Segunda-feira. Um canto da empresa, evitado nos outros dias da semana, ganha vida, atraindo as mais diferentes pessoas. Algumas se dirigem ao local corno se estivessem indo para um palco. Para outros, parece um calabouço.

O que era para ser mais uma ferramenta para auxiliar as vendas assume dezenas de formas, poucas agradáveis. E não é só no Brasil.

O instituto norte-americano National Statistics Council (espécie de IBGE dos Estados Unidos) concluiu que reuniões ocupam 37% de uma jornada de trabalho. Isso significa que, se alguém trabalha 20 dias por mês, sete desses dias são gastos em reuniões. É tempo demais, gente demais, e na maioria das vezes não se chega a um resultado satisfatório. Entre os entrevistados pelo instituto, 91% afirmaram não prestar atenção nas reuniões. Noventa e um por cento! Você está ouvindo o dinheiro escorrer pelo ralo?

É uma conta simples. O tempo gasto em uma reunião poderia ser usado em visitas a clientes, acompanhamento de pedidos e outros serviços que geram lucros. Então uma reunião deve gerar algo muito positivo para os participantes, ou perderá sua razão de ser.

E compete a quem prepara a conferência fazer com que ela seja um sucesso.

Todo encontro entre gerência e vendedores deveria ter dois objetivos: fazer com que toda a equipe de vendas participe ativamente do processo e proporcionar que todos aprendam algo. Um novo fechamento, o nome de um possível novo cliente, alterações na garantia dos serviços. Qualquer coisa que permita que a equipe melhore sua performance.

O que pode dar errado – Uma reunião começa a ser malvista (e, em casos extremos, até sabotada) pelos participantes quando não se apresenta um conteúdo útil. É o caso das empresas que realizam reuniões de segunda-feira pelo simples fato de ser segunda-feira. Nada contra reuniões semanais ou até diárias, desde que elas tenham uma razão de ser. Todos os membros daquele encontro precisam saber que eles estão ali por um motivo, que a opinião e experiência de cada um será importante e levada em conta.

Outra razão que pode destruir uma reunião é a sua duração. Quanto mais a discussão se arrastar, mais os participantes se sentirão prejudicados. O pior é que, quando a reunião entra na segunda ou terceira hora, ainda restam duas ou três pessoas argumentando vivamente, para o desespero dos demais que querem sair daquela sala. É hora do presidente da reunião analisar o que está sendo dito. Será que aquelas duas pessoas estão realmente argumentando racionalmente, ou entraram em uma briga pessoal? Algumas dicas para controlar o tempo gasto em reuniões:

– Algumas empresas aumentam a altura das mesas de reuniões, e não colocam cadeiras em volta. Assim, desconfortáveis, os participantes tendem a resolver os assuntos mais rapidamente. Você não precisa chegar a esse extremo, mas pode ser mais cuidadoso no cafezinho e guloseimas que circulam em algumas reuniões.

– Horário para começo e término. Se as reuniões têm uma hora para começar, também devem ter uma hora para terminar. Cumpra ambos à risca. Caso um assunto não termine de ser discutido, peça para que todos pensem sobre ele e entreguem uma proposta por escrito na próxima reunião. Isso irá fazer com que ele flua mais rápido.

– Não está escrito em nenhum lugar que uma reunião deve durar uma hora. Estudos mostram que o ser humano só consegue prestar o máximo de atenção a um assunto por 40 ou 45 minutos. Experimente diminuir a duração do encontro de vendas. Significará um ganho de no mínimo dez minutos sem muito prejuízo ao conteúdo e à troca de idéias. Parece pouco, mas é o suficiente para um ou dois telefonemas a mais para clientes ou prospects.

– Elogie quem cumpre o horário. Criticar quem chega atrasado é pedir para ouvir uma longa desculpa. Ao contrário, elogie quem chega na hora ao compromisso.

Quando fazer – Muitas empresas convencionaram que reuniões com vendedores são feitas segunda-feira de manhã. Trata-se de uma boa escolha, pois é a melhor hora para levantar ainda mais a motivação, elogiar os resultados da semana passada, entre outras.

Outros preferem marcar essas reuniões para sexta à tarde ou sábado, quando elas não interferem com o trabalho da semana. Essa opção, porém, gera muitas reclamações e pode apresentar um índice alto de faltas.

Caso você opte por se reunir no começo da semana, tenha muito cuidado com o que vai falar. A intenção é aumentar o nível de confiança e motivação da equipe e não deixar que todos saiam dali arrasados. Reunião de vendas não é local para reprimendas, ameaças ou troca de acusações.

