Você sabe administrar o tempo?

Administrar corretamente o tempo, na verdade, é administrar energia

Você é daqueles que ainda pensa “não tenho tempo para me organizar, estou muito ocupado vendendo” ou então “meia hora de atraso não tem problema, afinal, o cliente também se atrasa”? Vive com a corda no pescoço quando o assunto é tempo? Mais parece o coelho da história da Alice no País das Maravilhas, que vivia correndo de um lado para o outro dizendo: “É tarde! É tarde! É tarde até que arde!”, está na hora de parar e mudar essa situação.

Raúl Candeloro, fundador e diretor da VendaMais, enfatiza que o tempo é igual para todos. Segundo Candeloro, administrar corretamente o tempo, na verdade, é admi­nistrar ENERGIA. “Eu consigo administrar coisas que estão sob o meu controle: meu foco e minha energia. O tempo não está sob o meu controle, um segundo vai passar de qualquer maneira, ele existe e é imutável. Agora, o que eu faço nesse segundo, aí sim está no meu controle. Aliás, um dos maiores problemas das pessoas confusas e com má administração do tempo é a falta de clareza em relação aos seus grandes objetivos e prioridades, justamente o que ela deve fazer dentro deste tempo que passa”, esclarece.

As dificuldades na administração do tempo

É possível perceber a má administração do tempo. Os especialistas são unânimes nos “sintomas”: stress, irritabilidade, incapacidade de concentração, perda da noção do tempo (atrasa-se com frequência para os compromissos), retrabalho, procrastinação, entre outros.  Para o especialista em administração de tempo e produtividade e CEO da Triad PS, Christian Barbosa, a pessoa que não administra bem o seu tempo acaba perdendo vida. “A pessoa que não organiza as tarefas, acaba virando uma escrava das circunstâncias e tudo se torna uma urgência. É preciso limitar seu tempo, aprender a usar bem as horas dentro do expediente e evitar uma sobrecarga de horas extras”. 

Você sabe quais os grandes inimigos ou desperdiçadores do tempo? Christian Barbosa aponta os fatores que mais geram desperdício de tempo:

Não ter objetivos definidos. Se você não sabe o que quer, o tempo vai passar e nada vai acontecer, mas com certeza vai estar sempre com a sensação de que fez um monte de coisas. Escolha um ou dois objetivos extremamente realistas e pé no chão, para os próximos meses, escreva-os e detalhe um plano de ação. Ter algo mesmo que não seja “o plano perfeito” é melhor do que não ter nada.

Achar que o momento certo ainda vai aparecer. O momento certo é um mito, ele não existe. As condições perfeitas nunca vão acontecer na hora que você precisa. Faça o momento certo ser o momento em que você decidir começar a sair do lugar, quem espera nunca alcança, ou nesse caso fica no mesmo lugar. É a lei da inércia.

Não planejar seu tempo. Se você deixa a vida fluir como um rio, vai acabar como um peixe: na mesa de alguém ou nadando aleatoriamente. É preciso dar um norte para a semana, para o mês, para o dia. Se você não planeja nada, as coisas simplesmente se tornam urgentes e você fica sem tempo de fazer a vida evoluir.

Não ter uma agenda eficiente. Se você anota as coisas que precisa fazer na cabeça, no post it, no caderno em qualquer lugar que tiver mais próximo, você é um forte candidato a se perder entre suas tarefas, não conseguirá planejar de forma adequada e quando perceber não terá tempo para nada. Agenda eficiente é aquela que centraliza tudo que você precisa fazer, te permite planejar e está sempre presente com você.

Usar o fim de semana para procrastinar a vida. Nada contra pegar um fim de semana de preguiça e não fazer nada, mas se você faz isso com a maior parte dos seus fins de semana tem algo errado. É no fim de semana que temos a oportunidade de recuperar a energia, de colocar a leitura em dia, de fazer algum curso, de ter tempo com os amigos, de estudar algo novo, de elaborar melhor suas ideias.

Achar que alguém é responsável pela sua carreira. Não é a empresa, não é seu chefe, não são seus pais, seus amigos ou seus professores que fazem sua carreira. Você é que tem que constantemente usar seu tempo para investir em cursos, networking, eventos, estágios etc.

Não correr riscos. Se você faz o que costuma fazer sempre, vai ter o resultado de sempre. Os medíocres são aqueles que ficam na média. Os visionários, nada mais são do que pessoas que correram o risco e deram certo. Visionários erram, mas é errando que torna os riscos mais calculáveis. Alguma coisa você precisa arriscar, pense bem, analise com cautela, veja os prós e os contras e vá em frente.

Reclamar. As coisas não dão certo sempre, a vida vai ter um monte de burradas, de erros, de traições, de mágoas, de perdas etc. Aprenda com os erros, faça uma análise e comece de novo. Perder seu tempo reclamando só vai piorar a situação. Enquanto você reclama, com certeza alguém já está começando a fazer a história de sucesso do amanhã.

