Planejar futuros contatos com clientes pode auxiliar na organização das vendas e da vida de vendedores. Quem já recebeu uma ligação telefônica e ao fim da conversa a pessoa do outro lado disse: ?Voltarei a ligar para você para lhe dar um retorno? e, depois de dias, você não a recebeu. Então, você toma a iniciativa de ligar novamente para lembrá-la da pendência. Que impressão é passada nesse momento?

Essas são situações que ocorrem em nosso dia-a-dia e todos nós estamos sujeitos a elas. Para evitar esses problemas, você pode anotar os compromissos em uma agenda manual ou informatizada. Entretanto, se o volume de ligações for muito grande, os retornos serão fundamentais e qualquer deslize poderá causar a perda de algo muito valioso para a empresa: o cliente.

É necessário um cuidado especial em relação ao controle de compromissos e esforços para minimizar o risco de possíveis erros. Você deve ter uma única fonte de anotações, caso contrário, irá se confundir.

Para uma atendente que trabalha com clientes, é interessante que essa agenda esteja integrada ao histórico de contatos. Dessa maneira, ela poderá fazer anotações quando o cliente ligar e ainda agendar futuras ligações, além de permitir um reagendamento e um aviso das que serão feitas durante o dia. Planejar as ligações e manter esse controle é um grande desafio.

Além de o planejamento ser fundamental, o monitoramento sistemático é o que leva todo trabalho ao sucesso, com alterações, correções e ajustes feitos no decorrer da execução das atividades.

Uma agenda bem organizada e monitorada também é uma forma de mostrar ao cliente que ele é muito importante para a sua empresa.