Novembro é um dos meses mais corridos do ano. Vendedores lutam para aproveitar o movimento do final de ano e o 13º na economia para fazerem cálculos. Será que o ano vai fechar bem? Será que é possível alcançar a meta pretendida durante o ano?

Essa visão de novembro ser o mês de fazer cálculos nos persegue desde a escola. Levante a mão quem nunca calculou quanto precisava tirar de nota no quarto bimestre para passar de ano e não ficar em recuperação. Vez ou outra, descobríamos que precisávamos de notas impossíveis, de um dez e meio, de um onze!

Em vendas, acontece a mesma coisa, com a diferença de que não há um momento determinado, preciso, nos informando que a meta é impossível de ser atingida. Nos enganamos, achando que ainda dá, que vamos atender 200 clientes por dia durante uma semana, que alguém, do nada, vai querer comprar 70% da produção do mês, sem pedir desconto.

O consultor e escritor A. J. Limão Ervilha diz que esse é um dos grandes erros das empresas brasileiras. ?Há uma tendência de só rever as metas no final do período e, quando as acompanham, o fazem através de resultados acumulados, sem um período determinado. Calculam a quanto estão da meta no dia em que o gerente ou diretor se lembrar de fazer isso. Outras empresas calculam por quinzena, o que é menos mal. Quando se trata dos objetivos anuais, a prática é parecida, com corte (análise) semestral. Outra cultura nas empresas brasileiras é a de que as metas só se realizam na terceira dezena do mês ou nos últimos dois trimestres do ano. Isso prejudica uma reavaliação?, ou seja, para Limão, ?muitos vendedores trabalham meio ano em um ritmo, meio ano em outro?. Torna-se difícil fazer qualquer conta nessas situações.

Yasushi Arita, autor do livro Olhe o que Você Está Fazendo com a Sua Vida, diz que o problema não está em se atingir ou não a meta até o final do ano. A questão começa bem antes: ?Para se definir metas é preciso, em primeiro lugar, estabelecer o que se deseja realizar e ter convicção desse alvo. Após essa definição, o segundo passo é traçar claramente o prazo que deseja alcançar a meta ? isso significa determinar dia, mês e ano. Sem definição exata a meta fica à deriva. Depois da elaboração de um planejamento detalhado, é o momento de partir para a ação. Para que a meta da empresa seja atingida é necessário que todas as pessoas envolvidas tenham o alvo muito claro e alinhado às exigências, responsabilidades e envolvimento dos colaboradores. É muito importante que os objetivos e critérios sejam muito bem definidos e compartilhados com os envolvidos.?

Para Michael Porter a estratégia é ?a arte de explorar condições favoráveis com o fim de alcançar objetivos específicos?. Portanto, meta deve ser entendida como um ou mais objetivos específicos a serem alcançados. Já Evaldo Costa, conferencista e autor do livro Como Garantir Três Vendas Extras por Dia, concorda com a necessidade de se começar planejando bem. ?Em primeiro plano devemos enfatizar que a meta deve ser parte integrante de um amplo e consistente plano estratégico, que subsidiará a formulação das metas.? Ele dá cinco dicas para se atingir esse caminho:

1. Não tentar fazer o plano sozinho. Recorrer a ajuda de um especialista é mais produtivo. Para utilizar adequadamente essa ferramenta, haverá necessidade de manipular indicadores adequados, análises históricas, projeções, etc. Dificilmente uma pessoa que não esteja familiarizada com as técnicas de planejamento poderá elaborá-lo com resultados otimizados.

2. Envolver as lideranças no processo. Os líderes devem estar comprometidos com as metas, para que possam envolver seus subordinados.

3. Evitar criar muitas metas. Não é a quantidade de tarefas que fará a diferença, e sim o cumprimento das que foram traçadas. Além disso, as metas precisam ser pragmáticas, contemplando fatores qualitativos e quantitativos. Manter o equilíbrio entre ambos os fatores é um desafio a ser alcançado por todas as empresas que desejam obter sucesso no estabelecimento de metas.

4. Indicar um responsável pela coordenação do processo. Marcar reuniões, elaborar atas, acompanhar a evolução dos pontos programados e garantir um feedback são algumas das suas tarefas.

5. Manter foco. Não atire para todos os lados. Como gestor, você deve sempre se perguntar: o que estou fazendo hoje está me aproximando ou me distanciando das minhas metas?

Luís Panizo, da empresa de treinamento NetEsportes, acrescenta que a prioridade deve ser sempre o melhor resultado possível. Prazo é importante, mas não é prioridade. Se a prioridade for o prazo, o foco pode ser perdido e a tendência a falhar é maior. A definição das prioridades deve ser baseada nas metas. O que mais nos aproxima das metas é prioridade.

