Forecast de vendas: como usar o CRM para planejar resultados em tempos incertos

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Por Julio Paulillo

Enquanto caminhamos para o sexto mรชs com os efeitos da pandemia de Covid-19 na nossa economia, com queda recorde no PIB, os gestores da รกrea comercial vรชm lidando com a pressรฃo constante da lideranรงa da empresa e do departamento financeiro para entregar um bom forecast de vendas. Isso tambรฉm estรก acontecendo com vocรช?

Natural, afinal, em um cenรกrio de perdas e incertezas, ter uma previsรฃo clara do faturamento que serรก realizado em breve a partir da carteira permite a tomada de decisรฃo com maior seguranรงa e uma gestรฃo mais estratรฉgica.

Mas, ao mesmo tempo, esse perรญodo trouxe uma dificuldade grande em fechar um forecast efetivo.

Por isso, nesse artigo, trazemos algumas dicas e boas prรกticas para vocรช conseguir calcular uma previsibilidade de faturamento mais assertiva, considerando todos os desafios do momento e utilizando as informaรงรตes disponรญveis no seu sistema de CRM. Confira!

O que รฉ e como calcular o forecast de vendas?

Provavelmente vocรช jรก saiba, mas nunca รฉ demais relembrar: forecast de vendas รฉ uma previsรฃo do faturamento a partir da atividade comercial em um determinado perรญodo de tempo.

Ele รฉ calculado, principalmente, com base no histรณrico das vendas, das oportunidades sazonais e do ticket mรฉdio dos contratos ganhos. E por que essa previsibilidade รฉ tรฃo importante?

ร‰ a partir do forecast de vendas que todas as outras รกreas da companhia organizam suas atividades e suas demandas. Recursos Humanos decide sobre a contrataรงรฃo de novos colaboradores, Compras prevรช o abastecimento do estoque, Marketing faz investimentos para alcanรงar as metas de leads, entre outros.

O forecast traz, portanto, informaรงรตes sobre receita a curto prazo e um suporte para a definiรงรฃo de aรงรตes estratรฉgicas mรชs a mรชs.

>> Exclusivo para assinantes: 11 perguntas para revisar seu modelo mental em momentos de crise e necessidade de reinvenรงรฃo

O importante รฉ saber que, apesar de ser uma previsรฃo, nรฃo tem nada de mรญstico ou de palpite sem fundamentos em relaรงรฃo ao forecast de vendas. Ele รฉ, na verdade, calculado a partir de elementos bem sรณlidos e disponรญveis no seu sistema de CRM, representando uma ferramenta de gestรฃo comercial muito relevante.

Passos para calcular o forecast de vendas:

Em resumo, vocรช calcula seu forecast de vendas seguindo os passos abaixo:

  1. Levantar o ticket mรฉdio de oportunidades concluรญdas
  2. Obter a taxa de conversรฃo mรฉdia de oportunidades
  3. Levantar o valor mรฉdio de receita a partir das oportunidades
  4. Multiplicar o valor mรฉdio da receita por oportunidades pelo nรบmero de oportunidades ativas no seu funil

Importante lembrar que isso pode ser automatizado em muitos dos sistemas de CRM, uma vez que estejam sendo utilizados corretamente para abastecer todas as informaรงรตes sobre a gestรฃo comercial. Ou, caso a sua plataforma nรฃo traga um forecast pronto, basta levantar os quatro elementos que o definem para o cรกlculo.

Como driblar os desafios do momento na hora do forecast?

A questรฃo รฉ, por mais que sejam apenas 4 simples passos a seguir, jรก era difรญcil fazer um forecast que fosse 100% atingido. E isso รฉ normal, afinal se trata de uma previsรฃo que pode ser impactada por imprevistos (tanto positiva, quanto negativamente).

O fato, entretanto, รฉ que nos deparamos com um imprevisto muito mais desafiador do que qualquer outro. Medidas de isolamento social, queda de emprego e renda, crise econรดmica… Sรฃo vรกrios os fatores que vรชm afetando as vendas nos รบltimos meses. E, certamente, tornando os forecasts bem menos realistas.

Os dados de ticket mรฉdio e taxa de conversรฃo que sรฃo base para esse cรกlculo foram alterados, assim como o volume de oportunidades entrando no funil.

Mas, calma, o caminho estรก longe de desistir de suas previsรตes e de uma cultura de vendas baseada em dados. O importante, agora, รฉ voltar alguns passos atrรกs e reaprender como calcular seu forecast, levando em conta o que mudou em seu segmento de mercado e no perfil do seu cliente.

