Pontos para uma comunicação eficaz

Ser calmo ou paciente ajuda numa comunicação e numa exposição de idéias mais segura, gerando melhor receptividade do interlocutor Abaixo seguem alguns pontos ou abordagens para uma boa comunicação. Espero que você consiga compreender o que está sendo colocado aqui e que tenha uma leitura agradável, pensando em como aplicar tudo isso da melhor maneira possível. Os pontos para uma comunicação mais eficaz são:

Saber ouvir. Podemos dizer que esse é o segredo de uma boa comunicação. Muitas pessoas falam que temos dois ouvidos, dois olhos e só uma boca; assim, devemos ouvir mais do que falar. Isso é verdade. É constrangedor quando queremos falar algo e uma pessoa não deixa, interrompendo com comentários e com suas razões, não é verdade? Também é válido dizer que o líder, muitas vezes, é aquele que ouve as pessoas e tira conclusões ou decisões sábias que conseguem agradar praticamente a todos ou a maioria. Portanto, devemos ouvir mais as pessoas (todas elas), mesmo que seja algo sem importância; pois só de ouvir e dar atenção podemos ganhar respeito e confiança do interlocutor, além de sempre aprendermos com o que ouvimos. Uma outra dica é repetir o que a pessoa está falando, deixando entendido o recado ou a mensagem, evitando conflitos e deixando a outra pessoa (emissora) mais segura sobre o fato da mensagem ter sido compreendida.

Saber ouvir críticas. Se saber ouvir já é difícil, imagina ficar ouvindo críticas sobre os outros e sobre você! É complicado. Muitas pessoas não aceitam que outros falem “mal” sobre elas, principalmente se forem de níveis hierárquicos mais baixos na empresa. Porém, ouvir críticas e realizar autocríticas completam uma aprendizagem que nos leva a saber trabalhar e viver em equipe e conhecermos melhor nós mesmos. Ouvir críticas e pensar sobre isso é algo sábio e proveitoso, mas é um exercício que leva tempo e paciência; mas que, com certeza, nos fazem ser pessoas melhores, principalmente num relacionamento interpessoal.

Conhecer a cultura do lugar. Nosso país é composto por diversas culturas, que influenciam costumes, gostos, gestos e falas. Antes de se expressar, saiba entender o que se passa no local ou com as pessoas, no modo delas falarem e ouvirem, as palavras ou expressões características etc. Esse é um exercício que faz com que você se aproxime das pessoas e consiga transmitir recados de um modo mais eficiente. Essa integração pode ser fundamental para empresas que trabalham em várias regiões e com muitas pessoas.

Saber expor. Até este momento, os pontos abordados foram voltados mais para a observação do que para a exposição da comunicação. Qualquer que seja a forma de expressar a comunicação (falada, escrita, gestual e outras), expor bem o que se deseja é fundamental para a qualidade da comunicação. Fazer com que a pessoa realmente entenda é uma tarefa um tanto difícil; muitas vezes ficamos com a impressão de que a pessoa entendeu o recado, por exemplo, sobre como fazer um trabalho e, no momento de vermos o resultado, ele está diferente do esperado, pois a pessoa não entendeu o que procuramos explicar, fazendo da forma que ela pensou ter entendido…complicado, não? Exponha com objetividade e clareza o que você deseja, repetindo se for necessário, usando palavras adequadas e fáceis de serem lembradas. Ser calmo ou paciente ajuda na comunicação e exposição de idéias, gerando melhor receptividade do interlocutor.

Ser breve e objetivo. Este ponto complementa o anterior. Além de saber expor bem as idéias e o que deseja, seja breve. Assim você não cansa o interlocutor e cria menos confusão. Tenha objetividade, sem fazer “círculos”, ou seja, indo direto ao assunto; isso evita expectativas negativas e faz com que a comunicação seja mais proveitosa. Um exemplo: num quadro de avisos as pessoas preferem ler aqueles que possuem letras grandes e poucas palavras, pois recebem o recado de forma rápida; pois há uma “resistência” em ficarem lendo ou ouvindo avisos, comunicados ou conversas demoradas e cansativas. O uso de expressões chamativas e agradáveis também ajuda. Perguntar algumas vezes se os interlocutores entenderam a mensagem é uma forma de obter feedback da comunicação e saber melhor se o recado foi claro e objetivo.

