Relatórios e planilhas de vendas: amigos ou inimigos?

Relatórios e planilhas: amigos ou inimigos? Por Andreza Agibert

A relação entre vendedores e relatórios ou planilhas sempre foi difícil. Entretanto, as empresas continuam a requisitá-los, enfatizando sua importância, mas sem explicar bem a sua utilidade.

O consultor de vendas Erik Penna afirma que existem casos em que os relatórios são usados para fiscalizar, para saber onde os vendedores andaram ou por que não atingiram a meta, porém os dados acabam sendo forjados. Há vendedores que alegam que enquanto deveriam estar vendendo estão fazendo planilhas inúteis. Afinal, para que servem esses aplicativos? São mesmo úteis ou são perda de tempo e energia?

Ações estratégicas ? Para o consultor de vendas Erik Penna, essas são ferramentas muito úteis, pois são fontes de informação para o vendedor e para o setor comercial fazerem o seu planejamento, pois são o raio X do que acontece no ponto-de-venda. Ele afirma que relatórios podem ser vistos como um feedback à equipe, para melhorar seu desempenho e fomentar ações estratégicas, como medir a sazonalidade de produtos, a aceitação de marcas, a análise de lucratividade e até ampliar o portfólio, gerando mais participação no mercado e, conseqüentemente, benefícios para o vendedor. Também serve como histórico dos clientes no caso de mudança de região.

Mas como convencer a equipe da utilidade dos relatórios de vendas? João Costenaro, da Seleta Consultoria e Treinamento, dá as dicas aos líderes: ?Empresas são bem-sucedidas quando entendem que esse é um instrumento de observação do campo. Os líderes precisam enfatizar nas reuniões que o relatório é usado para traçar estratégias. Depois devem premiar a equipe, declarando que tal campanha foi gerada devido às informações descritas, compartilhando o sucesso das ações?.

Foco na profissão ? Costenaro afirma que o relatório auxilia o vendedor a manter o foco na profissão: ?Se o vendedor tem controle da sua atuação, a empresa pode contar com profissionais produtivos e organizados?. Ele ensina a fazer um bom relatório: ?O vendedor precisa lembrar das conversas com os clientes para preencher diariamente relatórios simples e verdadeiros, mesmo que a entrega seja semanal ou mensal. Se o cliente não comprou, deve dizer o porquê. Se demonstrou interesse em algum produto, deve descrevê-lo como uma oportunidade para o próxima visita?.

Penna cita que planilhas também auxiliam no acompanhamento: ?A maioria dos vendedores recebe uma planilha para ser entregue no mesmo formato, com tabela de preços, somatória de pedidos, etc. Mas eles podem criar sua própria planilha no Excel?. Podem ser planilhas de controle, para acompanhar as vendas realizadas para cada cliente, especificando o produto comprado, em qual produto demostrou interesse, o perfil de pagamento; informações que são úteis quando a empresa não usa um CRM e cabe aos vendedores coletá-las. Esses dados refrescam a memória e ajudam na abordagem, pois alguns profissionais visitam mais de cem clientes por mês. O vendedor também pode opinar sobre o futuro do mercado, fazendo estimativas em planilhas de previsão de vendas.

Processos otimizados ? Atualmente, há tecnologia para otimizar os processos, e seu custo é compensado por manter o vendedor em sua atividade principal. Empresas como a C-Excel auxiliam na construção de planilhas e têm softwares de valores acessíveis, que automatizam todas as ações comerciais. A Condor, maior fabricante de escovas da América Latina, é um exemplo disso. Mauro Sadowski, gerente-comercial, conta que há seis anos utiliza um software de gestão de vendas, e os representantes usam palmtops, tendo acesso rápido às informações da empresa sem precisar fazer relatórios. Através dos pedidos e dados enviados à matriz, em Santa Catarina, são geradas estatísticas para analisar se a realidade do campo está afinada com o planejamento. ?As informações retornam aos vendedores não só para cobrar resultados, mas para alinhar estratégias e ajudá-los a reparar as deficiências detectadas?, afirma.

Há dez anos, Ednilson Lima representa a Condor em Goiânia e fala que, antes da informatização, não identificava oportunidades de expansão ou controle de vendas por região. Ele criou quatro planilhas ? acompanhamento de vendas, fluxo de estoque de clientes, proposta de negociação e cessão de notas fiscais ? e menciona os benefícios dessas ferramentas: ?Elas facilitam o acompanhamento da demanda de cada cliente e também o fechamento. Nem todos os representantes as usam, mas é indispensável para quem atende grandes clientes, para dimensionar período de visitas e giro de mercadorias?.

Agora que você sabe que os relatórios e planilhas são úteis para o seu desempenho, comece a fazê-los. Com certeza você verá o resultado!

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