Excesso de Redes Sociais. Eu gosto do Facebook, Twitter, Linkedin. Na medida certa eles fazem a diferença na vida pessoal e profissional. Agora se você está viciado nas redes e deixa de fazer coisas importantes, com certeza vai ser bem difícil de evoluir.

Para começar bem

Mudança de hábito. Este é o grande desafio segundo Raúl Candeloro. “As pessoas ficam “viciadas” no stress, na correria. Falam com orgulho: “minha vida está uma correria, é uma loucura”, como se correria e loucura fossem sinônimos de produtividade. Se a pessoa está viciada em hábitos improdutivos, leva um certo tempo para sair deles”, explica.

Richeli Sachetti, coach pela Sociedade Brasileira de Coaching, afirma que culturalmente aprendemos a deixar as coisas para última hora, principalmente àquelas que demandam mais tempo e complexidade, pois aprendemos que com um “jeitinho” tudo acontece. “É preciso criar um novo modelo mental, agora com hábitos que ofereçam mais segurança e serenidade, pois o cérebro quando está estressado perde a maior parte de sua capacidade pensante, não consegue ser criativo e raciocinar boas opções de ações nas mais diversas áreas da vida”.

A especialista ressalta que para criar um novo hábito, basta compreendermos os benefícios em curto, médio e longo prazo que nos trará e repensarmos os efeitos negativos que o hábito atual nos gera ou pode nos gerar caso permaneçam. “Depois é preciso ações que irão sustentar o novo mapa, o novo hábito. Os ganhos obtidos pela mudança nos fazem persistir”.

Para melhorar o gerenciamento do tempo é preciso estipular uma meta palpável, para direcionar a dedicação de tempo ao trabalho, controlar a ansiedade e definir o que necessariamente precisa ser feito naquele dia. Christian Barbosa ressalta que “o trabalho é infinito, ele sempre vai estar lá com coisas novas, oportunidades e demandas inesperadas. Em compensação, nosso tempo é finito”. Sendo assim é preciso que você limite seu trabalho, caso contrário ele vai roubar todo o tempo.

Planejar, priorizar e limitar é a tríade que a liderança precisa aplicar, segundo Barbosa. “Não adianta chegar ao topo e ser um solitário, sem família, sem amigos para curtir. O importante é estar no topo e junto com as pessoas que são importantes. O fracasso dentro de casa não compensa nenhuma vitória corporativa”, comenta.

Resistências

Grande parte dos profissionais apresenta algum tipo de resistência ou bloqueio quando se coloca em pauta metas, organização, planejamento ou gerenciamento do tempo mais especificamente. Na opinião de Richeli Sachetti, os principais bloqueios são: você acreditar que não tem tempo e que administrá-lo é impossível, outra é achar que não pode dizer não e o maior bloqueio é não se permitir a grandes objetivos e depois deixá-los claros e definidos com propósitos.

O famoso ditado “tempo é dinheiro” está cada dia mais presente na rotina das pessoas. A especialista ressalta que diariamente nos vemos aprisionados por agendas cheias, ônibus lotados, congestionamentos quilométricos, filas para tudo, e assim acabamos tendo a sensação de que estamos “perdendo dinheiro” em locais ou situações que não sabemos como evitar.

Mas, o que pode ser feito para reduzir esse tipo de desperdício de tempo ou ainda aproveitá-lo de forma produtiva? Para o consultor sênior do  Instituto MVC, Francisco R. Bittencourt, uma programação estruturada, levando em consideração os fenômenos que poderão nos afetar, e que estão fora de nosso controle. “É preciso consciência do que se propõe a realizar. Não simplesmente ciência, ou seja, não simplesmente saber o que deve ser feito, mas também e, principalmente, porque deve ser feito”.

Saber o que vai ser feito no dia seguinte é um ponto que auxilia muito na rotina de um profissional. Raúl Candeloro afirma que, revisar o dia é uma etapa muito importante e permite que você seja proativo ao planejar o seu dia de amanhã. Você vai dormir melhor sabendo que o dia de ama­nhã está preparado e alinhado com todo o seu trabalho. Seu cérebro teve tempo para pensar em tudo aquilo e você vai perder menos tempo “aquecendo” para as tarefas no dia seguinte, tendo muito mais controle sobre elas.

Todo o processo deve ser gerido pelo planejamento de suas rotinas, “a organização pessoal, a capacidade de planejar, e segundo Peter Drucker, a predisposição para “planejar o planejamento”, ter o foco nos objetivos a serem alcançados, identificação de recursos, sistemas e processos para o alcance de seus objetivos e metas” afirma Francisco R. Bittencourt.