Vamos definir alguns termos

Plano estratégico

Processo que mobiliza a empresa a escolher e construir o seu futuro. Em outras palavras, o que você vai ser quando crescer?

Negócio

É o entendimento do principal benefício esperado pelos clientes. O que eles esperam que a empresa dê a eles.

Missão

É a razão de existir da empresa no seu negócio. Como pretendemos fazer o que esperam da gente.

Princípios

Balizamentos para o processo decisório e o comportamento da empresa no cumprimento da sua missão, ou seja, a lembrança constante de que os fins não justificam os meios.

Análise do ambiente

Conjunto de técnicas que permitem identificar e monitorar permanentemente as variáveis competitivas que afetam a performance da empresa.

Visão

É a explicação do que se visualiza para a empresa.

Metas

São os resultados que a empresa precisa alcançar em determinado prazo para concretizar sua visão, sendo competitiva no ambiente atual e no futuro.

Estratégia competitiva

É o que a empresa decide fazer e não fazer, considerando o ambiente, para concretizar a visão e atingir as metas, respeitando os princípios, visando cumprir a missão do seu negócio.

Adaptado de Construindo Estratégias para Vencer, de Paulo de Vasconcelos Filho e Dernizo Pagnoncelli. Editora Campus/Elsevier.

Velocidade

Luís Panizo lembra a importância de acompanhar de perto todos os dados e não ter receio de agir: ?Se foi percebido que não será possível atingir as metas propostas, não haverá período para atingi-las, mas sim para corrigi-las, baseado em fatos e dados reais, e não em delírios e ganância. Assumir o erro e corrigi-lo é a atitude correta de um vencedor, de um bom líder.?

Gregório Borges Ventura, gerente comercial do Café Letícia, é um exemplo do que o acompanhamento do planejamento e do alcance das metas pode fazer. ?Em 2006, percebemos que seria necessário criar uma embalagem diferenciada para o nosso Café Letícia, para quem mora sozinho e consome pouco café. O café precisa ser bem novo para preservar seu aroma e sabor. Quem mora sozinho sai perdendo com as embalagens de 500 e 250 gramas disponíveis no mercado. Lançamos a embalagem de 180 gramas, que gerou bons resultados ao longo desses últimos meses. Recentemente, mudamos também o sistema de remuneração, para torná-lo mais atrativo para o atingimento de metas.?

Para não errar no próximo ano

A. J. Limão Ervilha dá a receita para estabelecer as metas de 2007 de maneira correta:

1. Classificar os clientes em níveis:

a) Grandes

b) Médios

c) Pequenos

d) Novos

e) Prospecção

2. Conte quantos clientes tem em cada nível, na carteira, inativos e em prospecção.

3. Coloque a freqüência de visitas necessárias para cada um dos níveis. Por exemplo: um cliente grande, classificado em A, precisa de quatro visitas de vendas por mês; um cliente médio, três visitas, um cliente novo, classe D, precisa de quatro visitas também, e assim por diante.

4. Multiplique o passo 2 pelo 3 e terá a freqüência de contatos anual necessária a cada nível de cliente.

5. Some esses totais. Essa é a necessidade de contatos para a cobertura do potencial de clientes.

6. Em seguida, calcule os dias úteis de vendas na semana. Desconte reuniões, relatórios e outras tarefas. Considere os dias em que a força de vendas passa somente nos contatos com os clientes. Multiplique pelo número de semanas no ano. Não se esqueça de descontar as férias e os feriados. Esses são os dias efetivos de trabalho de vendas disponíveis para produzir o faturamento.

7. Encontre a necessidade dos contatos para obter os objetivos específicos de vendas, dividindo o passo 4 pelo 5. Esse é o número de contatos diários para atingir as metas de vendas.

Se o número encontrado for inferior ao que é praticado, significa que terá, com certeza, problemas no atingimento das metas. Mas se para o ano que vem a situação estiver sob controle resta esse ano. O que fazer? Vire a página. Caso sua empresa esteja muito longe de atingir as metas pretendidas, leia a parte de cima. Caso vocês estejam quase atingindo a meta, ou já a tenham superado, leia a parte de baixo.

Leia se faltar muito para sua empresa atingir suas metas de vendas do ano É muito tarde para atingir as metas planejadas? Provavelmente sim, mas não é tarde para tomar algumas medidas a fim de diminuir o prejuízo.