Para que serve uma reunião – A resposta é simples: para falar sobre qualquer coisa que melhore a performance de sua equipe de vendas. Ou seja, uma reunião serve para:

– Ensinar, treinar e praticar: quanto mais um vendedor sabe sobre sua área, mais fácil será o seu trabalho. E os ensinamentos não precisam partir da gerência. Que tal um vendedor contar como ele consegue marcar uma visita com tanta facilidade? Isso pode ser até feito, de vez em quando, através de um pequeno teatro.

Leitura e distribuição de artigos também dão um excelente resultado.

Lembre-se de que não há ninguém, em nenhuma área, que saiba tudo sobre sua profissão. Há sempre um espaço para melhorar, para descobrir e, principalmente, tentar novas coisas.

– Melhorar a comunicação. Principalmente se sua equipe é feita de vendedores externos, que se vêem pouco. Uma reunião é a hora de ver os colegas, trocar experiências, saber o que está acontecendo na empresa (e a companhia saber o que está acontecendo lá fora).

– Motivar. Você não precisa ser um showman, mas deve se assegurar que cada participante da reunião saia de lá mais animado do que entrou.

– Resolver problemas. Existem dois tipos básicos de problemas: os reais, causados por algum fator extraordinário, e as dificuldades de um vendedor em particular. Os primeiros são mais raros e exigem mudanças na maneira da empresa trabalhar. O segundo tipo é mais fácil de ser resolvido. Afinal, você está cercado de especialistas (o resto da sua equipe de vendas) que já passou pela dificuldade que está sendo exposta. Pergunte o que eles fariam naquela situação. É uma tática rápida e eficaz.

– Mostrar novidades. Uma mudança no serviço, uma parceria fechada, uma nova campanha publicitária. Ao apresentar algo novo, o faça com todo o entusiasmo. Venda a idéia a cada um dos participantes. Deixe que eles se empolguem com o assunto. E não se esqueça de deixar um espaço para responder dúvidas e questões. O vendedor precisa estar bem informado para passar o conceito ao cliente.

– Preparar a próxima. Termine a reunião dando um motivo para seu pessoal comparecer ao próximo encontro. Diga o que vai ser conversado, as questões em pauta. Se quiser (e se for verdade, lógico) diga algo como e semana que vem vamos ter uma boa surpresa”.
Da mesma forma, inicie toda reunião dizendo o que vai ser falado nos próximos minutos. Essas ações simples aumentam o interesse e a participação de seu pessoal.

Mantenha o pessoal acordado – Apresentar um bom conteúdo é um bom começo, mas mesmo assim sua reunião pode sofrer contratempos. Algumas maneiras de se assegurar de que todos aprendam algo e saiam satisfeitos:

– Reunião é rodízio. Não permita que duas ou três pessoas dominem um encontro, deixando os outros de fora. O ideal é buscar a participação de todos. Para isso, não se acanhe em pedir para que os mais calados se manifestem. É necessário também controlar aqueles que participam demais. Analise se a pessoa está realmente contribuindo com o assunto em pauta ou não. Peça para que ela se mantenha no assunto e resuma rapidamente o que tem a dizer, assim ela poderá ouvir o feedback dos colegas. É uma maneira elegante de colocar a reunião em marcha novamente.

Quando sentir que os participantes da reunião estão bem integrados, faça rodízio também na direção da mesma. As vantagens são muitas: os vendedores desenvolvem novas habilidades, o gerente vê a situação de outros ângulos e uma reunião não será igual à outra.

– Surpreenda. Se um membro da equipe de vendas estiver para se casar ou ter um filho, anuncie o fato e façam uma pequena comemoração. Você também pode convidar alguém para conversar com seus vendedores. Pode ser desde um palestrante famoso, até alguém de outros setores da empresa. Por exemplo, o gerente de produção pode dizer aos vendedores o quanto eles estão animados com a nova máquina e as melhorias que ela irá trazer a toda a empresa.

– Deixe claro que diferenças de opinião são bem-vindas, porém a discussão deve ficar na idéia em si, sem servir de pretexto para ataques pessoais. Dê o exemplo, evitando citar nomes de pessoas envolvidas em problemas. Evite, também, que a reunião descambe para um amontoado de queixas sobre “o pessoal da contabilidade” ou similares. Diga que, se a equipe assim o quiser, vocês podem marcar um encontro com eles para tratar do assunto. Faça uma rápida votação (“Quem quiser uma reunião com a contabilidade, levante a mão”), encerre aquela discussão e volte ao assunto previsto.

