Diga tudo o que é necessário ? em detalhes. Esteja sempre perto para ajudar, mas deixe as decisões e contatos a cargo de determinado funcionário. Todos na empresa conhecem aquelas tarefas extras, que vez ou outra devem ser feitas: o churrasco em comemoração ao aniversário da empresa, a convenção nacional de vendas, o mutirão para fazer a limpeza na empresa em uma ação 5S, uma tarde de estímulo entre os da sua equipe para a doação de sangue, etc.

Essas atividades invariavelmente dão muita dor de cabeça e acabam com o tempo daqueles que se responsabilizam por elas. Veja algumas dicas para evitar que isso aconteça:

&raquo Divida a tarefa em uma série de pequenas ações. Assim, não se trata de ?organizar churrasco? e sim ?ver quem vai levar saladas e refrigerantes?, ?providenciar carvão?, etc. Faça uma lista e, assim que cumprir uma tarefa, risque-a e não pense mais nela. Passe adiante.

&raquo Delegue. Não há porque você ficar no telefone pesquisando empresas que alugam piscina de bolinhas para entreter a filharada dos funcionários durante o churrasco. Monte uma equipe, divida responsabilidades e recompense quem ajudar. Esse prêmio pode ser uma hora de folga durante a semana ou similar.

&raquo Pense nas emergências. Tenha em mãos o telefone para contato de todos os fornecedores daquela tarefa extra. Isso irá aumentar seu controle durante imprevistos.

&raquo Anote o que deu muito certo. Se todos os participantes elogiaram o pão de queijo, anote o nome da padaria que forneceu o cafezinho daquela importante reunião para usar novamente. Assim, das próximas vezes, montar o evento será mais fácil.

&raquo Use essas tarefas para o desenvolvimento do pessoal. Aproveite que há um churrasco ou festinha para realizar, aproveitando as tarefas para ver quais membros da sua equipe estão mais aptos a assumir cargos de liderança. Diga tudo o que é necessário ? em detalhes. Esteja sempre perto para ajudar, mas deixe as decisões e contatos a cargo de determinado funcionário. Verifique sua maneira de escolher, se delega ou não, onde estão suas necessidades, etc. Você consegue que o evento seja feito sem gastar muito e ainda treina um ou dois membros da sua equipe.