visitas (Vv/Vt), vezes o número de contatos feitos por dia de venda (Vt/Dv), vezes a taxa de dias de vendas disponíveis, expressa como proporção dos dias úteis totais.
Note que, a título de simplificação, supomos que os pedidos recebidos no período em questão correspondem às vendas efetuadas. O primeiro pode ser mais fácil de medir do que o segundo).
Por ora, estamos ainda na fase de planejamento. É importante estabelecer o que essas relações representam atualmente para os seus negócios, se você ainda não os conhece. Definia agora novas metas, as quais você acredita que possam ser conseguidas levando em conta cada uma dessas relações.
Você logo verá que pequenas melhorias podem causar mudanças significativas no número de dias de vendas (e, portanto, no número de vendedores) que você precisa. Por outro lado, é isso é um fator positivo, os dias de vendas extras criados melhorando a eficiência podem ser usados para conquistar mais negócios.
A partir do que dissemos, torna-se simples transformar esta fórmula de maneira a incluir outros parâmetros particularmente importantes para o seu negócio. Por exemplo, você pode estar interessado na monitoração não apenas do retorno de vendas, mas também do preço unitário e do volume. Se assim for, você pode desdobrar a relação (V/Dt) da seguinte maneira:

Pedidos por dia = (V/Dt) = Preço Unitário (V/unidade) x Unidades pedidas por dia (Unidades/Dt)

Você pode considerar também os aspectos de análise e controle de credito. Afinal, bens ou serviços faturados somente representam dinheiro no banco quando as faturas tiverem realmente sido pagas. (Observe também que você certamente irá querer pagar as comissões sobre as vendas quando o dinheiro for recebido, não quando for faturado.) Conseqüentemente, pode monitorar os valores faturados (VF) e o valor recebido (VR). Portanto, a relação (VR/VF) torna-se uma importante relação de controle de crédito, que deve ser a mais próxima possível de 1.
O seu negócio também pode ser altamente dependente das demonstrações que o seu pessoal de vendas faz dos produtos ou serviços. Você precisa, então, monitorar a relação denominada cotações para demonstrações, ou (C/Dd}. Se você quiser ainda pode monitorar a relação entre as demonstrações e as relações de consultas (Dd/Cons), para completar a seqüência.
Uma versão mais completa da equação então ficaria assim:

Vendas recebidas (isto é, pagas) por dia = (VR/Dt) = (VR/Unidade) x (Unidades/DT) x (VR/VF) x (VF/P) x (P/C) x (C/Dd) x (Dd/Cons) x (Cons/Vv) x (Vv/Vt) x (Vt/Dv) x (Dv/Dt)

VR/VF relação de crédito
VF/P valor médio dos pedidos
P/C razão de conversão de cotações em pedidos
C/Dd relação de demonstrações bem-sucedidas
Dd/Cons fator de sucesso nas consultas
Cons/Vv relação de consultas por visita
Vv/Vt relação de visitas de venda
Vt/Dv consultas por dia
Dv/Dt relação dos dias de venda disponíveis

Note mais uma vez que, para simplificar, assume-se que todos os pedidos recebidos serão faturados.
Outras relações que podem ser monitoradas da mesma maneira são: quilômetros, percorridos por dia ou por contato, custo de cada visita, a relação de contatos pós-venda ou contatos de novos clientes para o número total de contatos, etc. Todas estas podem ser descritas pela mesma abordagem global, se essa diferenciação for representativa para o seu mercado.
Um benefício que este procedimento analítico rigoroso proporciona, além da otimização da sua eficiência de vendas, resultante do desdobramento de suas metas em itens menores e identificáveis, é que você pode aplicar a fórmula a uma equipe inteira de vendas, ou apenas a uma região, ou até mesmo a um indivíduo ou produto. Por exemplo, uma reclamação costumeira do pessoal de vendas é que o planejamento dos contatos não leva em conta a diferença entre os casos nos quais as visitas se entendem a uma área grande com muitos pequenos compradores, e contatos para fechar negócios especialmente grandes – o que pode resultar em talvez um único contato por dia em certas ocasiões.
A resposta é clássica é que estas metas são apenas médias, e que o mais importante é atingir a meta final, global. Porém, usando a fórmula apresentada para levar em conta as necessidades específicas da região para cada pessoa, podem-se definir metas que reflitam as circunstâncias individuais.

Clientes-chave
O seu negócio pode estar na dependência de um pequeno número de clientes-chave.
Estes necessitarão de um plano de vendas muito específico e especial, além de uma estratégia que maximize as vantagens que tais empresas podem oferecer a um fornecedor. A abordagem acima pode ser muito boa.