Como conduzir reuniões quando os resultados são negativos?

Nossos leitores sempre nos apresentam dicas de conteúdo, assuntos sobre os quais gostariam que tratássemos e, além disso, perguntas a serem respondidas. Então, nesta edição, tentaremos responder a algumas delas, com a ajuda de um time de peso.

A primeira questão que nossos consultores ajudaram a responder é a seguinte: “Como conduzir reuniões de vendas quando há resultados negativos?”. Por exemplo, se a equipe de vendas não bateu a meta – e os resultados ficaram muito abaixo do esperado –, como cobrar isso dos funcionários, o que se deve falar? O gestor deve dar bronca ou o melhor é todo mundo se abraçar e chorar junto em função do mau resultado? É possível não desmotivar a equipe, mesmo que o assunto da reunião seja, como muitas pessoas brincam, um “fodedback”? Ou será que não tem jeito, essas reuniões têm de ser tensas mesmo?

Confira a seguir as analogias divertidas e as dicas que os especialistas dão para gerir bem esse tipo de reunião!

Fernando Adas

Se você está na sala de reuniões, com sua equipe comercial, analisando gráficos de vendas que insistem em “olhar para o chão”, certamente os astros podem iluminá-lo. Pense no zodíaco corporativo:

• Áries: a lã protege o animal do frio, mas também é usada na confecção de roupas para muita gente. Você deve ter bons conhecimentos sobre o mercado, mas nunca se poupe de compartilhá-los com sua equipe. Conhecimento guardado envelhece.
• Touro: resgata-nos a importância da força. Cuidado como vai usá-la na reunião: com foco, a força promove movimentos produtivos; de maneira impulsiva, ela destrói e fere.
• Gêmeos: crie e mantenha “backups”. Acostume-se a trocar funções de vez em quando, por exemplo: a equipe do escritório vai à rua e os da rua ficam dentro da empresa, ao telefone.
• Câncer: o caranguejo, formado de várias partes articuladas, lembra-nos de que a equipe unida vale mais do que as partes individuais. Por isso, questione as verdades absolutas e valorize as opiniões coletivas.
• Leão: liderança é fundamental à equipe, mas deve ser exercida em equilíbrio com os outros “animais” da equipe. Leões solitários vivem em zoológicos; no mundo real, eles convivem com uma fauna completa e complementar.
• Virgem: ser original é fundamental. Negue verdades absolutas e resgate a folha em branco a ser escrita com referências trazidas por sua equipe comercial. Estar aberto ao novo sinaliza a reinvenção, a inovação.
• Libra: emoção x razão, atitudes x técnicas, grupo x força pessoal. Tudo nos convida ao equilíbrio, que é talvez a principal referência de maturidade a um gestor. Equilíbrio não é sinônimo de estabilidade, é resultado de negociação.
• Escorpião: remete-nos à morte. Morrer é necessário e matar é fundamental. As vítimas são suas ideias, seus conhecimentos e sua experiência que já estão ultrapassados. Aprenda a renascer. Reinvente-se.
• Sagitário: sua capacidade de movimento deve ser sobre-humana, mas ter um alvo é sempre necessário. Correr ao léu é infrutífero, cansa e estressa.
• Capricórnio: a diversidade é sempre necessária. Você pode e deve aproveitar o ponto forte de cada elemento de sua equipe. Acostume-se a classificá-la como um semáforo e a perceber quais são as qualidades verdes, os pontos de melhoria amarelos e as ameaças vermelhas. Discuta claramente esses aspectos com cada profissional e mantenha a sinalização eficaz nas vias do mercado.
• Aquário: situações controladas são sempre bem-vindas, geram estabilidade e confiança à equipe. Mas os “gatos” da concorrência sempre estão por perto. Por isso, mantenha sua equipe em plena sintonia e em constante interação com o mercado.
• Peixes: se alguns se afogam na água, outros convivem com a adversidade. Desenvolva novos recursos perante as dificuldades, evite conclusões imediatas e contorne objeções. Se muitos dizem que “o mar não está para peixe”, é porque ele pode estar cheio de sereias…

André Silva

1. Pergunte aos participantes como eles avaliam os resultados do mês e escute todos com atenção, essa é uma forma de medir o índice de satisfação da equipe.
2. Evite alterar o tom de voz, pois isso passa a impressão de que você não tem equilíbrio para resolver os problemas e deixa a equipe ainda mais insegura.
3. Mostre para todos o lado negativo desses resultados, o que eles estão perdendo, o que poderiam ganhar e transmita-lhes confiança para o próximo mês.
4. Comprometa cada integrante da equipe com uma meta pessoal e peça para todos mostrarem, por meio de atitudes, a maneira mais eficaz para atingirem os seus resultados.

Paulo Ferreira

1. Vá direto ao assunto – Havendo a necessidade de fazer uma reunião para reverter um péssimo resultado, vá direto ao que interessa, no momento certo, e não faça rodeios. A equipe já sabe, pelos próprios resultados, que não há o que comemorar e não espera que você faça isso. Ir direto ao ponto não significa começar a reunião tendo o resultado ruim como primeiro tema. Vocês devem estudar o porquê desse resultado. Muitos gestores fazem chantagem emocional: “Este foi o pior mês do ano”, “Tínhamos tudo para ter virado o jogo e não fizemos isso”. Esse tipo de abordagem só serve para irritar e mostrar que você está emocionalmente abalado. Seus funcionários sabem que não era isso o que você queria falar e que, na realidade, queria dar uma chacoalhada geral, colocar toda a ira e o descontentamento para fora, mas sermão não melhora nada. Por isso, vá direto ao ponto e descubra o porquê do mau resultado.
2. Estude os motivos do resultado – Inicie a reunião fazendo uma comparação entre o mês ruim e os dois meses anteriores a ele. Analisem, por exemplo, estes itens da empresa e de cada vendedor: resultados por quantidade ou linha de produtos vendidos em cada um desses três meses, quantidade total de vendas realizadas (número de orçamentos e pedidos), média dos descontos dados, etc. Apresente a todos a quantidade de vendas de cada vendedor em cada mês, mas não fale de valores, e sim de quantidade de pedidos e de vendas. Pergunte a cada um o que acha que aconteceu e não faça nenhum comentário, muito menos desta forma: “Se você tivesse feito mais visitas, teria mudado isso?” ou “Você não teve resultados ruins porque folgou demais neste mês?”. Converse com a equipe, discuta com ela os fatos que estão sendo apresentados e evite as questões subjetivas. Lembre-se de que o péssimo resultado é um fato e, por isso, deve ser tratado de forma racional, e não emocionalmente.
3. Assuma os erros – Vendedores erram, mas também erram aqueles que trabalham na administração, na logística, no marketing e no gerenciamento da equipe de vendas. Então, no estudo que você fez sobre o que ocasionou o péssimo resultado, deve ter encontrado erros dos que administram. Assuma-os e mostre para a equipe em que vocês erraram, coloque isso em slides e apresente a todos. Diga o que faltou fazer, o que foi feito errado, as falhas de acompanhamento e até o erro de ter superdimensionado a meta, etc. Ao assumir erros, você e a empresa mostram maturidade, portanto podem exigir da equipe a mesma postura. Então, é hora de virar o jogo e traçar com a equipe uma estratégia para isso, com base em tudo o que foi discutido.