Sempre estamos em busca de melhores métodos para alcançar objetivos, de qualificação profissional, de tempo para atividades mais particulares. Como afirma Christian Barbosa, temos um monte de tempo em que teoricamente não poderíamos fazer nada, mas se pararmos para pensar ele pode ser muito útil. Aproveite todos esses momentos. “No carro, por exemplo, você pode comprar audiolivros, CDs de cursos de inglês, espanhol ou até mesmo baixar o MP3 de videoaulas que você ia ver pela Internet para ouvir no carro. Você pode andar com um caderninho ou tablet e na sala de espera começar a rascunhar os passos do seu objetivo.”

Benefícios da administração do tempo

Para o especialista Christian Barbosa, o melhor aliado da administração do tempo é o planejamento. Comece com uma lista de prioridades do que realmente deve ser feito. Se algo for opcional, deve ir para outro dia. Essas prioridades não podem nunca lotar todas as suas horas de trabalho, ou você vai adiar e se frustrar. “Isto é treino e disciplina. É você que vai aprender a controlar não apenas o tempo, mas seus dedos, sua ansiedade, sua atenção. É no gerenciamento próprio que conseguimos não nos tornar escravos do que poderia ser, na verdade, nosso aliado.”

O planejamento do seu tempo passa por atividades relativamente simples como, ter uma agenda, definir objetivos, alinhar tarefas que vão auxiliar na busca desses objetivos, separar um tempo em seu dia para tarefas que te fazem sentir prazer, organize as semanas de um mês separadamente, essas e mais algumas atitudes, trazem grandes benefícios ao profissionais.

Raúl Candeloro apresenta algumas vantagens proporcionadas a quem sabe administrar o tempo corretamente:

  • Com um bom planejamento, você, em média, consegue liberar de uma a duas horas do seu dia. Estima-se que para cada minuto organizando e planejando seu dia, você ganha 10 minutos de produtividade.
  • Você cria condições de pensar, antecipar e ser proativo ao invés de ser reativo.
  • Você tem uma maior sensação de controle sobre sua vida.
  • Você tem mais tempo e, principalmente, mais energia para sua família e amigos (isso é importante porque de nada adianta chegar em casa mal-humorado ou sem vontade de brincar com os filhos ou conversar com a esposa/marido). Não é somente tempo, é também energia disponível.
  • Você tem mais tempo e mais energia para se desenvolver e estudar.
  • Você tem mais tempo para seus hobbies e atividades de lazer.

Agenda

É preciso foco e processos para não se perder nos compromissos nem deixar de realizar tarefas importantes no dia a dia. A agenda é uma grande aliada para tornar o gerenciamento do tempo eficaz. Esta é uma certeza que a equipe da Editora Quantum já tem e por isso lança mais uma edição da Agenda VendaMais, única do Brasil específica para a área de vendas.

A agenda é importante para organizar a vida. De acordo com Christian Barbosa, é preciso criar compromissos e tarefas relacionadas a papéis e relacionamentos importantes da sua vida. “Crie o papel EU S.A. e planeje ações que possam satisfazer o seu eu, coisas que você gosta, que vão fazer você se sentir bem e mais energizado. Comece se perguntando o que eu quero fazer de importante para mim? Bloqueie um horário na sua agenda e faça uma reunião com você. Leve esse você S.A. para passear, ou assistir aquele filme, ouvir aquela música ou apenas escutar o que ele quer dizer de importante.  

Não perca tempo e organize-se!

O modelo 2014 da Agenda VendaMais, assim como os anteriores, é pensado exclusivamente para o dia a dia e a realidade do profissional de vendas, em que cada detalhe faz diferença na rotina do vendedor. Nesta edição da agenda, o vendedor é instigado a uma reflexão: você sabe administrar o tempo? Este é o tema do próximo ano, que assim como os anteriores não se limita apenas à função de “organizar compromissos e tarefas”, mas também incentiva o desenvolvimento profissional do vendedor com conteúdos específicos.

Para Josusmar Alves de Sousa, diretor da Mister Líber, ter uma agenda hoje em dia é primordial, principalmente com tantos afazeres. “O maior ativo que o ser humano tem é o tempo, se não souber usar ou aproveitar cada minuto de seu tempo, através de uma organização baseada na preparação das antecipações de todas as tarefas e
compromissos durante os dias, as semanas, as quinzenas e os meses, você perde o controle”.

Para Souza existem grandes diferenciais na Agenda VendaMais. “Você pode dividir suas metas por semana, mês, trimestre e quadrimestre, através de um planejamento de metas palpáveis.

A estratégia utilizada é muito simples, diz Souza. “É só fazer nos primeiros seis meses tudo o que fizemos no ano anterior. Parece difícil, mas não é, pois como o ditado diz: quem não sabe aonde vai, nunca chega”.