Boas prรกticas para calcular um forecast assertivo

Entรฃo, como tornar seu forecast mais efetivo em tempos de crise? Listamos 4 boas prรกticas para implementar na sua empresa:

1. Saiba que o sistema de CRM continua sendo a base de tudo

Nada mudou, o sistema de CRM ainda รฉ o ponto de partida para o cรกlculo de forecast. E a boa notรญcia รฉ que agora jรก temos quase um semestre de informaรงรตes para analisar e conseguir entender o que mudou ao longo deste tempo.

Sim, as taxas de conversรฃo, o volume de oportunidades e o ticket mรฉdio podem estar variando bastante ainda, mas serรก que nรฃo dรก para comeรงar a identificar algum padrรฃo?

Mesmo que faรงa um forecast mais pessimista do que gostaria, vocรช provรช informaรงรตes importantes para que a empresa se prepare da melhor forma para uma queda no faturamento.

Ou, pelo outro lado, se houver uma tendรชncia de melhoria, as operaรงรตes conseguem ser organizadas para atender ao cliente no prazo necessรกrio.

2. Mapeie o funil atual

Entendendo que a plataforma de CRM segue como sua fonte de informaรงรตes para o forecast de vendas, o recomendado รฉ acompanhar diariamente o seu funil.

Isso significa nรฃo apenas identificar o volume de potenciais clientes em cada etapa do pipeline, mas tambรฉm um olhar mais aprofundado das perspectivas de fechamento para cada perfil de conta.

Dividindo seus leads por setor de atuaรงรฃo, por exemplo, serรก possรญvel atribuir maior potencial de fechamento para aqueles setores que jรก estรฃo em plena operaรงรฃo.

Por outro lado, se houver um volume alto de propostas em anรกlise para setores mais impactados pela crise, sua previsรฃo deve levar tambรฉm isso em conta.

Por isso, usar metodologias de qualificaรงรฃo de leads como BANT ou GPTC (e revisรก-las) รฉ muito importante.

3. Entenda se hรก oportunidade nas sazonalidades

Todo negรณcio รฉ impactado por sazonalidades em seu setor de atuaรงรฃo.

No Varejo, isso fica muito claro com as datas comemorativas. Mas tambรฉm outras รกreas possuem suas especificidades, como perรญodo de planejamento dos clientes, safras, etc.

Quais sรฃo as sazonalidades que afetam a sua empresa? E, mais importante, como o isolamento social ou a crise podem ter alterado essas datas? Esse รฉ um fator realmente muito importante a se observar, principalmente por estar impactando os setores de formas bem diferentes.

Por exemplo, enquanto temos o setor de Turismo altamente impactado (inclusive com adiamento do Carnaval em muitos locais), o de insumos para o setor agrรญcola segue com relativa estabilidade.

Por isso, ao olhar para os dados histรณricos desses picos sazonais, considere tambรฉm a reduรงรฃo de vendas que tem enfrentado neste รบltimo perรญodo, cruzando dados para chegar em um cenรกrio mais realista.

4. Esteja disposto a mudar seu forecast – e a partir dele!

Se a sua empresa faz apenas previsรตes de faturamento mensais ou trimestrais, estรก na hora de reduzir esse tempo de forecast.

Por mais que seu ciclo de venda seja longo, estamos vivenciando mudanรงas muito aceleradas, que pedem uma revisรฃo de forecast muito mais รกgil. Inclusive, para auxiliar a gestรฃo estratรฉgica da empresa, que estรก lidando com outras transformaรงรตes neste perรญodo.

Portanto, como lรญder comercial, sua missรฃo para a sustentabilidade da organizaรงรฃo รฉ fazer os levantamentos de receita futura e revisรก-los constantemente, a qualquer indรญcio de mudanรงa de rota.

E, รฉ claro, entender que precisa acelerar as atividades com o time dependendo da evoluรงรฃo desses dados, com velocidade para menores impactos.

Mais do que nunca, precisamos de vendas baseadas em evidรชncias

Ultimamente, estรก mais difรญcil fazer previsรตes de vendas, entender as taxas de conversรฃo, acertar na previsibilidade de fechamento de uma oportunidade.

Isso nรฃo รฉ motivo, entretanto, para regredir no longo caminho que percorremos para termos as operaรงรตes comerciais funcionando com base em evidรชncias – e com o sistema de CRM como centro para as operaรงรตes.

Pelo contrรกrio, esse รฉ o momento de apurarmos ainda mais o uso de dados em vendas para alcanรงar os melhores resultados. ร‰ assim que conseguiremos tomar decisรตes melhores, identificar oportunidades e fazer o melhor pelas nossas empresas e pela economia do paรญs!

Esse post foi escrito por Julio Paulillo, CRO do Agendor, uma plataforma de CRM e gestรฃo comercial, que funciona como um painel de controle e assistente pessoal para equipes de vendas e ajuda milhares de times a organizar e aumentar as vendas diariamente.

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