– Recompense sucessos individuais. Diga algo como “Dona Suzana, temos reparado que você tem tido muito sucesso ao prospectar por telefone, parabéns. O que você acha que a empresa poderia fazer para melhorar ainda mais esse setor?” Assim, você fortalece os laços da equipe com a empresa.

FIGURAÇAS E FIGURINHAS
Veja os tipos que se encontram em qualquer reunião e como lidar com eles

O CRÍTICO
A razão de ser do crítico é destruir tudo o que aparece em uma reunião, sejam novas idéias, orçamentos, metas de venda. É fácil identificar o crítico. No estacionamento, ele dirige na contramão. Quando fala, tenta pegar os outros no contra pé. Reclama dos contratos e, quando vai ao cinema, vaia o contra-regra do filme. Seu sonho de criança era ser contra-almirante. Hoje, faz bicos vendendo contrabando no escritório. Enfim, ele é contra. Os motivos, a gente vê depois. O importante é ser contra.

O problema é que o crítico pode ser extremamente convincente e contaminar uma empresa. Ele mata idéias com facilidade porque, ora, é muito mais fácil continuar a fazer o que sempre foi feito do que se arriscar. Lidando com o Crítico: Diga-lhe que respeita sua posição, mas que a idéia tem uma grande chance de funcionar e que isso vai trazer muito dinheiro para a empresa. Até mesmo o crítico é sensível no bolso.

O DISTRAÍDO
Está de corpo presente na reunião, mas sabe-se lá por onde anda seu pensamento. Para ele, isso é o que basta para dizer que participou da reunião. O distraído pode usar de subterfúgios para disfarçar sua condição. Se o pegam de olhos fechados, ele está concentrado no que está sendo dito. De vez em quando, parece anotar furiosamente alguns pontos, mas são apenas rabiscos na pauta.

Lidando com o Distraído: Não permita que ninguém saia de uma reunião sem participar ativamente. De vez em quando, peça para que uma pessoa que estiver meio calada emita sua opinião. Outra forma de garantir a integração de todos os membros daquele encontro é realizar um rodízio no comando; cada reunião teria uma pessoa diferente presidindo.

O RECLAMÃO
Ele reclama da reunião porque queria estar lá fora, vendendo; reclama do café sem açúcar; reclama do colega que pede que ele pare de reclamar. É facilmente identificável pelo hábito de olhar no relógio a cada 30 segundos. Não o confunda com o Crítico, que adora reuniões – é ali que ele pode exercer seu poder desmotivador. O Reclamão detesta tudo e, quando dá uma opinião, passa mais tempo chorando suas mágoas do que efetivamente contribuindo com a discussão.

Lidando com o Reclamão: Mantenha-se na pauta, não permita desvios de assuntos. Para isso, anote as queixas que surgirem e diga que vocês as discutirão no próximo encontro. Muitas vezes é o que basta para que o desvio de assunto seja abandonado na hora e nunca mais se toque nele.

O PUXA-SACO
Ninguém percebe o puxa-saco, até que o chefe começa a falar. As primeiras palavras do superior, este personagem arregala os olhos, abre um sorriso maravilhado como se estivesse vendo uma visão dos céus e começa a anotar furiosamente, balançando a cabeça, afirmativamente. Sua participação ativa nas reuniões limitam-se às palavras “Eu concordo com a Doutora Marta” e similares.

Lidando com o Puxa-saco: Caso ele fique só na bajulação, deixe para lá, ele é inofensivo ao andamento da reunião. Agora, se ele começar a atacar as idéias contrárias à proposta do chefe, (muitas vezes com apoio do crítico, opa, opa, tome uma atitude.

O MINUCIOSO
Imagine que você trabalhe em uma montadora de automóvel, e está em uma reunião discutindo o novo modelo. Tudo é decidido com eficiência: motorização, air bag, barras de segurança nas portas, tipo de suspensão, nível de poluição e ruído desejáveis, etc. O minucioso, então, dispara:

– Aqui no desenho do painel tem um relógio analógico. Por que não digital? Pronto. A partir dali, a reunião irá se arrastar por horas, discussões intermináveis sobre qual modelo de relógio é superior.

