Cada vez mais as reuniões são necessárias. Já que não podemos evitá-las, devemos pelo menos torná-las mais atraentes e produtivas. Cada vez mais as reuniões são necessárias. Já que não podemos evitá-las, devemos pelo menos torná-las mais atraentes e produtivas. A sofisticação do ambiente e dos recursos audiovisuais ajudam, mais não podem tornar uma reunião envolvente e produtiva, se erros básicos e estratégicos forem cometidos. Nada adianta se a reunião não for bem planejada e bem dirigida.
Horário: o melhor horário é quando o ritmo biológico da maioria dos participantes estiver no nível de alerta máximo. Os três níveis são: a) Alerta máximo, b) Médio e c) Baixo. Todos passamos por eles pelo menos duas vezes ao dia. Conhecendo esses horários os temas deverão ser colocados de acordo com o vigor que seu estudo requer. Assim, a reunião terá índices melhores de acertos, rapidez e produtividade. Sem conhecer esses horários biológicos, marque as reuniões sempre para o início do expediente da manhã e ofereça condições para que todos durmam bem na noite anterior. Assim, você terá apenas 15% dos participantes com desvios de ritmo biológico. Muitas empresas esbanjam dinheiro com reuniões, cujos horários são meros coadjuvantes sem nenhum compromisso com a produtividade. É claro que o mais incrível disso, é o próprio profissional, que faz dos dias de reunião um piquenique, empanturrando-se de comida e bebida em detrimento de sua própria acuidade.
Conduta: seja firme nos horários. Comece e termine na hora marcada. Mesmo que algumas pessoas não tenham chegado ainda, comece! Valorize os pontuais e nem faça menção dos retardatários, ignore-os. Agindo assim, na terceira reunião, não haverão mais retardatários.
Andamento: para apresentação de temas e apartes, fale claramente o tempo disponível e encerre o tema no horário previsto, mesmo que o assunto não tenha se esgotado. Assim, todos aprenderão a ser sucintos, lógicos e práticos.
Recurso: para não perder o que foi estudado até o ponto da interrupção, peça para que continuem os estudos via Internet e enviem as conclusões. Obs: Essa conduta vai causar estranheza, mas logo todos aprenderão e as reuniões voltarão a ser produtivas.
Condutor: é necessário que o condutor tenha mentalidade proativa, senão a reunião se arrasta pelo caminho das lamentações, culpas e justificativas.
Limites: estudos revelam que a capacidade humana de suportar reuniões sem desvio de atenção e concentração, vai até 50 minutos. Acima disso a produção cai assustadoramente. Faça reuniões de 50 minutos e você terá muito mais sucesso!
Recurso: se ela durar mais do que isso, promova intervalos, ou planeje atividades interativas, ou recreativas de hora em hora. Maestro: reuniões sem aquecimento, pauta previa e sem ritmo, tornam-se monótonas e cansativas. Assim como um maestro diante da orquestra é o dirigente que dá tom, ritmo e provoca o envolvimento.