Evaldo Costa diz que as empresas precisam adotar uma ótica proativa. Para isso, elas devem perceber que elaborar um plano de metas é tão importante quanto abrir as portas da empresa todos os dias. ?É uma questão de foco?, afirma. ?Sem ele, é como navegar sem rumo definido. Não raro, as companhias traçam atividades anuais, mas as abandonam rapidamente, sem exaurir todas as possibilidades de sucesso.? De acordo com ele, ?em um navio de guerra, em que o perigo de morte é iminente, passa-se um mês planejando e onze executando o que foi planejado. Já nas organizações, transcorre-se um mês planejando e onze executando o que não foi previsto.? Assim, se as metas não foram perseguidas durante um ano, não podem ser atingidas em poucas semanas.

É preciso ter a coragem, diz Yasushi Arita, de parar e fazer tudo de novo. ?Invariavelmente, o caminho é, repito, parar, rever, reformular, retroceder e continuar. Muitos dirigentes ainda acreditam que uma parada estratégica é sinônimo de fracasso, enquanto que a verdade é exatamente o contrário. Se a dificuldade de atingir uma meta é da equipe e não de um caso isolado, algo pode estar errado. É preciso encontrar o erro para que uma simples falha não se transforme em um problema generalizado. Em alguns casos, uma simples reformulação pode fazer toda a diferença.?

Veja a seguir as dicas de Evaldo Costa, Luís Panizo, Yasushi Arida, A. J. Limão Ervilha e da equipe VendaMais para diminuir os prejuízos causados por uma meta anual não atingida:

Para vendedores e gerentes

1. Faça uma campanha de incentivo para seus clientes: sorteios de prêmios, incentivos para indicações de novos clientes, estímulos a compras maiores ?pague 5, leve 6? ou ?descontos especiais para compras a partir de tantos mil reais?, entre outras ações similares. Lembre-se de que o fato de você querer melhorar seus números de venda não significa que você vá fazer uma operação que resulte em prejuízo. Estude o impacto financeiro antes de agir.

2. Concentre-se nos clientes de maior participação no faturamento e estabeleça estratégias e táticas especiais para negociar com eles.

Para gerentes

3. Estabeleça uma submeta. Diga à sua equipe que, como a meta ?X? não será alcançada, irá lutar para atingir a meta ?X ? 15%?, com premiações menores que as da meta total, mas, mesmo assim, com premiações. Essa dica não pode ser usada com freqüência, para não se tornar algo esperado pela força de vendas. Use em um ano e, no ano seguinte, use as lições da meta não atingida para traçar objetivos mais bem calculados e para estabelecer um acompanhamento contínuo dos seus vendedores, evitando correrias no final do período.

4. Use a emoção. Apele para gritos de guerra, reuniões de motivação, espírito de equipe. Se quiser, pode contratar um consultor motivacional, mas não é fundamental. Basta você se concentrar em fazer com que seu pessoal não se deixe abater e entenda que ainda podem fazer muito.

5. Dê flores ou uma cesta de café da manhã para o cônjuge do seu vendedor ou vendedora, agradecendo o apoio e a compreensão pelo esforço do marido ou esposa nessa época. Assim, a família ajudará a incentivar seu funcionário.

Leia se faltar pouco ou se vocês já atingiram a meta do ano

Muitas vezes, estar perto da meta anual é mais prejudicial do que estar distante dela. ?A proximidade do objetivo pode fazer com que fiquemos displicentes, perdendo algumas oportunidades de negócios, podendo indicar uma falha na direção da empresa?, alerta Yasushi Arita. ?Essa situação pode significar tanto uma grande eficiência da sua equipe como demostrar erro no planejamento. É necessário analisar.? Definir metas abaixo do que poderia ganhar pode ajudar a afundar uma empresa, além de vender menos do que poderia, está gastando mais do que deveria em premiações para a equipe de vendas.

Já Luís Panizo diz que teve como cliente uma empresa cuja equipe de vendas havia batido recordes de vendas por dois anos consecutivos. ?Aí, sua diretoria traçou a meta de 20% de crescimento acima do recorde conquistado, em um ano de terrível recessão. A maior probabilidade, em um caso como esse, é de falha, frustração e descrédito tanto no trabalho de novas metas como dos profissionais encarregados de passar essas metas para as equipes.?

O ponto principal, dizem Luís Panizo, Yasushi Arita, A. J. Limão Ervilha e Evaldo Costa, é analisar os números. A partir de então, uma atitude pode ser tomada. Veja as dicas dos consultores e da equipe VendaMais para cada situação.

Se a meta foi definida abaixo da capacidade de desempenho do grupo

1. Tente criar uma ?supermeta? acima da meta quase atingida.

2. Envolva sua equipe de vendas na criação de uma ?operação 13º?. Peça sugestões de ações e atividades para aumentar as vendas, baseado no dinheiro extra que entra no mercado. Ao deixar que eles próprios criem a campanha de vendas, você também desenvolve na equipe princípios de liderança e percebe quem está mais apto para uma eventual promoção.

