Como fazer uma reunião produtiva em vendas?

Segunda-feira cedo, mais ou menos umas 9 horas. Sua reunião semanal de vendas era para ter começado meia hora atrás, mas, até agora, apenas 5 de seus 12 vendedores apareceram, sendo que um deles acaba de se levantar e sair da sala para atender ao telefonema de um cliente. Você revê suas anotações e dá uma olhada em volta da mesa. Os outros quatro vendedores que ficaram estão completamente absorvidos revisando suas agendas. As únicas caras amigáveis são a da assistente e do pessoal do atendimento, que estão ali para ficar por dentro das novidades.

 

Por que isso acontece? Para a especialista Donna Siegel, ex-editora do SalesDoctor Magazine, o maior problema é que essas reuniões acabam virando uma salada em que todo e qualquer assunto é discutido. Embora possamos entender que muitos desses assuntos sejam importantes e mereçam atenção, é de questionar por que todo mundo pensa que a reunião de vendas é o único lugar e também o momento para comentar aquilo. Se você tem apenas uma hora por semana para se reunir com toda a equipe, é melhor aproveitá-la e discutir o que realmente interessa: vendas.

 

Então, se quer que suas reuniões sejam realmente produtivas, experimente usar estes métodos apresentados por Donna Siegel:

 

Uma reunião de vendas produtiva começa com um plano

 

Sua primeira tarefa, ao organizar uma reunião, é entender o que exatamente deve e pode ser realizado. Pela experiência de Siegel, reuniões de vendas são muito mais produtivas se mantiverem foco em apenas três objetivos:

 

1. 1.    Apresentar novas informações e novidades necessárias.
2. 2.    Compartilhar ideias e recursos.
3. 3.    Melhorar técnicas de venda.

 

Apresentar novidades – Falar a respeito dos novos lançamentos do mercado na sua área, os produtos e serviços dos concorrentes, suas estratégias de vendas e eventuais promoções que estejam fazendo, o que mudou em seus próprios produtos e/ou serviços e promoções, etc. O líder de vendas deve fazer uma introdução sobre cada mudança e discutir brevemente seu impacto no processo da venda – ou nas relações com clientes.

 

Compartilhar ideias e recursos – Todos os seus vendedores possuem contato com muitas pessoas, o que acaba criando uma riqueza de informações dos prospects e clientes, bem como de novas ideias que foram usadas e aprendidas em vendas. É importante que os profissionais compartilhem esse conhecimento de forma organizada.

 

Melhorar técnicas de venda – Vendedores são como atletas: se não houver atenção constante para os detalhes de suas técnicas, eles começam a “enferrujar”, o que pode acabar custando caro em termos de vendas perdidas. Então, é fundamental que o líder faça um reforço eficaz e contínuo das técnicas corretas de vendas com sua equipe. Uma reunião de vendas é o melhor lugar para tratar desses assuntos – sem interrupções e com a participação de todos.

 

As reuniões de vendas mais produtivas têm quatro componentes, que seguem esta ordem:

 

1. 1.    Notícias importantes da semana – A primeira parte de uma reunião de vendas é uma excelente oportunidade para compartilhar informações essenciais a respeito do que anda acontecendo em seu território ou no dia a dia. Pode ser um fato interessante sobre um novo prospect, algo que está sendo usado pela concorrência, uma nova exigência feita pelo cliente, etc. Comece com esse tema, pois ele permite que todos participem e ainda dá tempo para os atrasadinhos chegarem.

 

1. 2.    Novidades – A segunda parte da reunião deve ser destinada para informar os vendedores a respeito das mudanças que a empresa está promovendo e que, de alguma forma, terão impacto sobre eles.

 

1. 3.    Novas ideias – Para alguns assuntos tratados na reunião, pode se fazer necessário um brainstorm (tempestade de ideias). Discuta melhores práticas e invente novas maneiras de enfrentar situações difíceis em vendas. Confira algumas dicas para essa parte da reunião:

 

 

• Introduza um assunto que seja de interesse da força de vendas.
• Peça para que um ou dois vendedores apresentem suas experiências pessoais sobre o assunto.
• Faça com que os outros profissionais compartilhem ideias ou ações que já fizeram para solucionar esse problema.
• Anote todas as ideias apresentadas.
• Encoraje sua equipe a inventar uma nova forma de fazer isso – só para estimular a criatividade e aumentar o interesse.
• Apresente todas as ideias coletadas e faça com que cada vendedor escolha uma delas para usar naquela semana com seus clientes e prospects.

 

1. 4.    Refinamento das técnicas de venda – A parte final da reunião deve ter seu foco no refinamento de uma única técnica de venda. Ao incluir um breve espaço de tempo, todas as semanas, especificamente para a melhoria contínua em vendas, você faz com que os vendedores passem a pensar constantemente nisso. Para tanto, é preciso um pouco de planejamento, e é interessante que se tenha algum material de apoio para o reforço da técnica que está sendo estudada.

 

A reunião de vendas pode ser a hora mais produtiva de toda a semana e um evento do qual todos os seus vendedores queiram participar. Mas para conseguir unir produtividade e entusiasmo, é preciso ter a certeza de que:

 

• A reunião será relevante para os vendedores. Se eles vão investir tempo nisso, é bom que tirem alguma coisa de proveito.
• A reunião será altamente participativa, e não um monólogo ou um discurso seu. Os profissionais de vendas sempre estão famintos por novas ideias e adoram mostrar para seus colegas as soluções criativas que inventaram para determinadas situações.
• A reunião respeitará o tempo agendado, mesmo que isso signifique marcar um outro encontro.

 

Faça isso e suas reuniões semanais deixarão de ser obrigatórias e se transformarão no acontecimento da semana! E a melhor parte é que os profissionais realmente vão aprender e melhorar com elas.