O maior desafio de administrar o tempo é além de muita disciplina, organizar a Empresa/Área de vendas com tantos feriados e interrupções, esclarece Souza. “Temos filiais nas principais capitais do País, e em cada uma delas existem muitas diferenças, paralisações e calendários diferentes. Nossas equipes de vendas precisam estar sempre muito motivadas, e um dos motivos para ação é ter uma ferramenta essencial ao seu lado, que é uma excelente agenda de vendas e se possível a agenda VendaMais”, finaliza.

Os 7 pecados da gestão do tempo

No módulo “Administração do Tempo” do GEC (Gestão de equipes Comerciais) Raúl Candeloro traz os 7 pecados da administração do tempo.

  1. Procrastinação – Pro­crastinar é jogar para amanhã as coisas que tenho que fazer hoje. Muita gente tem uma série de tarefas ou decisões que precisam tomar, mas criam o hábito de não resolver isso rapidamente. Deixam para ver depois e as coisas vão se acu­mulando, até que algumas se tornam urgentes. As urgentes demandam mais tempo da sua atenção e tiram o foco das coisas realmente importantes. Tudo isso pode ser evitado se você resolver o que tem que resolver, sem enrolar, sem deixar para depois.
  2. Falta de Foco e de Clareza – Esse pecado tem a ver com definir metas: ou elas não estão definidas ou estão defini­das de maneira incorreta. Um bom exercício para perceber isso é fazer uma lista das suas principais prioridades na vida.
  3. Não saber lidar com excesso de informação – Estamos rodeados de informação: jornal, e-mails, Facebook e Twiter, relatórios, liga­ções, visitas, livros, TV etc. Nossa vida virou um acúmulo de papéis e coisas para ler, tanto em cima da mesa quanto no computador. Para lidar com isso implemente dois novos hábitos no seu dia: estabeleça horários específicos para ler e responder suas mensagens de e-mails. Seja disciplinado e siga o plano e comece todos os seus dias revendo seus objetivos e prioridades.
  4. Falta de disciplina Tal­vez esse seja o mal do século: essa dificuldade que temos de realmente fazermos aquilo que sabemos que deve ser feito.
  5. Baixa autoestima Quando a pessoa tem baixa autoestima ela tem a tendência de procrastinar e de passar as necessidades dos outros na frente das suas próprias.
  6. Ladrões de tempo São pequenos buracos que tem no seu dia a dia que fazem com que o seu tempo comece a sumir. Esses ladrões de tempo roubam também energia emocional, física e racional. (trânsito, filas, etc.)
  7. Falta de ferramentas adequadas para administrar o tempo – Desenhe o seu dia, mas não apenas com um monte de tarefas colocadas de qualquer jeito. As tarefas precisam estar alinhadas com seus valores e seus objetivos comerciais e rela­cionadas ao que precisa ser realmente feito naquele dia. Ao desenhar o seu dia, lembre-se sempre de deixar alguns espaços para imprevis­tos e para as tarefas operacionais como responder e-mails, atender necessidades de outros departamentos, ajudar a equipe, etc. Revisar o dia é outra etapa muito importante e permite que você seja proativo ao planejar o seu dia de amanhã.

Todos sabem a importância de saber gerenciar bem o tempo.  Porém, sempre surgem coisas que acabam interferindo em nosso dia de trabalho e reduzindo as vendas. Realizamos uma pesquisa no Facebook para saber quais são os “pecados” mais comuns quando se fala em gestão de tempo em vendas. Mais de 500 pessoas participaram. Confira.

  1. 20.72%
  2. 52.23%
  3. 4.28%
  4. 2.49%
  5. 1.54% 
  6. 2.40%
  7. 5.82%
  8. 3.77%
  9. 3.60%
  10. 3.25%
  1. Achar que não tem tempo: “estou cheio de coisas para fazer”;
  2. Falta de foco e disciplina no trabalho: “amanhã eu faço” ou “ainda tenho tempo”;
  3. Planejar demais: “é melhor eu planejar melhor isso”;
  4. Falta de ferramentas: “não tenho agenda e esqueço os compromissos”;
  5. Ambiente de trabalho desorganizado: “nunca acho minha caneta quando preciso dela”;
  6. Lotar a agenda e não ter tempo para mais nada: “hoje tenho reunião até na hora do almoço”;
  7. Uso exagerado de internet e redes sociais: “vou só dar mais uma olhadinha no face”;
  8. Não ter tempo para capacitação pessoal: “que pena que não tenho tempo para fazer esse curso”;
  9. Não descansa e não se desliga do trabalho:  “vou só olhar o e-mail do trabalho para ver se o meu cliente respondeu e vou dormir”;
  10. Baixa autoestima:  “não sei vender mesmo, nunca alcanço as metas”;

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