Para um planejamento de tarefas eficiente, uma loja de varejo precisa definir estrategicamente suas atividades e ações através de horários e prazos reais. Planejamento de tarefas? Afinal, isso será útil para mim? Com certeza não só será útil para você, como para sua equipe e sua loja de varejo como um todo.

A definição estratégica de horários é fundamental, e eu diria que é o eixo de sustentação para um planejamento de tarefas eficiente.

A delegação de tarefas é uma das características principais de um líder ? saber delegar. Para gerenciar da melhor maneira a sua equipe, você precisa determinar prazos e metas e possuir regras claras de funcionamento. Quando digo isso, quero dizer que é necessário trabalhar com variáveis quantificáveis, que podem ser medidas e avaliadas objetivamente.

Em uma loja de varejo, sabemos que há uma série de atividades que fazem parte do que chamo ?rotina fundamental de sobrevivência?, que inclui pedidos de reposição, pedidos para atender encomendas, pedidos de novidades, devoluções, transferências, limpeza, organização, planejamento, enfim, atividades que se deixadas de lado, levam o seu cliente a não mais comprar e visitar o seu estabelecimento. E sabe o que isso significa? A sua falência, pois quem demite um funcionário ou causa a ruptura de uma empresa não são seus colaboradores, e sim os seus clientes. Eles são a razão da sua existência, que fazem com que você possa sustentar a si e sua família, dar-lhe uma alimentação saudável, aprendizado, lazer, saúde, segurança e vida social. Realmente o cliente é extremamente importante.

Para elaborar um planejamento de tarefas, é necessário possuir objetivos bem definidos sobre o que deseja atingir. Conhecendo claramente o que se quer buscar, temos duas principais etapas a seguir:

Estabelecimento de regras e procedimentos claros e objetivos ? Muitos gerentes apenas enviam e-mails com as regras estabelecidas para uma ação e voltam a cobrá-las somente quando o prazo ultrapassa o limite inicial. Para qualquer ação ou tarefa ter resultados eficazes, o gerente da loja deve reunir sua equipe de vendas, apresentar os objetivos de ações ou tarefas propostas, expor as regras estabelecidas para atingir os melhores resultados, ter constante acompanhamento, sugerir participação e opinião e verificar se todos estão satisfeitos com as idéias apresentadas. Afinal, em trabalho em equipe, todos são co-responsáveis por uma atividade. Ao concordarem com o que está sendo exposto, significa que acreditam ser também a melhor opção será que isso é verdade? Alguns profissionais dizem que o grande problema em uma equipe de vendas é quando as pessoas dizem ?sim?. Agora você está confuso, não é mesmo? É isso mesmo que você leu, e eu concordo plenamente, sabe por quê? Muitas ações culminam no fracasso, pois os colaboradores da equipe apenas concordam, embora não aceitem e absorvam a idéia. Muitos concordam apenas por concordar, mas não transformam essa energia para a execução. Portanto, se você não aceita uma idéia, diga, expresse sua opinião. Empresas de sucesso querem colaboradores que tenham capacidade de interpretação crítica, e que dêem idéias que agregam valor ao negócio. Para uma ação alcançar resultados positivos precisa ter colaboradores apaixonados e comprometidos com a atividade e com a empresa.

Definição de horários e prazos ? Para ações de vendas ou atividades de curto, médio e longo prazo, é necessário estipular prazos, uma data limite de entrega, deixando claro que pontualidade é avaliada como um quesito de extrema importância, pois significa organização e planejamento. Ter resultados positivos atingidos antes do prazo é o que todo colaborador deve buscar em toda ação ou atividade proposta.

Para atividades de rotina ? como já citadas ? pedidos de reposição, pedidos de encomendas, pedidos de novidades, limpeza, organização, entre outras, devem ser definidos horários.

Toda loja de varejo bem gerenciada tem suas atividades de rotina com horários bem definidos. Por exemplo:

&raquo 8h30 a 9h30 ? Limpeza e organização.
&raquo 9h30 a 10h30 ? Pedidos de novidades.
&raquo 10h30 a 11h30 ? Ligação a clientes para avisar que já podem retirar o produto.

Enfim, esses são apenas alguns exemplos. Notamos o seguinte: quando há uma definição de tarefas, através de horários bem definidos, você sabe que durante esses horários o colaborador deve estar comprometido com as tarefas estabelecidas. É claro que haverá pausas para atendimento, embora durante os horários que não há atendimento, o colaborador sabe que precisa voltar a executar uma atividade. Com isso, há uma série de benefícios de gerenciamento, o tempo é mais bem aproveitado, constantemente há tarefas e atividades para serem desenvolvidas ? afinal, em uma loja de varejo, funcionários parados representam falta de liderança, de organização, de dedicação e comprometimento, de proatividade, de iniciativa, planejamento e qualidade. Com horários bem definidos, o tempo é aproveitado da melhor maneira, o gerenciamento é mais efetivo, pois pode haver cobranças, afinal, há atividades para serem desenvolvidas e concluídas, a organização e o planejamento são visíveis e, com isso, todos ganham, principalmente o cliente, que como vimos, é através dele, que mantemos e melhoramos o nosso lar e o nosso padrão de vida.

Para um planejamento eficiente de tarefas, uma loja de varejo precisa definir estrategicamente suas atividades e ações através de horários e prazos reais.