Lidando com um Minucioso: É complicado evitar que o minucioso atrapalhe uma reunião, já que todos gostamos de dar palpites em coisas simples. Podemos decidir, em cinco minutos, sobre a compra de uma máquina de centenas de milhares de reais. Agora, escolher entre duas opções de cor para o logotipo da empresa, quanta confusão. É como falar sobre futebol, todos temos uma opinião formada, que deve ser exposta para todos. Quando perceber que todos estão se perdendo em uma questão menor do assunto, peça que se faça uma votação simples.

O ESTRELA
Antes de uma reunião, o estrela se prepara com esmero. Trajes escolhidos a dedo, sorriso confiante congelado no rosto. Na bagagem, uma pilha de dados e frases de efeito. Se eles são relevantes ou não, pouco importa. A intenção é se exibir para os superiores, mostrar uma importância (mesmo que falsa) dentro da organização. As Estrelas vêem as reuniões como palcos para expor seu brilho, não importando as outras pessoas ou os interesses da empresa.

Lidando com um Estrela: Quando sentir que alguém está tentando monopolizar a reunião em benefício próprio, Pergunte a outra pessoa como ela vê esse assunto, ou peça que todos retornem à pauta em questão.
O DONO DA VERDADE
Está sempre, basicamente, atrás de uma boa briga. Afinal, como é que os outros participantes da reunião ousam discordar de suas opiniões? Leva tudo para o lado pessoal.

Lidando com o Dono da Verdade: Não permita que ele domine a reunião, peça a colaboração de outras pessoas naquele assunto. Se o Dono da Verdade reclamar, seja direto e diga que suas interrupções estão tomando um valioso tempo do grupo.

REUNIÕES COM CLIENTES
Ah, nada se compara a entrar na sala de reuniões de clientes. Muitas vezes é a primeira vez que você pisa lá, é um terreno completamente não mapeado. Em segundos você tem de perceber onde você vai fazer a apresentação, os recursos disponíveis, onde cada pessoa vai sentar.

Algumas vezes, a sala é austera ao extremo. Uma mesa que um diretor trouxe da casa de praia, cadeiras desparceiradas, copos de plástico com café frio. Tudo parece dizer que não adianta, dali não vai sair muito dinheiro.

Outras vezes, é o contrário. Aparelhos de última geração, pinturas abstratas na parede, mesa de mármore escuro. A mensagem que esse ambiente parece passar para o vendedor não é muito melhor: somos uma empresa de respeito, você vai ter de suar muito para vender para a gente.

E, ao começar a reunião, muitas vezes você se sente como numa partida de truco. Um olhar diferente para cá, sinais para lá.

Parece que tudo e todos estão jogando contra você, mas não precisa ser assim.

Veja algumas dicas simples para que a reunião com seus clientes seja mais fácil e produtiva:

1 – Chegue cedo.
Peça para ir até a sala de reuniões se preparar. Acostume-se com a posição dos móveis e janelas (evite reflexos de sol no seu material). Vá até o fundo da sala e olhe para o lugar onde você vai ficar, procurando identificar o espaço exato onde você terá mais visibilidade.

Teste todo o material disponível para sua apresentação. Desde as apresentações multimídia no laptop, até os pincéis atômicos e canetas. Evite ser pego de surpresa.

2 – Mantenha sua pasta em ordem.
Historinha verdadeira: durante uma reunião com clientes, uma vendedora foi tirar um catálogo de sua pasta. Só que junto com o material, de alguma forma, veio a embalagem de absorventes que ela comprara pouco antes. Não é difícil imaginar a seqüência dessa reunião.

Vendedora – Alguns dos senhores gostaria de perguntar algo a respeito de meu produto?

Cliente – Eu tenho. Mas acho que vou esperar uns três dias antes de fazê-la.

Então, seja profissional. Leve consigo apenas o material que vai utilizar com aquele cliente.

3 – Cumprimente, agradeça e faça um resumo.
Os primeiros momentos da reunião são cruciais. Cumprimente todos (aproveite para decorar o nome dos participantes), agradeça a presença deles e abra seu discurso com um resumo: “Vou mostrar como sua empresa pode economizar dinheiro/aumentar a produtividade com o meu software.”

É uma maneira de conseguir total atenção de seus possíveis clientes desde o começo.

4 – Contato visual.
Olhe nos olhos de seus prospects. É uma maneira de mantê-los envolvidos com a reunião. Quando começar a explicar um ponto, olhe para um participante da reunião e mantenha contato visual até terminar de explicá-lo. Ao passar para outro aspecto, escolha outra pessoa e assim por diante. Assim, você estará dando atenção a todos naquela sala. Seus prospects se sentirão como se estivessem mantendo um diálogo com você.

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