A Bíblia nos conta que Noé teve um prazo para construir a Arca e se salvar.

As organizações e, por decorrência, as pessoas, sempre sofreram constantes pressões de prazo, orçamento e qualidade/produtividade no desenvolvimento de ações em busca de objetivo)s/produtos que satisfaçam à(s) necessidade(s) do(s) cliente(s). Por outro lado, o acentuado desequilíbrio entre demanda e recursos impõe uma necessária alocação do)s mesmos de forma dosada e racional.

Na verdade, as atitudes tomadas para enfrentar essa realidade não) têm demonstrado serem as mais coerentes. As pressões acabam induzindo mais a “agir” do que a “pensar”. Torna-se mais importante “fazer” do) que “planejar”, a ponto de se designar a quem age como um sujeito “prático” e a quem planeja, ou pensa antes, como um sujeito) “teórico”, “um sonhador”. Prova disso é muitos acreditarem que ao se sair fazendo, ao “se tocar o bonde”, estamos “trabalhando”. Mas, se inicialmente ficamos planejando) O)U se primeiro pensamos organizar o que vamos fazer, estamos atrasando o serviço. O negócio) é sair fazendo), “se der errado a gente corrige, afinal errar é humano!”. Cabe aí uma reflexão: será que acertar é desumano?

UM POUCO DE TEORIA
Uma concepção clássica de Projeto é a de que se trata de um conjunto de ações e recursos submetidos a diretrizes e restrições (limitações), visando o alcance de um objetivo perfeitamente identificado que, quando atingido, proporciona determinados benefícios. Podemos concluir que toda etapa de implantação, de consolidação de um sistema de operação (produção) é um projeto, tendo como principais características o fato de ser finito, não representando repetições totais de esforços anteriores, complexo e não homogêneo. Seus indicadores básicos de eficiência e eficácia formam a chamada “Regra dos 5P””””s”: prazo, preço (orçamento), perigo (risco), performance (qualidade, desempenho) e política.

O desenvolvimento da administração de projetos na década de 50 e 60, em paralelo a outras teorias como a de Sistemas, a de Decisão, e mais genericamente a da própria Pesquisa Operacional entre outras, acompanhada da evolução da Informática, permite um melhor suporte aos projetos, englobando certos modelos estruturais (força-tarefa, matricial) e um instrumental de apoio para planejamento, programação, coordenação e controle (estrutura analítica de projetos, redes PERT/CPM, redes alternativas, cronogramas de barras, matrizes e outros).

Uma idéia mais antiga e difundida de projeto, no entanto, é a de associá-lo a documentos, estudos ou relatórios ou, como largamente utilizada na Engenharia, é a de apresentá-lo como tradução do termo “design”, o que muito delimita a percepção da abrangência da Administração) de Projetos. Ora, se quem administra procura atingir objetivos e, ainda, se a cada objetivo pode-se associar um projeto, e tendo em vista o conceito que apresentamos, poderíamos encarar como projeto diversas situações da nossa vida cotidiana, além das relativas ao nosso trabalho, como: a organização da festa de aniversário de 15 anos da nossa filha, a preparação) da mudança para a nova residência, o plano do treinador de futebol para melhorar a sua equipe, a excursão dos nossos sonhos que não pode falhar, a montagem do novo negócio), a implantação de um sistema, o desenvolvimento do projeto de qualidade, o lançamento de um produto, a elaboração de um programa de treinamento, o projeto de uma ação social/terapêutica, etc.

Administrar projetos, ou seja, atingir determinados resultados dentro do prazo, custo e qualidade requeridos, é diferente de se administrar organizações estáveis com base nas estruturas tradicionais. Conclui-se, portanto), o importante papel que exerce aquele que vai administrar um projeto pela função que assume de integrador de esforços e de recursos, devendo associar a sua capacidade administrativa com o ferramental da Administração de Projetos para O) sucesso do empreendimento.

A PRATICA
Os instrumentos disponíveis para que haja um adequado planejamento, programação e controle de projetos permite de uma forma simples e objetiva o seu equacionamento. Na maioria das vezes consiste apenas em somar, subtrair e comparar valores, o que torna possível o seu rápido entendimento e utilização. Isso pode ser atestado pelas várias aplicações desse método e treinamentos que já realizamos, envolvendo profissionais de diferentes níveis de especialidades, como: engenheiros, economistas, administradores, pessoal da área de informática, contadores, professores de diferentes níveis, advogados, assistentes sociais, psicólogos, sociólogos, médicos, estatísticos, marketing, vendas, comunicação, etc.

AS DESCULPAS
O desconhecimento desse ferramental e as desculpas do tipo “Isto é teoria!”, “Planejar, hoje em dia? Nem pensar! Não temos tempo para fazer, quanto mais para planejar!”, “E cadê o tempo para planejar?”, “Na minha empresa tudo é para ontem!”, levam a empresa a perder tempo e dinheiro em refazendo o que se fez de errado, em vez de investir tempo e dinheiro em pensar antes de fazer. Vale lembrar que o próprio Deming, um dos gurus da Qualidade, já dizia que a vida como os negócios devem ser administrados segundo um ciclo onde o Planejar (P-Plan) deve anteceder o Fazer (D-Do). Afinal, se a vida é um projeto, a qualidade dela depende da qualidade de como você a administra.

Há o desconhecimento (ou esquecimento) de que o resultado do planejamento é a AÇÃO. Essa se inicia a partir da identificação das necessidades/expectativas do cliente com o qual assumimos um compromisso de entregar um produto, ou de atingir um objetivo que satisfaça às suas necessidades com qualidade. Isso deverá ser feito de forma adequada, racional e com produtividade, de acordo com o)s recursos disponíveis e as restrições existentes e não de qualquer maneira, na base do “deixa comigo”.

E antes de finalizarmos, a explicação do título deste artigo: Noé se salvou com sua família porque soube administrar a construção da Arca como um projeto. Simples, não é mesmo?

Zigmundo Salomão Cukierman é administrador, engenheiro e diretor da ZSC Consultoria. Autor do livro Planejando o Futuro: O Modelo PERT/CPM Aplicado a Projetos- 7.ª edição. Atua desde 1972 como consultor autônomo de empresas, exercendo durante sete anos cargos executivos em várias organizações. E-mail: zsc@iname.com