Se a equipe é muito boa

3. Crie programas de motivação permanente, que ajude sua equipe a se manter no mesmo ritmo. Lembre-os do compromisso com os clientes, aos quais devem ser visitados com meta ou sem meta; de que um cliente a mais significa um cliente a menos na concorrência, facilitando o próximo ano. Use testemunhais, e outros.

4. Trace novos e complexos desafios. Crie estratégias de incentivo. Mantenha o ritmo em ascendência. Muitas empresas realizam, nessas condições, reuniões ou palestras que são ?pura festa? ? uma gotinha de motivação e nenhum outro conteúdo. Não caia nessa armadilha.

5. Desafie sua equipe a fazer coisas novas, a desenvolverem novas formas de conseguir e encantar clientes. Procure por boas práticas, benchmarking, novos conceitos em leituras de livros, dicas em revistas, cursos ou consultorias.

Assegure-se de continuar a desenvolver essa equipe para o próximo ano. Seu bolso e seus clientes vão agradecer.

Acerte o alvo

Se atingir uma meta é acertar um alvo, um bom exemplo é o treinamento da empresa de Luís Panizo, bicampeão e recordista brasileiro de arco e flecha. Baseado em sua experiência, com apoio de psicólogos e profissionais da área de T&D, desenvolveu um treinamento para profissionais baseado no esporte.

?Alguns conceitos são bem visíveis: mudança (a novidade, o desconhecido), concentração (o foco), técnica (a estratégia), posicionamento (a postura), objetivo ou metas (o alvo), habilidades e treinamento (as competências), a competição (a concorrência) e a cooperação (a equipe), resultado, autoconfiança, equipamento (as ferramentas), segurança, velocidade (a administração do tempo), realização e frustração, a individualidade e a participação em equipe. Mas alguns conceitos são subjetivos e dependem da capacidade de observação e de saber ouvir e se comunicar?, afirma.

Panizo conta um caso desse ?saber ouvir?: ?O presidente de uma multinacional passou por uma fase do treinamento sem dar muita atenção a minha instrução e errou. Na segunda fase, pedi que ele tentasse, primeiro, dar atenção e confiar um pouquinho no instrutor. Ele melhorou. No fechamento da palestra, pediu a palavra e confessou que não havia dado muita atenção à primeira tentativa e, depois de chamada sua atenção, pôde ouvir melhor, aprender mais e melhorar o resultado, ressaltando a importância da comunicação, de saber ouvir, independentemente da hierarquia?. Da mesma forma, metas não são definidas por decreto. É preciso ouvir o mercado e sua equipe.

Desafio VendaMais

VendaMais perguntou a três empresas quais eram suas metas e o que pretendiam fazer para alcançá-las. Daqui a alguns meses, voltaremos a falar com Tatiana Matias, diretora executiva da Airfree Purificadores de Ar, com Gregório Borges Ventura, gerente comercial do Café Letícia e com Cassio Spina, fundador, diretor executivo e presidente do Conselho da Trellis, empresa especializada em tecnologia de comunicação de dados e voz, para ver se eles atingiram as metas, quais dificuldades encontraram e o que eles têm a dizer para os leitores sobre 2007.

Para Saber Mais:

Livros:

Título: Gigantes das Vendas.

Autor: Vários autores (entre eles Evaldo Costa e A. J. Limão Ervilha)

Editora: Landscape/VendaMais

Título: Construindo Estratégias para Vencer

Autor: Paulo de Vasconcellos Filho e Dernizo Pagnoncelli

Editora: Campus/Elsevier

Consultores

A. J. Limão Ervilha é palestrante, professor, consultor de empresas e autor de livros sobre vendas, negociação e liderança.

E-mail: [email protected]

Evaldo Costa tem mais de 30 anos dedicados ao varejo, é mestre em Administração, autor do livro Como Garantir Três Vendas Extras por Dia.

Visite o site: www.evaldocosta.com.br

Yasushi Arita tem formação em Neurolingüística, é autor do livro Olhe o que Você Está Fazendo com a Sua Vida (Bella Publicações).

E-mail: [email protected]

Luís Panizo é diretor da NetEsportes.

Visite o site: www.netesportes.com

Visite o Clube do Vendedor (www.clubedovendedor.com.br) e confira o e-book e o áudio ?Planos e Metas? elaborados por Raúl Candeloro. Lá você também encontra a planilha ?Planejamento e Organização de Vendas? e o checklist ?Como Planejar e Organizar suas Vendas? elaborados por A. J. Limão Ervilha