Evitar excessos. Este ponto aprofunda um pouco mais sobre sermos claros e eficazes com a comunicação. Evitar excessos significa diminuir as repetições de palavras ou da mensagem. Repetir pode ajudar a outra pessoa ou receptor a entender, mas uma repetição exagerada pode gerar conflitos e tornar a comunicação monótona ou desagradável. Deve-se evitar também o excesso de jargões, sendo aconselhável falar numa tonalidade compreensível, sem gritarias ou tons baixos de voz, mas com uma tonalidade agradável, frisando o que é importante. É importante reforçar que se deve evitar palavras “chulas” ou complicadas.

Manter padrões. É importante saber manter o padrão da comunicação. Se você costuma usar exemplos, é interessante manter isso. Porém, a forma de expressar as mensagens e seus conteúdos, com objetividade e clareza, deve ser adequada ao público, podendo ser mais formal ou mais informal dependendo da situação, das pessoas, do assunto etc. O importante é manter o estilo, a fim de evitar confusões e conflitos. Evite gírias e o excesso de formalidade (palavras não muito usuais, por exemplo) para manter um padrão bom de comunicação. Saiba se expressar da forma correta no idioma, pois muitas vezes o que falamos ou comunicamos tornam-se exemplos para os interlocutores, especialmente aqueles com quem relacionamos em nossa família e no ambiente de trabalho. Acompanhar tendências e ser flexível é importante também.

Fazer associações. O uso de exemplos pode ser eficiente quando foca a realidade ou quando é algo próximo da realidade do interlocutor, especialmente no seu cotidiano. Assim, há uma comprovação maior do que está sendo comunicado, gerando uma confiança e uma compreensão maior da mensagem. Neste sentido, o uso de fatos passados ou históricos também podem reforçar o que se deseja com o comunicado, fazendo associações com o que já foi feito antes, usando também exemplos sobre outros lugares ou pessoas (comparando empresas), é sempre uma forma de reforçar a importância da mensagem, sua aplicação e utilidade.

Ser coerente. Além de manter um certo padrão, comunicar algo coerente transmite credibilidade e torna a compreensão e a execução da comunicação mais fácil e eficaz. Fazer aquilo que se fala também torna coerente o que está sendo comunicado. Quantas vezes não percebemos, por exemplo, numa empresa, a situação em que um líder ou “chefe” nos fala para fazermos algo (ordem), mas ele mesmo não cumpre o que foi pedido? Isso gera descrédito, uma certa desmotivação, e o ambiente organizacional fica confuso, as pessoas perdem respeito pelas decisões. Então, o importante é sempre ser transparente com aquilo que se fala e se faz, tornando-se comprometido com a sua própria comunicação.

Acompanhar as mudanças. Sempre surgem novos conceitos, idéias, tecnologias etc. Ser um comunicador voltado para as tendências, novidades e atualidades é fundamental para transmitir maior credibilidade e mostrar competência com a comunicação. Sempre surgem novos termos, novas definições, novas formas (meios e canais) de se comunicar; usar tudo isso de forma bem aplicada, coerente e eficiente, gera uma comunicação igualmente eficaz, com credibilidade, respeito e entendimento correto. Sempre surgem novos exemplos, novas situações e novas aprendizagens. Cabe a cada um de nós perceber essas mudanças, ser flexíveis para sempre buscar uma comunicação franca, aberta e moderna, respeitando a realidade do meio organizacional ou de outros meios em que vivemos (cultura, expressões, nível de conhecimento, entre outros) para sermos realmente eficazes.

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